Conoce Office 365 para mediana empresa

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En entradas pasadas hemos venido explicando las ventajas que Office 365 aporta a las pequeñas empresas, pero hoy deseamos acercarte al portafolio de aplicaciones que esta plataforma de Microsoft tiene para las organizaciones medianas.

 

De acuerdo con la Secretaría de Economía, las empresas medianas zona aquellas que registran ventas anuales desde US$303,001 dólares hasta los cerca de US$19 millones.

 

Su número de empleados varía de acuerdo al sector; por ejemplo, en el área de comercio el rango de trabajadores va de 31 a 100; en el de servicios de 51 a 100 y en la industria de 51 a 250 empleados.

 

¿Tienes una empresa mediana? Entonces checa estas ventajas que Microsoft Office 365 tiene para tu organización.

 

Facilidad. Utilizar Office 365 en diferentes dispositivos, sin importar el momento o lugar, es una realidad que aporta a las empresas y empleados libertad, flexibilidad y productividad al poder acceder a tu información.

 

Acceso confiable. ¿Estás fuera de tu oficina y no tienes acceso a tu computadora de escritorio? ¡Eso no es problema! Con Office 365 puedes acceder de forma fiable a tus aplicaciones y documentos en la nube. No te olvides de iniciar sesión para que tus documentos te acompañen en SkyDrive Pro.

 

Configuración personalizada. Configura Office 365 de acuerdo con tus gustos y necesidades y consulta la última página que estabas trabajando o tu diccionario personal sin importar el dispositivo que estés usando.

 

Correo electrónico. Con el correo electrónico de Outlook de nivel empresarial de Office 365 es posible llegar a un máximo nivel de productividad gracias a su buzón de 25 GB, calendarios compartidos, programación y herramientas de lista de tareas.

 

Reuniones en línea más productivas. Con esta prestación podrás estar en comunicación  con los clientes, proveedores y Las videoconferencias en alta definición, la toma de notas en tiempo real y el uso compartido de la pantalla con Lync Online puede acelerar el progreso para lograr tus objetivos.

 

Trabaja en equipo. Nunca como ahora estarás tan cerca de tus socios y clientes. Y es que con Office 365 puedes compartir documentos grandes y comentarlos desde una sola ubicación en SharePoint Online.

 

Mejor comunicación. Almacena los documentos y mensajes de correo electrónico de los equipos en un solo buzón de sitio para facilitar el refuerzo y la comunicación continuada.

 

Recuerda que Office 365 te permite liberar la sobrecarga de TI, al no tener que administrar servidores, ni servicio de mantenimiento in house.

 

Además, con Office 365 tu información está totalmente segura (ofrece protección líder contra antimalware y correo electrónico no deseado), así como garantía de 99.9 % de tiempo de actividad.

 

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Relajate Solo con Cade Soluciones

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Cómputo en la nube: Guía de seguridad para PyMEs

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El cómputo en la nube es una manera de subir a tu PyME al tren de la productividad y de obtener ahorros hasta de 67% en Tecnologías de la Información; todo, en un ambiente seguro para la gestión de todo tipo de datos e información.

 

Y es que de acuerdo con un reporte de Avanade, referido en el estudio “Cómputo en la nube: nuevo detonador para la competitividad en México”, elaborado por Microsoft y el Instituto Mexicano para la Competitividad, la seguridad de la nube es similar a la seguridad de las soluciones in situ. Esto porque en ambos escenarios se utilizan las mismas herramientas de seguridad, con la diferencia de que en la nube se comparten servicios con otros usuarios.

 

¿Qué retos de seguridad enfrenta la nube? Prácticamente los mismos que los de las empresas, pero con la ventaja de que los costos son menores al compartir recursos con otros usuarios. Aún así se recomienda trabajar directamente con el proveedor para determinar los niveles de seguridad que van a ser contratados.

 

También es importante que el proveedor proporcione una evaluación de riesgo y sus soluciones y que contrates  servicios en la nube con proveedores que ofrezcan altos estándares de privacidad, así como herramientas que permitan a los propios usuarios administrar los parámetros de privacidad de la información que manejan.

 

Además de lo anterior, te recomendamos echar un vistazo a las siguientes propuestas para mitigar posibles riesgos:

  

Riesgo

Mitigación

Multi-tenencia

Segregación de datos e infraestructura.

Riesgo continuo

Programa de evaluación de riesgos continuos, evaluación.

Relajamiento de seguridad

Auditorías/Evaluaciones periódicas.

Acceso del contratista

Contratos, vigilancia.

Desastres

Acuerdos de nivel de servicio.

Seguridad física externa

Facilidades seguras, escoltas, vigilancia.

Seguridad lógica externa

IPS, Firewalls, WAF, Codificación segura, Arquitectura Segura.

Incidentes.

Planes de respuesta de incidentes adaptados al cliente

Defectos de aplicaciones (bugs)

Seguridad en capas, prácticas de codificación de seguridad, parches, segregación, evaluaciones.

Fuga de datos

Encriptación, segregación, host hardening, evaluaciones.

Fuente: Avanade 2011, Practical Guide to Cloud Computing Security.

Office 365, al rescate de la pequeña empresa

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Las empresas pequeñas necesitan herramientas tecnológicas que les ayuden a eficientar el día a día de sus operaciones a partir de soluciones que les resultan familiares y de las que pueden sacar mucho provecho.

 

Por ejemplo, ¿sabías que una hoja de Excel es una opción práctica y sencilla para llevar el control de los gastos de la empresa? ¿O que con Outlook puedes llevar al día tu agenda sin necesidad de contratar a una asistente que te recuerde las citas que debes cumplir? ¿O que con PowerPoint puedes hacer presentaciones profesionales que sorprenderán a tus clientes?

 

Esto y más puedes hacer con Office 365 Pequeña Empresa Premium, el cual te ofrece atractivas prestaciones para ti que tienes entre uno y diez empleados. Por ejemplo, puedes tener acceso desde prácticamente cualquier lugar a Word, PowerPoint, Outlook y Excel.

 

Además, cuenta con correo electrónico de nivel empresarial, un sitio web público, videoconferencia en alta definición y otros servicios. ¡Y lo mejor es que no necesitas ser un erudito en informática para utilizarlo! A continuación enlistamos algunas de sus ventajas:

 

1. Acceso desde cualquier lugar. ¿Estás de viaje y necesitas checar información? ¡No te preocupes! Puedes accesar desde un explorador y ver todos los documentos y configuraciones, tal como los registraste en el escritorio la última vez que entraste. Además puedes usar una tableta, un smartphone u otro dispositivo.

 

2. Con Office 365 Pequeña Empresa Premium puedes trabajar en equipo sin perder de vista los últimos cambios realizados en un documento, así estarás al tanto de las modificaciones que hacen otros mientras tú trabajas en ese mismo archivo.

 

3. ¿No tienes un equipo a mano? Es no es problema. Con Office 365 Pequeña Empresa Premium puedes reproducir una versión completa de Office en cualquier equipo conectado a Internet.

 

4. Óptima seguridad. Tiene una sencilla consola de administración basada en web, protección avanzada contra correo no deseado y virus. Además tiene un 99.9% de tiempo activo con respaldo financiero.

 

5. Con Office 365 Pequeña Empresa Premium puedes diseñar tus propios flyers y material publicitario.  También puedes hacer un sitio web y sostener videoconferencia en alta definición.

 

AVITE: Razones de una PyME para adoptar tecnología

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Desde su fundación en 2007, AVITE, una empresa mexicana de telas para decoración, cortinería y tapicería, realizaba a mano los procesos de solicitud de servicios, lo cual provocaba muchos errores en tiempos de entrega, así como productos no hechos con las especificaciones solicitadas y duplicidad de notas y órdenes de servicio.

Debido al creciente número de operaciones, la PyME, que actualmente cuenta con 30 empleados, debió tomar la decisión de incorporar software administrativo a su modelo de negocio, lo que requirió que, a su vez, realizara un cambio interno de cultura que involucró a todo el personal, pero que ha superado lo esperado en costo-beneficio.

Fue así que AVITE implementó los sistemas SAE, COI, NOI, BANCO y PROD de Aspel. El uso de esta tecnología significó un mejor control interno, una notable mejora del flujo de la información y eliminación de duplicidades en los procesos

Beneficios para AVITE de utilizar un software administrativo
•Cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones fiscales, como la facturación electrónica.
•Seguridad en la información interna y la que se tiene que generar para el fisco.
•Control del inventario, que les ha permitido racionalizar las compras y recompras de la mercancía y vigilar puntualmente el producto que funciona bien y el que no.
•Administración inteligente del personal, ya que para determinadas actividades donde se empleaba a 6 personas, ahora sólo es necesario que 2 se centren en ellas y las otras 4 se enfoquen en otras más.
•Conocimiento real sobre lo que se está vendiendo en el día, gracias al uso de reportes amigables que se pueden obtener al instante, lo que les ha permitido tomar decisiones a tiempo sobre el producto que comercializan.
•Implementación de una verdadera plataforma de gestión empresarial a un costo muy razonable y que se maneja con muy poco esfuerzo.

Define tu diseño organizacional

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El diseño organizacional es un proceso en donde los líderes empresariales esbozan hacia dónde  dirigirán el camino  de su  negocio, y los cambios que harán  tanto en su interior como en el  exterior de la organización.

Las decisiones sobre el diseño organizacional con frecuencia incluye el diagnostico de múltiples factores, entre ellos aquellos que tienen que ver con cuestiones políticas, culturales, tecnológicas, entre otros.

Para lograr una ventaja competitiva y aumentar el valor de la compañía, como empresario debes de adoptar un diseño organizacional  para delinear tus actividades. Entre los principales beneficios que tiene se encuentran:

• Focaliza a la empresa en su estrategia de negocios.

• Mejora la calidad y reduce los tiempos de realización y revisión de procesos, sub-procesos y actividades.

• Incrementa la satisfacción de los clientes internos y externos con procesos más expeditos y controlados.

• Integra múltiples disciplinas para producir soluciones integrales de negocio.

• Utiliza el conocimiento adquirido, tratando de reinventar lo menos posible.

 

Pero, ¿qué debes hacer para contar con un diseño  organizacional? A continuación te enlistamos las acciones que Deloitte aconseja que implementes.

1. Define los objetivos estratégicos de tu negocio antes de  empezar  armar tu diseño organizacional- Tu equipo debe desarrollar una comprensión global de cómo la empresa  opera en la actualidad, incluyendo la determinación lo que funciona bien y lo que podría mejorarse.

2. Establece  las futuras capacidades básicas y construye un modelo operativo. Elabora una lista de algunas hipótesis sobre las opciones potenciales que tiene tu negocio. Tu equipo debe definir las principales capacidades que se requieran en la nueva organización para cumplir con la estrategia de negocio.

3. Reúnete con tu equipo y establezcan  los niveles de la organización basada en el nuevo modelo operativo. Toma en cuenta cuáles serán los diferentes perfiles de trabajo, una evaluación de impacto en el negocio, y la estrategia que debe seguir tu equipo hacia esa transformación para que sea fácil su ejecución.

4. Ejecuta la transición y haz que tu negocio evolucione. El proceso debe ser paso a paso para que tus colaboradores y las operaciones de la empresa no se vean afectada. Evalúa el impacto de la transición de forma continua y supervisa si se están alcanzando los objetivos de la nueva organización.

5 consejos para hacer una entrevista de trabajo a través de Skype

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Si estás en el proceso de búsqueda de trabajo aquí vas a encontrar los mejores consejos para hacer una entrevista vía Skype.

Hacer una entrevista de trabajo por Skype era una novedad no hace mucho. Hoy en día es una práctica bastante común y este creciente protagonismo ha dado incluso lugar a toda una escuela de pensamiento sobre la manera de vestirse y cómo dar la mejor impresión durante una videollamada de Skype.

Aunque hay muchas personas que se consideran expertos en el tema, nosotros queremos aportar en primicia la experiencia de dos personas que conocen a la perfección las entrevistas por Skype: James Gould, Director de Global de Personal Skype y Sean Wilkes Consultor de Personal de Skype. Ellos han escrito, literal, el manual sobre cómo los propios empleados de Skype deben realizar las entrevistas para futuras contrataciones.

Tanto James como Sean insisten en que lo más importante es tratar la videollamada de Skype como si estuvieras en la misma habitación que la otra persona. Con eso en mente, aquí están los cinco mejores consejos, según nuestros expertos, para enfrentarse a una entrevista de Skype:

1. Con práctica llegas a la perfección

James explica: “Para practicar se puede realizar una videollamada de Skype con un amigo o miembro de la familia y así comprobar los aspectos técnicos y hacer un ensayo”.

En primer lugar, hay que asegurarse de que tenemos la última versión descargada para tener el mejor rendimiento.

A continuación, hay que comprobar que el micrófono funciona de manera correcta. Si no puedes probarlo con alguien existe la posibilidad de una “prueba de llamada” dentro de la función de contactos de Skype. Siempre es mejor usar un auricular con micrófono porque el sonido es más nítido que si usamos el micrófono y los altavoces del ordenador. Ten presente que es muy importante hacer pruebas de audio para comprobar su funcionamiento.

Asegúrate también de que la conexión a Internet puede soportar una videollamada. Sean comenta que: “En general, se necesitan al menos 1.2Mbps de ancho de banda para una buena calidad de vídeo de alta definición. Una conexión LAN es siempre la mejor opción, las conexiones inalámbricas o 3G/4G las contemplaremos como último recurso en caso de una llamada importante e ineludible”

Sean también recomienda valorar la posibilidad de realizar una prueba o demostración durante la llamada por lo que deberemos asegurarnos que estamos desde un portátil o un PC y que hemos practicado las funciones de compartir pantalla y enviar archivos.

No te olvides de que para cualquier problema que pueda surgirte nuestro equipo técnico puede darte soporte en esta liga.

2. Prepara la habitación. Intenta ofrecer una buena experiencia visual y auditiva

Si tienes la posibilidad, usa una cámara HD e intenta conseguir una buena iluminación. James apunta que: “Si estás iluminado desde atrás, puede parecer que estás en un programa de protección de testigos, si por el contrario estás iluminado desde arriba o desde abajo, pueden proyectarse sombras macabras en la cara. Lo mejor es tener luz natural o una lámpara apuntando directamente a la cara desde detrás de la cámara o el ordenador”.

Ordena el espacio en el que te encuentres o coloca un telón de fondo para que tu imagen se vea mejor al otro lado de la llamada.

MSC12_Oscar_001El ruido de fondo puede romper la concentración e interrumpir la entrevista. Se debe intentar buscar una ubicación tranquila, para lo que hay que tener en cuenta lo que hay dentro y fuera de la habitación, cerrar puertas y ventas y asegurarnos de que no nos van a interrumpir en medio de la llamada. James se ríe al recordar que “ha habido casos en los que la pareja de alguien ha caminado a través de la pantalla en su bata”. Trata de evitar que eso te ocurra.

3. El vestuario

Es cierto que la ropa de la entrevista varía en función de la industria y la empresa a la que nos dirigimos. Aun así, recomendamos echar un vistazo a los presentadores de noticias y de programas de televisión. La gama de colores que usan habitualmente en sus trajes es la adecuada para la cámara.

Al igual que con la elección de un fondo, James señala: “Evita rayas o ropa estampada. Los pequeños detalles de la ropa son difíciles de codificar y puede parecer que está sucia.” Sean continúa: “También es importante comprobar que la ropa destaca del fondo. Una camisa blanca contra una pared blanca puede hacer que parezcas una cabeza flotante”.

4. ¡Siéntate con la espalda recta!

Todas esas cosas que tu madre te dijo acerca de mantener el contacto visual y una buena postura también son válidas para una entrevista de Skype.

Mantén el contacto con los ojos, aunque sea tentador mirar a la imagen del entrevistador o a tu imagen en la pantalla del ordenador. Es normal mirar todo, pero es importante entrenar la mirada a la cámara. Sólo mirando directamente a la cámara el entrevistador tendrá la sensación de una conversación más cercana.

Sean sugiere: “Una opción es mover la imagen en la pantalla en una llamada de Skype. Todos podemos estar tentados a mirarnos durante la entrevista, por eso recomiendo colocar tu foto en la esquina superior de la pantalla, lo más cerca a la lente de la cámara. “

También es importante sentarse con la espalda recta, si el ángulo de la cámara te toma desde abajo puede multiplicar tu número de barbillas y si el ángulo de cámara es desde arriba puede reducirse el tamaño. Si estás utilizando un portátil con cámara incorporada, es conveniente apilar unos libros bajo el ordenador para que la cámara quede a la altura de los ojos.

James aconseja: “Intenta cuadrar toda la parte superior del cuerpo en la zona visible en la cámara, no sólo el rostro. Los gestos con las manos son una parte importante de la comunicación natural”.

5. ¡Sé entusiasta y da todo!

Skype nos ofrece grandes oportunidades para conectar con las personas. Podemos sentir que en realidad estamos en la misma habitación, aun así somos nosotros los que tenemos que sacar partido de todas las ventajas de Skype para tratar con la persona al otro lado de la llamada.

Al igual que con todas las entrevistas, es esencial hablar con claridad y transmitir entusiasmo. Hay que tener cuidado porque estar en la comodidad de nuestra propia casa no puede ser excusa para relajarse en exceso y caer en una conversación monótona. Sean añade: “Hay que ‘sonreír a través de la llamada’ y mantener la energía en la voz”.

Esperamos que estos cinco consejos para hacer entrevistas a través de Skype te ayuden a encontrar tu trabajo ideal. No olvides la sugerencia anterior, intenta tratar la llamada como si te encontrases en la misma habitación que la otra persona.