Define tu diseño organizacional

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El diseño organizacional es un proceso en donde los líderes empresariales esbozan hacia dónde  dirigirán el camino  de su  negocio, y los cambios que harán  tanto en su interior como en el  exterior de la organización.

Las decisiones sobre el diseño organizacional con frecuencia incluye el diagnostico de múltiples factores, entre ellos aquellos que tienen que ver con cuestiones políticas, culturales, tecnológicas, entre otros.

Para lograr una ventaja competitiva y aumentar el valor de la compañía, como empresario debes de adoptar un diseño organizacional  para delinear tus actividades. Entre los principales beneficios que tiene se encuentran:

• Focaliza a la empresa en su estrategia de negocios.

• Mejora la calidad y reduce los tiempos de realización y revisión de procesos, sub-procesos y actividades.

• Incrementa la satisfacción de los clientes internos y externos con procesos más expeditos y controlados.

• Integra múltiples disciplinas para producir soluciones integrales de negocio.

• Utiliza el conocimiento adquirido, tratando de reinventar lo menos posible.

 

Pero, ¿qué debes hacer para contar con un diseño  organizacional? A continuación te enlistamos las acciones que Deloitte aconseja que implementes.

1. Define los objetivos estratégicos de tu negocio antes de  empezar  armar tu diseño organizacional- Tu equipo debe desarrollar una comprensión global de cómo la empresa  opera en la actualidad, incluyendo la determinación lo que funciona bien y lo que podría mejorarse.

2. Establece  las futuras capacidades básicas y construye un modelo operativo. Elabora una lista de algunas hipótesis sobre las opciones potenciales que tiene tu negocio. Tu equipo debe definir las principales capacidades que se requieran en la nueva organización para cumplir con la estrategia de negocio.

3. Reúnete con tu equipo y establezcan  los niveles de la organización basada en el nuevo modelo operativo. Toma en cuenta cuáles serán los diferentes perfiles de trabajo, una evaluación de impacto en el negocio, y la estrategia que debe seguir tu equipo hacia esa transformación para que sea fácil su ejecución.

4. Ejecuta la transición y haz que tu negocio evolucione. El proceso debe ser paso a paso para que tus colaboradores y las operaciones de la empresa no se vean afectada. Evalúa el impacto de la transición de forma continua y supervisa si se están alcanzando los objetivos de la nueva organización.

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5 consejos para hacer una entrevista de trabajo a través de Skype

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Si estás en el proceso de búsqueda de trabajo aquí vas a encontrar los mejores consejos para hacer una entrevista vía Skype.

Hacer una entrevista de trabajo por Skype era una novedad no hace mucho. Hoy en día es una práctica bastante común y este creciente protagonismo ha dado incluso lugar a toda una escuela de pensamiento sobre la manera de vestirse y cómo dar la mejor impresión durante una videollamada de Skype.

Aunque hay muchas personas que se consideran expertos en el tema, nosotros queremos aportar en primicia la experiencia de dos personas que conocen a la perfección las entrevistas por Skype: James Gould, Director de Global de Personal Skype y Sean Wilkes Consultor de Personal de Skype. Ellos han escrito, literal, el manual sobre cómo los propios empleados de Skype deben realizar las entrevistas para futuras contrataciones.

Tanto James como Sean insisten en que lo más importante es tratar la videollamada de Skype como si estuvieras en la misma habitación que la otra persona. Con eso en mente, aquí están los cinco mejores consejos, según nuestros expertos, para enfrentarse a una entrevista de Skype:

1. Con práctica llegas a la perfección

James explica: “Para practicar se puede realizar una videollamada de Skype con un amigo o miembro de la familia y así comprobar los aspectos técnicos y hacer un ensayo”.

En primer lugar, hay que asegurarse de que tenemos la última versión descargada para tener el mejor rendimiento.

A continuación, hay que comprobar que el micrófono funciona de manera correcta. Si no puedes probarlo con alguien existe la posibilidad de una “prueba de llamada” dentro de la función de contactos de Skype. Siempre es mejor usar un auricular con micrófono porque el sonido es más nítido que si usamos el micrófono y los altavoces del ordenador. Ten presente que es muy importante hacer pruebas de audio para comprobar su funcionamiento.

Asegúrate también de que la conexión a Internet puede soportar una videollamada. Sean comenta que: “En general, se necesitan al menos 1.2Mbps de ancho de banda para una buena calidad de vídeo de alta definición. Una conexión LAN es siempre la mejor opción, las conexiones inalámbricas o 3G/4G las contemplaremos como último recurso en caso de una llamada importante e ineludible”

Sean también recomienda valorar la posibilidad de realizar una prueba o demostración durante la llamada por lo que deberemos asegurarnos que estamos desde un portátil o un PC y que hemos practicado las funciones de compartir pantalla y enviar archivos.

No te olvides de que para cualquier problema que pueda surgirte nuestro equipo técnico puede darte soporte en esta liga.

2. Prepara la habitación. Intenta ofrecer una buena experiencia visual y auditiva

Si tienes la posibilidad, usa una cámara HD e intenta conseguir una buena iluminación. James apunta que: “Si estás iluminado desde atrás, puede parecer que estás en un programa de protección de testigos, si por el contrario estás iluminado desde arriba o desde abajo, pueden proyectarse sombras macabras en la cara. Lo mejor es tener luz natural o una lámpara apuntando directamente a la cara desde detrás de la cámara o el ordenador”.

Ordena el espacio en el que te encuentres o coloca un telón de fondo para que tu imagen se vea mejor al otro lado de la llamada.

MSC12_Oscar_001El ruido de fondo puede romper la concentración e interrumpir la entrevista. Se debe intentar buscar una ubicación tranquila, para lo que hay que tener en cuenta lo que hay dentro y fuera de la habitación, cerrar puertas y ventas y asegurarnos de que no nos van a interrumpir en medio de la llamada. James se ríe al recordar que “ha habido casos en los que la pareja de alguien ha caminado a través de la pantalla en su bata”. Trata de evitar que eso te ocurra.

3. El vestuario

Es cierto que la ropa de la entrevista varía en función de la industria y la empresa a la que nos dirigimos. Aun así, recomendamos echar un vistazo a los presentadores de noticias y de programas de televisión. La gama de colores que usan habitualmente en sus trajes es la adecuada para la cámara.

Al igual que con la elección de un fondo, James señala: “Evita rayas o ropa estampada. Los pequeños detalles de la ropa son difíciles de codificar y puede parecer que está sucia.” Sean continúa: “También es importante comprobar que la ropa destaca del fondo. Una camisa blanca contra una pared blanca puede hacer que parezcas una cabeza flotante”.

4. ¡Siéntate con la espalda recta!

Todas esas cosas que tu madre te dijo acerca de mantener el contacto visual y una buena postura también son válidas para una entrevista de Skype.

Mantén el contacto con los ojos, aunque sea tentador mirar a la imagen del entrevistador o a tu imagen en la pantalla del ordenador. Es normal mirar todo, pero es importante entrenar la mirada a la cámara. Sólo mirando directamente a la cámara el entrevistador tendrá la sensación de una conversación más cercana.

Sean sugiere: “Una opción es mover la imagen en la pantalla en una llamada de Skype. Todos podemos estar tentados a mirarnos durante la entrevista, por eso recomiendo colocar tu foto en la esquina superior de la pantalla, lo más cerca a la lente de la cámara. “

También es importante sentarse con la espalda recta, si el ángulo de la cámara te toma desde abajo puede multiplicar tu número de barbillas y si el ángulo de cámara es desde arriba puede reducirse el tamaño. Si estás utilizando un portátil con cámara incorporada, es conveniente apilar unos libros bajo el ordenador para que la cámara quede a la altura de los ojos.

James aconseja: “Intenta cuadrar toda la parte superior del cuerpo en la zona visible en la cámara, no sólo el rostro. Los gestos con las manos son una parte importante de la comunicación natural”.

5. ¡Sé entusiasta y da todo!

Skype nos ofrece grandes oportunidades para conectar con las personas. Podemos sentir que en realidad estamos en la misma habitación, aun así somos nosotros los que tenemos que sacar partido de todas las ventajas de Skype para tratar con la persona al otro lado de la llamada.

Al igual que con todas las entrevistas, es esencial hablar con claridad y transmitir entusiasmo. Hay que tener cuidado porque estar en la comodidad de nuestra propia casa no puede ser excusa para relajarse en exceso y caer en una conversación monótona. Sean añade: “Hay que ‘sonreír a través de la llamada’ y mantener la energía en la voz”.

Esperamos que estos cinco consejos para hacer entrevistas a través de Skype te ayuden a encontrar tu trabajo ideal. No olvides la sugerencia anterior, intenta tratar la llamada como si te encontrases en la misma habitación que la otra persona.

Como Atraer a los Mejores Empleados

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Es un hecho que la capacitación y desarrollo de los recursos humanos constituye un factor importante para la productividad y competitividad de las empresas, y para las organizaciones mexicanas esto no es la excepción.

 

De acuerdo con un estudio realizado por Michael Page, marca perteneciente a la firma consultora de reclutamiento especializado PageGroup, la adquisición de talento y reclutamiento es la mayor prioridad en economías emergentes, mientras que la cultura corporativa ocupa el puesto más importante entre los mercados maduros.

 

La investigación denominada “Global HR Barometer 2013”, realizada a partir de 4,300 encuestas a  líderes de Recursos Humanos en todo el mundo, destaca que a nivel mundial cinco de cada diez empresas reportan que la búsqueda de buenos candidatos continúa siendo “difícil” o “muy difícil”, por lo que los departamentos de reclutamiento recurren a nuevas estrategias para encontrar a los mejores empleados.  Así, 91% utiliza bolsas de trabajo en línea, 84% recurre al sitio web de la compañía y 83% emplea empresas de reclutamiento.

 

En México pasa algo similar, pues para nueve de cada diez empresas es importante ejecutar estrategias como compensación, beneficios, capacitación y desarrollo con el fin de retener a sus empleados.

 

A continuación te presentamos tres consejos para atraer a los mejores empleados. Chécalos y aplícalos en tu empresa:

 

1. Invierte en contratación. Tener a los mejores empleados en tus filas exige que inviertas en métodos para encontrarlos y contratarlos.  ¿De qué alternativas hablamos? De head hunters, agencias de reclutamiento de personal, sitios web especializados y hasta el tradicional anuncio en el periódico.  Cada una de estas alternativas tiene diferente impacto y precio. Analiza lo que quieres lograr e invierte en consecuencia.

 

2. Apuesta por la capacitación. Aunque es un hecho que la remuneración es importante para la toma de decisiones en materia laboral, muchos empleados optan por empresas que ofrecen planes de carrera y capacitación. ¿Tu empresa lo ofrece? ¡Vas por buen camino! De lo contrario, es momento de que gestiones un plan para invertir en el renglón.

 

3. Construye tu imagen corporativa y sé congruente. En tus manos está lograr el compromiso de tu gente y convertirte en un imán para el talento. Construye la reputación de tu empresa y cuídala. Recuerda que uno de los aspectos clave para la tracción de talento, e la fortaleza y reputación de tu organización

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A los  clientes la versión 5.0 de SAE con la novedad de que el producto opera también en dispositivos móviles y ofrece al usuario las mismas funciones que la versión estándar para escritorio o portátiles.

La app del módulo de gestión del ciclo de compra-venta de Aspel está disponible sin costo para usuarios de equipos basados en los sistemas operativos IOS o Android, quienes tendrán la misma posibilidad de gestión de clientes, inventario, cuentas, levantamiento de pedidos y estadísticas, optimizando la labor de la gente de fuerza de ventas en campo y agilizando las operaciones del negocio.

El programa es la primera de una serie de nuevas herramientas que el desarrollador mexicano ofrecerá a lo largo del año bajo este formato. Gilberto Sánchez, director general de Aspel México, explicó que la idea con ello es extender el sistema a los dispositivos de los directores de un negocio, para que puedan tomar decisiones rápidamente sin importar el sitio en que se encuentren. El fabricante trabaja en liberar una app para la toma de pedidos, específicamente para apoyar a los agentes de venta en campo. La aplicación se automatizaría y trabajaría en relación con la de inventarios, de manera que se podrían agilizar procesos de compra-venta y cobro.

Desde la liberación de SAE 5.0, Aspel ha logrado un número importante de instalaciones, pero por el tamaño del mercado de la PyME en México, la compañía considera que aún le falta llegar a más clientes, por lo que la oportunidad para la red de distribuidores de la compañía está en asesorar, vender e instalar la versión tradicional de sus herramientas y promover las ventajas de ahora tener disponible su funcionalidad a través de dispositivos móviles.

Edgardo Martínez, director comercial de la compañía, confió que con la disponibilidad de la app, llegarán nuevos clientes y la venta del SAE será mayor a la conseguida en 2012.

Los márgenes que el distribuidor puede esperar de la comercialización de los módulos rondan entre el 24 y 30%, a los cuales, por cada peso por el costo de la solución, puede sumar dos más por el tema de servicios.

Con la aplicación el vendedor podrá levantar pedidos en línea, dar de alta a nuevos clientes, acceder y actualizar información en tiempo real desde sus dispositivos, consultar inventarios e incluso revisar las listas de precios para no errar en las cotizaciones.

Sara Rodríguez, gerente de Soporte Técnico en Aspel, explicó que cada una de las anteriores operaciones se llevan a cabo en un ambiente seguro en donde el usuario se autentica para entrar al sistema, y en el que la información viaja cifrada.

El ejecutivo de ventas tiene los mismos derechos y alcances que en la versión estándar, por las estadísticas y reportes que arroja, no solamente le es útil a la gente en campo sino también a un director general que quiere revisar en tiempo real el estado de su compañía.

La aplicación trabaja en conjunto con la versión de SAE 5.0 que el cliente debe tener instalada, ya sea en su versión licencia, cuyo precio es de $9,900 pesos, o que pague una renta mensual por ella de 390 pesos. El cliente será quien defina qué dispositivos de qué empleado autenticará.

“Quedan dos millones de compañías que no han adoptado ningún esquema de facturación electrónica; son organizaciones que tendrán que hacerlo, por lo que la oportunidad de negocio aún es grande”: Gilberto Sánchez

Ajusta modelos comerciales

Las tendencias del mercado llevan a la empresa a modificar sus modelos comerciales: de la venta de licenciamientos a la renta de servicios en la nube, y al acceso a las herramientas por medio de aplicaciones móviles.

El Director General de Aspel señaló que aún tienen clientes que se niegan a adoptar nuevos modelos de entrega, para los cuales mantienen el esquema de venta tradicional, es decir el software en un CD dentro de una caja, con un manual de instalación y una póliza de soporte telefónico.

Además, tienen la opción de la venta electrónica, en la que el cliente no recibe un CD y un manual de instalación; sino únicamente un código para que descargue su licencia directamente en la computadora. En este caso, el método de pago es también vía internet.

Por último, tiene un modelo que requiere una sola licencia y por temporalidad. Aquí el costo por renta es mensual y básicamente opera desde una plataforma en la nube.

“Este modelo de renta nos ha funcionado bien en casos de empresas que están naciendo y que dicen: cinco mil, diez mil pesos invertidos en una licencia es mucho dinero, pero necesito el software en este momento”, explicó Sánchez y enumeró algunas de las ventajas que a estas pequeñas empresas les brinda el modelo, como que no están sujetas a ningún plazo, número de usuarios y acceden a la tecnología a costos accesibles. Aspel Facture por ejemplo tiene un precio de $75 pesos al mes y SAE que es el sistema más completo, cuesta $35 pesos mensuales, precio que baja conforme se agregan usuarios.

Independientemente del modelo por el cual el cliente solicite las soluciones de Aspel, el canal estará involucrado, incluso en los casos en los que el consumidor compra y paga por la tecnología en Internet, o cuando busca directamente a Aspel, pues la compañía maneja un programa constante de entrega de oportunidades de negocio.

El esquema de leads opera de la siguiente manera: si un usuario se contacta con Aspel para comprar alguna solución, uno de los ejecutivos le pedirá que entre en contacto con un canal cercano a sus oficinas. Le dará los datos de ese socio y a este último le entregará la información de contacto del cliente potencial con un margen de 24 horas para atenderlo y hacerle una cotización. Si el distribuidor no le da atención en ese tiempo, el fabricante otorgará a otro canal la oportunidad de negocio.

En el caso de los modelos de renta, el reseller recibirá una comisión porque el sistema le pide al cliente final el código de su distribuidor al iniciar su mes de renta, a través del cual re direccionan el respectivo pago.

El Director General de Aspel México recordó que el 85% de los negocios que cierran se realizan a través de sus canales.

“Lo primero que le preguntamos a quienes entran en contacto con nosotros es cómo quieren recibir la solución: si la quieren comprar de forma directa, o prefieren servicios como demos, instalación, capacitación de su personal; es en este punto cuando más del 85% de los empresarios deciden trabajar con un distribuidor”, afirmó.

Lo nuevo de Aspel NOI

El mercado objetivo de Aspel son las PyMEs, mismas que pueden ser automatizadas con soluciones como Aspel NOI, que la empresa tiene ya disponible para los canales en la versión 6.0, la cual ayuda a los clientes a hacer sus pagos de nómina respetando los puntos actualizados de la recién emitida Reforma Laboral. Algunos de estos cambios son las retenciones, aportaciones para el trabajador que no son de tiempo completo sino de jornada reducida, o de semana reducida, el pago por hora, por día o por periodo. Destaca de Aspel NOI 6.0, el que la solución ayuda a hacer el desglose y cálculo de la parte fija o variable del salario en un reporte especial integrado con el desglose de la parte física y la parte variable.

También se incluyó en esta versión una bitácora de movimientos en donde los usuarios pueden desarrollar auditorias del uso del sistema para saber quién, cuándo y qué proceso realizó cuando lo utilizó.

Integra además los cambios referentes a retenciones y descuentos del Infonavit. De esta manera, la empresa podrá calcular sencilla y precisamente todos los procesos como bajas, altas, seguro social de sus empleados. El canal la puede vender desde el dos de enero pasado y la encuentra en todas las modalidades comerciales.

 

El objetivo del  fabricante al extender la funcionalidad de sus aplicaciones a los dispositivos móviles de los directores de un negocio, es ayudarlos a tomar decisiones rápidamente sin importar el sitio en el que se encuentren.

A consolidar lo logrado

En 2012 Aspel abrió nuevas sucursales, centros de entrenamiento, reclutó cerca de mil nuevos socios de negocio; ahora busca darle forma a todo lo conseguido, cimentar las bases y robustecer la presencia de la marca y sus productos entre sus clientes.

Con 31 años de vida en el mercado mexicano la empresa ha dotado a más de 600 mil empresas, la mayoría de ellas pequeñas y Medianas (PyMEs), de un portafolio de sistemas administrativos y contables que les ha ayudado en la automatización de su negocio, logro que el Director General de la empresa, atribuyó a sus aliados comerciales y canales de distribución.

En ese lapso de tiempo, ha venido conformando sus procesos de venta de manera que hoy en día, cuenta con una red de más de 12 mayoristas que atienden a casi cuatro mil canales en el país, 120 de los cuales están certificados en todo el portafolio de la marca. Con ellos en conjunto tiene cobertura nacional y garantiza la disponibilidad de producto.

El fabricante se ha ocupado de abrir sucursales para estar cerca de sus socios, capacitarlos y también para entender el mercado de cada ciudad. En 2012 por ejemplo, abrió tres sucursales más, llegando a once puntos de presencia nacional. Las nuevas sucursales están en las ciudades de Hermosillo, Chihuahua y Puebla, además que cambió de sede las oficinas de Monterrey y Guadalajara, cuya operación cotidiana demandaba más espacio y una ubicación más cercana a los clientes.

“Los cambios y nuevas sucursales están pensados para estar más ceca del cliente, para que en ellas se den más capacitaciones, y para que haya un contacto más cercano con nosotros”, explicó Sánchez, quien recordó que en materia de centros de entrenamiento, en 2012 también se abrieron dos sedes más en el Distrito Federal y Estado de México, una ubicada en Miguel Ángel de Quevedo y otra en Satélite, cuyas capacitaciones operarán en conjunto con el calendario que ya tiene el resto de las sucursales y con las que se imparten en el portal de Internet.

“De los entrenamientos web sacamos muchas ventajas – hemos capacitado tan solo en 2012 a 9,322 empleados de distribuidores que están en sus casas, oficinas, en una sola sesión, sin más requerimientos que su tiempo y una conexión a Internet”, aclaró.

En 2012 también realizó cambios en su programa de canal en donde ajustó los niveles de certificaciones para crecer la base de socios especializados.

Para este 2013 Aspel no abrirá más sucursales. Sánchez señaló que será un año de consolidación, de lanzamiento de marca y formación de un mercado en aquellos puntos en donde iniciaron presencia, para lo cual se valdrán de una serie de giras por la República; la primera de ellas tiene como objetivo principal presentar el nuevo sistema de nómina de la empresa en 18 ciudades del país.

Aproveche la facturación electrónica

La factura electrónica fue un impulsor del negocio de Aspel desde 2010. Los usuarios que implantaron este esquema con sistemas de la marca no sólo cumplieron con la obligatoriedad, también mejoraron sus procesos. Aun así, la solución no opera sola, su desempeño mejora cuando trabaja en sinergia con otras tecnologías de la empresa, como es el caso del programa de inventarios o cuentas por cobrar por ejemplo, en donde se asignan las debidas comisiones al vendedor.

Aspel cuenta con tres soluciones para facturación: Aspel SAE, Caja y Facture. Las tres emiten comprobantes fiscales por Internet y Comprobantes con códigos de barras bidimensionales.

Para la venta de estas tres soluciones, reclutó a 900 distribuidores nuevos en 2012, cerrando el año con un total de tres mil 900 resellers. De los cuales capacitó a tres mil 108 ingenieros o agentes de venta de mil 554 distribuidores, todos ellos de forma presencial.

Los negocios podrían seguir por el derrotero de la facturación electrónica, puesto que Sánchez considera que el SAT no ha dicho todo en la materia. El ejecutivo explicó que en una primera instancia, se definió que la facturación electrónica era para aquellas empresas que facturaban más de 4 millones de pesos al año, aunque ahora el requerimiento implica a toda compañía que venía utilizando facturas en papel.

“Nosotros vemos las oportunidades con Facturación de la siguiente manera: en México hay 4 millones de empresas, de la cuales quedan más de 2 millones 700 mil compañías por instalar alguna solución de facturación, no vamos ni a la mitad, por eso para Aspel estas soluciones seguirán siendo un negocio rentable”, explicó Sánchez.

Aunado a esto está el hecho de que empresas que han adoptado algún esquema para no facturar más bajo el método tradicional del papel, optaron por esquemas como CBB (Factura emitida con Código de Barra Bidimensional) o CFD (Comprobante Fiscal Digital) que no tienen garantizados un lapso de vida, pues Sánchez, lo mismo que los demás actores del mercado, opinan que el SAT podría desaparecer ambos esquemas para tener un solo sistema de recaudación.

10 maneras de proteger tu seguridad en linea

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En el marco de las acciones por el Día de la Privacidad de Datos 2013, celebrado el 28 de enero, te proponemos revisar los siguientes consejos para proteger tu equipo, información y privacidad mientras navegas en Internet.

 

Recuerda que una buena ciudadanía digital contempla acciones para salvaguardar tu seguridad online. ¡Sigue estos consejos de Microsoft!

 

1. Protege tu equipo. Mantén tu software actualizado, incluyendo el navegador web. ¿No sabes cómo hacerlo? Haz clic aquí.

 

2. Instala antivirus y antispyware legítimos. Microsoft cuenta con eficientes soluciones para este fin.

 

3. Asegúrate de que el firewall esté activado, no uses memorias flash cuyo origen desconozcas y protege tu enrutador inalámbrico con una contraseña.

 

4. Antes de ingresar información personal a una página web, asegúrate que comience con https o que tenga el ícono de un candado cerrado. Esta imagen indica que se trata de un sitio seguro.

 

5. Jamás proporciones números de cuenta, contraseñas o passwords.

 

6. Infórmate de cómo reconocer sitios web seguros y cómo reconocer mensajes de correos electrónicos de suplantación de identidad (phishing) o llamadas telefónicas.

 

7. Busca información sobre cómo crear contraseñas seguras. Se recomienda utilizar frases compuestas que incluyan mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. También se aconseja cambiarlas de manera periódica. Checa aquí qué tan segura puede ser una contraseña.

 

8. Al margen de las redes sociales de tu empresa, activa las opciones de privacidad en tus redes personales. Esto te ayudará a controlar quiénes accesan a tu información.

 

9. Elige bien a tus amigos y no publiques nada comprometedor.

 

10. Finalmente, haz conciencia de la importancia de salvaguardar tu privacidad en línea. Visita el siguiente vínculo y obtén más herramientas de seguridad en línea en Microsoft.

 

Conoce los beneficios de adoptar este sistema en el capital humano, la logística y los clientes de una empresa.

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Efectos de la facturación electrónica en los procesos internos

Capital humano

  • Reduce la carga administrativa de los operadores y las tareas de mensajería para hacer llegar al cliente las facturas.
  • Facilita la resolución de conflictos relacionados con posibles errores en los datos de los clientes.
  • Permite actualizar y desarrollar habilidades en el uso de las tecnologías, lo cual motiva al personal a digitalizar otros documentos a través de software reconocido.
  • Crea conciencia en torno al cuidado del medio ambiente, pues hace frente a las necesidades en materia de facturación sin utilizar el papel de forma indiscriminada.

Logística

  • Permite emitir y enviar las facturas a los clientes en cuestión de segundos.
  • Reduce los retrasos en el tiempo de cobranza (pues evita los pretextos para programar los pagos).
  • Genera archivos automatizados que sirven de apoyo a la gestión documental y agilizan las tareas de búsqueda y recuperación de un documento de forma electrónica.
  • Facilita los procesos de auditoría.
  • Optimiza el uso de espacios, pues no requiere que se asignen áreas destinadas al archivo de documentos.

Cliente

  • Recibe la factura en su cuenta de correo electrónico en unos minutos.
  • Obtiene mayor seguridad que con los comprobantes impresos, ya que las facturas electrónicas no se pueden duplicar ni falsificar.
  • Se reducen los procesos, lo cual implica mayor tiempo para atenderlo.
  • Mejora la imagen de la empresa ante sus ojos, pues disfruta los beneficios de un proceso moderno, ecológico y eficiente.

Además, la facturación electrónica reduce los gastos administrativos, pues los siguientes trámites se vuelven innecesarios:

a)      La preparación y el manejo del archivo en papel.

b)      Los gastos de mensajería en que se incurre con la entrega de las facturas.

c)       Los costos operativos relacionados con el manejo y la distribución de espacios dedicados al archivo.

d)      LLos costos de operación relacionados con la recepción de los productos, los servicios y las facturas correspondientes, etc.

Es evidente que cada vez más contribuyentes cambiarán al sistema de facturación electrónica, no sólo por los ahorros señalados sino también por la seguridad y las mejoras operativas que obtendrán las entidades, las cuales repercutirán en la confiabilidad del fisco, de los accionistas y los inversionistas.

No obstante, al hablar del efecto de este nuevo sistema, también debemos abordar sus limitantes. En estos momentos de transición, seguramente se tendrán que utilizar los 2 sistemas de facturación, el electrónico y el tradicional. En el paso del sistema tradicional de uso del papel (con sello y firma) al sistema de facturación electrónica se hará manifiesta la resistencia al cambio, tanto por factores culturales como por el desconocimiento de las razones por las que se debe cambiar de esquema. Sin embargo, es indispensable romper estos paradigmas y aceptar el uso de nuevas tecnologías que nos ayuden a dar un mejor servicio al cliente y a ser un país sustentable y competitivo a nivel mundial, ¿no crees?

 

La movilidad

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La movilidad es una tendencia innegable, simplemente para este año se espera que más de la mitad de los trabajadores utilicen un dispositivo móvil con fines de negocios. El uso de notebooks crecerá un 9%, smartphones 39% y tabletas 70%, en comparación al 2012. Aquí otros datos que te sorprenderán.