5 tendencias tecnológicas para 2013

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mano

Comprobado. La tecnología se ha convertido en el corazón de casi todos los negocios, convirtiéndose en un habilitador clave de su productividad, competitividad y de sus diferenciadores de mercado.

 

Frente a este planteamiento, la firma de consultoría Accenture preparó el reporte Visión Tecnológica 2013, el cual dio a conocer el pasado 27 de febrero y muestra las tendencias de Tecnologías de la Información (TI) para los siguientes cinco años, así como recomendaciones sobre el aprovechamiento de la tecnología para mejorar la competitividad, operaciones y resultados de negocios de las empresas.

 

Dicho reporte fue preparado en el departamento de inteligencia de Accenture y muestra por qué las organizaciones deben maximizar las innovaciones de TI para obtener aprendizajes que les permitan ser más competitivas. 

 

A continuación te presentamos cinco tendencias clave según el estudio:

 

1. Apalancarse en la tecnología para crear relaciones digitales a gran escala. Aunque las redes sociales y la movilidad sonherramientas básicas para cercarse a los clientes, muchas empresas no obtienen el máximo provecho. Para revertir el panorama, Accenture resalta la necesidad de valerse de la tecnología para crear relaciones digitales duraderas y productivas con los clientes.

 

2. Obtener ventaja de la “velocidad” de la Información. Ahora no basta con ser eficiente. ¡Hay que ser veloz! La movilidad y la consumerización de las TI promueven un acceso más rápido a la información. También son críticas la información y habilidades analíticas para convertir las perspectivas en acción.

 

3. Hacer el trabajo y los procesos más sociales. La penetración de tecnologías sociales basadas en Internet están cambiando la manera en que los usuarios se comunican entre sí. Al incorporarlas a sus procesos, las empresas mejorar su productividad. El trabajo y procesos tienen que ser más sociales.

 

4. Ser proactivo con la seguridad. Salvaguardar el negocio digital continúa siendo un desafío. Los puntos de entrada para un ataque se expanden continuamente a través de más dispositivos, sistemas, personas y una infraestructura más amplia. El principal desafío no es sólo permanecer actualizados con lo último en seguridad, sino ser más hábiles para entender y confrontar al enemigo y ser capaces de adaptar las defensas de la empresa para adecuarse a la amenaza. Las arquitecturas de seguridad necesitan permanecer flexibles e incorporar defensas “activas” para afrontar las cambiantes amenazas en la seguridad.

 

5. El cómputo en la nube ha llegado. Las tecnologías que apuntalan el Cloud llegaron para quedarse y los beneficios que se pueden obtener son numerosos: Ayudan a las empresas a diferenciar sus negocios, llevan sus productos y servicios al mercado más rápido, mejoran la eficiencia operativa y responden rápidamente a nuevas oportunidades y desafíos. La pregunta para las empresas no es “¿por qué deberíamos usar Cloud?”, sino, “¿cómo debemos usar Cloud?”

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Aspel Coi 6.0

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coideclara
¡ATENCIÓN! Marzo es el último mes para que las PyMEs envíen su declaración anual y es muy importante que ésta sea llenada de manera correcta. Nosotros te guiamos en el camino para cumplir con esta obligación y te recomendamos el uso de nuestro software contable Aspel-COI.

Aspel-COI proporciona todos los documentos de trabajo requeridos a partir de los cuales los contadores o empresarios pueden realizar un análisis contable y fiscal, y determinar los datos necesarios para presentar su declaración anual de una manera oportuna, eficiente, rápida y sencilla. Para más información, ve aquí: http://www.cade.com.mx/coi.htm

Aspectos a considerar antes de la implementación de un sistema informático en una empresa

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La puesta en marcha de un sistema informático requiere una metodología que se articula en 4 fases consecutivas.

Por: L.C. Erasto Rodríguez Sandoval, integrante de la Comisión Sector Empresarial del Colegio de Contadores Públicos de México.

Partiremos del punto de que no existe una varita mágica que nos permita elegir un sistema informático, cada empresa es diferente; aun cuando el giro sea el mismo, la necesidad y volumen de información no lo es. La metodología que aquí expongo está descrita de manera muy general y me ha funcionado. En cada una de las fases de la implementación se deben cuidar cada uno de los detalles y ver cómo afecta en los diferentes módulos.

1. Como en la mayoría de este tipo de proyectos, debemos tomar en cuenta como principio fundamental los siguientes factores: personal que participará, tiempo de implementación y el sistema informático a elegir; como verán, la elección del sistema es prácticamente el último escalón de la pirámide.

2. Todo proyecto o idea antes de integrarlo a un sistema informático debe plasmarse en papel. Es muy práctico hacerlo mediante organigramas de los diferentes departamentos o flujos de información de la compañía, así como las políticas y procedimientos que ya se tengan establecidos implementar, ya que este es el mejor momento para hacerlo, partiendo siempre de lo general a lo particular, por ejemplo, en base a la política de compras, ¿cuál es el flujo de la información y a qué departamentos afecta?

De aquí se desprenderán las siguientes dudas: ¿el flujo es correcto?, ¿las personas que intervienen son las adecuadas?, ¿el tiempo utilizado es excesivo?, ¿la documentación es completa y permite que el flujo avance sin pérdida de tiempo? Entre otras que resulten de lo general.

3. Este punto es muy importante en la implementación, comúnmente todas las áreas de la compañía se manejan por catálogos, como el de cuentas contables, inventarios, clientes, etc.

Es importante definirlos en papel antes de ingresarlos al sistema y tener una buena codificación como el caso del catálogo de inventarios, ya que de esto dependerá una mejor obtención de reportes y evitará la duplicidad de registros. Esto variará en gran medida de la necesidad de información de cada compañía y hago especial énfasis en este punto porque una vez colocado el sistema, es más complicado corregir bases de datos o crear nuevos códigos, ya que en muchos de los casos, cada registro lleva una historia que para fines estadísticos, administrativos y a veces fiscales, los debemos conservar.

Considero que en este punto es donde deben despejarse todas las dudas sobre reportes, flujos, etc. en los diferentes departamentos, de tal manera que los catálogos queden listos para subirse a la base de datos.

4. Por último, la elección del sistema y el personal para su implementación. Podemos empezar por asesorarnos con proveedores de sistemas comerciales comunes, en lo particular me ha funcionado bien y son muy pocas las adecuaciones que he tenido que hacer; lo importante es buscar un buen asesor, alguien que una vez que expusimos nuestras necesidades nos oriente sobre las diferentes formas para adecuar estas ideas al sistema que representa, no un técnico que solo haga las veces de instalador y no nos aporte nada en relación con la implementación.

Si estos sistemas nos resultan insuficientes, buscaremos algún ERP que nos permita llevar el control correcto y completo de nuestras operaciones. En lo personal, nunca he tenido la necesidad de optar por un desarrollo pero habrá empresas que sí lo requieran. Hay que despejar todas las dudas en cuanto a nuestra información, verificar con diferentes proveedores para tener la mejor opción al momento de elegir.

Con estos puntos espero abrir un poquito más el panorama y formar la idea de que los sistemas informáticos son sólo herramientas que nos permiten controlar nuestra información, los resultados esperados serán aquellos que deriven de los datos que previamente se ingresaron al sistema, por lo que si se mete mal el resultado será desorden.

*Artículo publicado en el periódico El Economista, Comunidad El Empresario.

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Publicado: mar 06 2013
Etiquetas: administración

Facturación electrónica: 4 pasos para cumplir con el SAT

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pymecfdi¿Sabías que al no adoptar la Facturación Electrónica podrías incurrir en un delito fiscal? En enero de 2013 venció el plazo para que los contribuyentes con ingresos superiores a cuatro millones de pesos al año se rigieran bajo este esquema.

Pese a que la emisión de comprobantes físicos después de la fecha límite representa un delito fiscal, muchas empresas cometen esta infracción al Código Fiscal Federal, por no adoptar este esquema todavía. Así que si este es tu caso, te invitamos que leas esta información, para que pongas a tu empresa en regla.

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), si tus ingresos son iguales o menores a cuatro millones de pesos al año, puedes continuar emitiendo comprobantes fiscales impresos con código de barras, pero si no es así, tienes que adoptar el esquema de Facturación Electrónica independientemente de que seas persona física o moral.

¿Cómo adoptar el esquema?

1.- Tramita la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) y obtén el Certificado de Sello Digital que otorga el SAT. A partir de ahí, puedes generar facturas electrónicas, quienes tienen ingresos por menos de 4 millones pueden emitir recibos con un Código de Barras Bidimensional.

2.- Acude con un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC) , estas son empresas con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI (Facturas Electrónicas) generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del SAT.

3.- Instala en tu computadora un software que opera en Internet mediante el cual podrás generar los comprobantes electrónicos y sus archivos codificados. Este te lo facilitará los PAC quienes deben ofrecer un producto básico gratuito.

4.- Recuerda que los PAC tienen como obligación enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes y resguardar la información durante 90 días. Los PAC ofrecen paquetes de timbrado y validación con servicios adicionales con costo apoyar la operación de las empresas, cada factura puede tener un costo de entre 40 centavos y 10 pesos según el número que se requiera, se trata de un precio competitivo si consideras que la impresión de facturas tiene un costo de entre 800 y 1,200 pesos al año para una pequeña empresa.

El Nuevo Office 365 para Empresas esta Listo

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comparativa

Obtenga capacidades de correo electrónico, reunión y colaboración de calidad empresarial, junto con las mejores herramientas y servicios de Office, todo ello accesible desde prácticamente cualquier lugar y fácil de administrar.

Su experiencia de Office personalizada está allí siempre que la necesite

El acceso de Office en diferentes dispositivos prácticamente en cualquier lugar proporciona a todas las personas de su empresa la libertad y flexibilidad de ser más productivos dondequiera que estén trabajando. Además pueden personalizar su configuración personal de Office de la manera en que mejor trabajen.
Tenga acceso de forma fiable a sus aplicaciones y documentos en la nube. Inicie sesión para que sus documentos le acompañen en SkyDrive Pro.
Su configuración personalizada se desplaza con usted. Vaya directamente a la última página donde estaba trabajando o consulte su diccionario personal, sin importar el dispositivo que esté usando.
Reproduzca Office en cualquier equipo conectado a Internet.2 Cuando no esté en su escritorio, podrá reproducir versiones completas de programas de Office con Office a petición.
Experimente Office en su PC, Mac, Windows Tablet y otros dispositivos.

Obtenga acceso a su Office personalizado desde prácticamente cualquier lugar con Office 365.
Disfrute de una experiencia de Office enriquecida y personalizada, sin importar el dispositivo en el que esté trabajando.

Con Office 365 puede editar documentos en línea desde prácticamente cualquier lugar.
Edite documentos en línea desde prácticamente cualquier lugar.

Los servicios en línea facilitan el trabajo en equipo

Resulta sencillo mantener el flujo del trabajo cuando se dispone de herramientas que convierten la comunicación con los miembros del equipo, los socios y los clientes en una experiencia cómoda y enriquecida.
Equipe a todos con el correo electrónico de Outlook de nivel empresarial. Podrán realizar más tareas con un buzón de 25 GB y con los calendarios compartidos, la programación y las herramientas de lista de tareas.
Hospede reuniones en línea más productivas. Las videoconferencias en alta definición, la toma de notas en tiempo real y el uso compartido de la pantalla con Lync Online puede acelerar el progreso para lograr sus objetivos.
Comuníquese de forma segura con socios y clientes. Comparta documentos grandes o confidenciales y comente los documentos compartidos desde una sola ubicación en SharePoint Online.
Potencie la colaboración de los equipos. Almacene los documentos y mensajes de correo electrónico de los equipos en un solo buzón de sitio para facilitar el refuerzo y la comunicación continuada.

Administre su entorno fácilmente sin poner en peligro la seguridad

Reduzca la sobrecarga de TI y deje de administrar los servidores. Office 365 le proporciona administración simplificada, protección líder del sector antimalware y contra correo electrónico no deseado y garantía de 99,9 % de tiempo de actividad, para que pueda emplear más tiempo en administrar su negocio principal.
Evite la sobrecarga de la administración de software. Implemente Office rápidamente con la tecnología Hacer clic y ejecutar. Las actualizaciones automáticas garantizan que siempre tendrá la versión más reciente, sin interrumpir el trabajo de ninguna persona.
Administre todos los servicios desde un portal de administración simplificado disponible en web. Agregue o elimine usuarios en cuestión de segundos, administre el correo electrónico y establezca reglas de acceso a documentos.
Proteja los datos. Quite fácilmente los datos confidenciales de la empresa de los teléfonos perdidos.
Mantenga el cumplimiento de forma eficiente. Office 365 está certificado con estándares de cumplimiento gubernamentales y del sector, por lo que su empresa puede mantenerse regulada con menos gastos generales.

Evite errores al manejar su nómina

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aguinaldo
¿Qué tan compleja es la administración de la nómina en su organización? Si ha tenido problemas por la cantidad de novedades de trabajadores que recibe diariamente, ha realizado liquidaciones que no corresponden a los salarios de los empleados e inclusive, calculado erróneamente las bonificaciones o pagos extras de los trabajadores, este artículo puede ayudarle a tomar decisiones frente a un mejor manejo de la nómina de la compañía.

El primer paso para trabajar con este modelo es desmitificarlo. Esto significa el que los departamentos de Gestión Humana dediquen más tiempo a las funciones del negocio (estrategia de la compañía como medición del clima organizacional, fomento de la cultura empresarial o formulación de políticas para incrementar la productividad de los trabajadores); y no a las operativas.

Este proceso no significa liquidar al talento experto que ha venido trabajando el tema en la compañía, sino reubicarlo en áreas dentro del mismo departamento de RR.HH. donde puedan generar más valor, como en la definición de políticas salariales, el desarrollo de planes de remuneración flexible y, por qué no, emocional, además de la operación de control al nuevo proveedor de nómina.

Tercerizar este proceso trae beneficios. Para Juan Carlos Chaparro, Gerente Regional de SQL Software, los aspectos más importantes son: actualización constante en materia legal, cero inversión en licenciamiento de software de nómina, eliminación de costos por multas y sanciones debido a errores de liquidación, enfoque del personal que se dedicará a labores de mayor valor para el negocio, y contar con un plan frente a daños o siniestros que puedan afectar la infraestructura tecnológica de la organización (copia de seguridad de todo el proceso de nómina).

Sin embargo, antes de decidirse a contactar a un proveedor de nómina es importante hacerse las siguientes dos preguntas, las cuales deben ser consensuadas entre los gerentes de RR.HH.,
Financiero y General:

• ¿Qué beneficios tiene para la organización que otra empresa le administre la nómina?

• ¿En cuánto se van a disminuir los costos para la organización, si se terceriza esta función?

Una vez se haya determinado que este proceso es el que más le conviene a la compañía se pasa a la escogencia de un proveedor. Sobre este punto es importante aclarar que no todos las empresas que ofrecen servicios de Gestión Humana cuentan con la experiencia necesaria para manejar nómina, por lo que debe acudirse a una organización reconocida y con trayectoria.

Para evitar caer en inconsistencias y reprocesos con la selección y trabajo con el proveedor se recomienda evitar seis errores comunes:

1. Escoger al proveedor sin el debido análisis. Por el afán de remediar alguna situación urgente o no tomarse la tarea de corroborar las referencias de los proveedores se puede caer en sobrecostos y parálisis de procedimientos. Para asegurarse de las competencias de los oferentes, éstos deberán responder como mínimo a:

• Trayectoria y experiencia que tiene la empresa en la realización de este servicio.

• Agilidad en la entrega de datos oportunos e informes analíticos sobre la liquidación de la nómina.

• Forma de actualización constante de novedades legales.

• Equipos tecnológicos (licenciamiento de software) para desarrollar la tarea.

• Equipo humano (competencias y perfiles de quienes realizarán el trabajo).

• Entrega de nombres y clientes con quienes hayan estado o estén trabajando, para conocer cómo desarrollaron tareas.

• Prestación de servicios adicionales.

2. Realizar acuerdos de trabajo y de nivel de servicio insatisfactorios. Antes de firmar cualquier tipo de contrato o acuerdo, lo más importantes es realizar una reunión con el proveedor seleccionado para formalizar acuerdos de servicio en el que, con honestidad y tras analizar la realidad del negocio, se defina cuidadosamente:

• Los equipos de trabajo del contratante y el contratista para el empalme del proceso de nómina y las funciones que tendrán.

• La forma de entrega de información de las dos partes (tanto de la empresa como los reportes del proveedor).

• Problemas que se pueden presentar en la adaptación del proceso y cómo mitigarlos.

• Cumplimiento de entregables para el éxito de la instalación y funcionamiento de todo el proyecto.

• Tiempo de pruebas de funcionamiento del software, flujo de proceso y estabilización del servicio.

• Protocolos de comunicación para definir flujos de trabajo.

• Protocolos de resolución de conflictos y controversias.

3. Perder el control del proceso. Contar con outsourcing de nómina no se traduce en que la organización pierda el control del proceso. En este sentido, hay que exigir al proveedor hitos de control auditables, de tal manera que se gestione el proceso en el tiempo correcto: cómo, cuándo y cuánto se está liquidando. Así se debe establecer con el proveedor:

• Cada cuánto se entregarán informes sobre la gestión de la nómina (tipo de informes, presentación y contenido).

• Tiempo para facilitar datos que los decisores de la empresa estén necesitando.

• Cómo retroalimentar los cambios de normativa en materia de nómina.

4. Contrato claro. El contrato debe garantizar los compromisos del acuerdo de trabajo y de nivel de servicio, con todas las salvedades, multas por incumplimientos, confidencialidad de la información y aceptación de gastos por equivocaciones. De esta manera se deberá:

• Garantizar la integridad, confiabilidad, confidencialidad y seguridad de la información de la nómina.

• Cuáles serán los parámetros para el suministro de la infraestructura tecnológica para la liquidación, así como las licencias del software requerido.

• Mantener al día el sistema de información a través de la inclusión de nuevas normas legales.

• Establecer pagos oportunamente y de acuerdo con las características de los trabajadores.

• Control directo sobre los pagos que se realizan.

• Determinar el periodo o periodos contratados.

• Pago de multas por equivocaciones.

5. Pérdida de talento de la empresa. Uno de los grandes errores que se cometen al contratar este servicio es pensar en reducir al personal del departamento. Por el contrario, la experiencia y trabajo que han desarrollado estos colaboradores es de suma importancia para fortalecer áreas que son estratégicas, como por ejemplo el bienestar de los empleados. Una prueba de ello es la realización de programas y planes de compensación y retención, donde se analicen formas de flexibilización y de salario emocional. Hay que recordar que aspectos más “intangibles”, como el clima laboral, los incentivos y el reconocimiento, entre otros, juegan actualmente un papel, inclusive más importante, que un salario alto. El salario emocional, por su parte, es la retribución intangible que los profesionales pretenden obtener: tiene que ver con la flexibilidad de horarios, el desarrollo de carrera, la seguridad en el puesto de trabajo y el aprendizaje continuo. De igual manera, deberán hacer el control al proveedor y resolver problemas que puedan presentarse con la tercerización del proceso.

6. No alinear la estrategia corporativa con la cultura organizacional. La puesta en marcha del outsourcing debe obedecer a una estrategia clara de la organización, en el sentido de transmitir a los colaboradores los beneficios a los que se llegará con la agilización de procesos, por medio de un mensaje de evolución y mejora corporativa. Para este tema hay que tener en cuenta:

• Comunicación efectiva: expresar a los integrantes de la compañía por medio de campañas de expectativa y de posicionamiento, el éxito que está logrando la organización con procesos mejorados, además de anunciar el desarrollo e implementación de planes y programas enfocados al bienestar de los colaboradores.

• Indicadores: el departamento de RR.HH. debe implementar métricas que le permitan identificar los resultados del trabajo en diferentes áreas, y especialmente, de la inversión en outsourcing de nómina, como por ejemplo, tiempos de respuestas en pago de salarios, costo de errores por liquidaciones mal realizadas, pago de multas o sanciones por incumplimientos de ley, gastos de licenciamiento de software e infraestructura tecnológica, entre otros.

• Flexibilidad: para el éxito del proceso es necesario realizar con el contratista una labor de sensibilización para que conozca, comprenda y se adapte con prontitud a la cultura de la organización para la cual prestará el servicio. Esto facilitará su trabajo y mejora continua.

Por último, hay que prever establecer un tiempo prudencial para que los proveedores concursen y presenten sus propuestas de acuerdo con las necesidades de la organización. Hay que aprovechar la amplia gama de oferentes de este tema, así como la mejor forma de trabajo, en la que los contratos de permanencia ya no son una obligación.

El Nuevo Office 365

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P2-Sharepoint-public-web-site-in-edit-modeOffice 365 Pequeña Empresa Premium Preview

Potencie su negocio con los últimos servicios y herramientas de Office

Esta es la próxima generación de Office, un servicio más eficaz que transforma la forma de realizar las tareas. Office 365 es la elección inteligente para administrar su negocio de forma eficiente y profesional, sin necesidad de experiencia técnica.
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10 motivos principales para Office 365 Small Business Premium

1. Office es mejor que nunca

Con las últimas versiones de aplicaciones Office de confianza, puede crear documentos atractivos, ganar mejores perspectivas de sus datos y entregar presentaciones persuasivas con toda confianza.

2. Office se mueve con usted

Inicie sesión en su cuenta y sus aplicaciones, documentos y configuraciones personales de Office estarán exactamente ahí, tal como los dejó (se necesita PC con Windows 7 u 8 y conexión a Internet).

3. Use un correo electrónico profesional más elegante

Céntrese en los mensajes más importantes en su bandeja de entrada y disfrute de una completa gama de herramientas de correo, horarios y lista de tareas en Outlook. Cuando esté lejos de su escritorio, Outlook Web App le dará acceso táctil a su correo, calendario y contactos.

4. Construya un sitio web empresarial con facilidad

Cree fácilmente un sitio web público con plantillas modernas y personalícelo para adaptarlo a su negocio. Agregue botones de uso compartido para llegar a nuevos clientes en Facebook y otras redes sociales.
Modo de edición de sitio web
5. Reunión en alta definición

Celebre reuniones en línea con clientes y asociados de forma más eficaz, gracias a la videoconferencia de alta definición, el uso compartido de pantalla y la herramienta para tomar notas en tiempo real.

6. Conecte con clientes y asociados

Invite a contactos ajenos a su empresa a trabajar con usted en documentos, comparta su calendario y comuníquese en tiempo real a través de diversos servicios de mensajería instantánea.

7. Trabaje en conjunto como un equipo

Con unos pocos clics, configure un sitio de grupo que le permita a usted y a sus compañeros trabajar juntos en documentos, así podrán comentar y realizar cambios en el mismo documento al mismo tiempo.

Sitio de grupo.

8. Almacene documentos personales en la nube

Almacene sus archivos en un área de almacenamiento privado en línea para mantener los archivos seguros aunque el equipo falle. Los archivos se mantienen sincronizados con una carpeta en su PC para que pueda acceder a sus documentos aunque esté desconectado.

9. Sitúe a las personas en el centro

Información sobre sus contactos personales, contactos de empresa compartidos y redes sociales se reúnen en una sola vista para que siempre que vea el nombre de una persona en Office 365, pueda interactuar fácilmente con ella.

10. No se necesita experiencia en TI

Un nuevo portal web hace más fácil que nunca configurar, administrar y proteger Office 365.

Portal web simplificado