5 soluciones tecnológicas para tu PyME

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¿Tu empresa no posee un sistema de gestión?, ¿quiere agilizar los procesos productivos?, ¿deseas aumentar la competitividad y reducir los costos?, ¿necesitas eficientar los flujos de información?

 

Si es así, probablemente ha llegado el momento de invertir o reinvertir en Tecnologías de la Información, renglón que puede ser un soporte importante para mejorar la competitividad.

 

Y es que las Tecnologías de Información pueden ayudar a mejorar la productividad de todas las funciones de la empresa, y además de mejorar el flujo de información dentro y entre las Unidades del Negocio, por lo que toda organización que pretenda ser efectiva deberá de explotar y administrar todas éstas tecnologías para dar un valor agregado a toda la organización.

 

Para saber si ha llegado el momento de invertir hay que evaluar si hay pérdida de rentabilidad, escaso crecimiento, menor productividad o costos excesivos derivados del mantenimiento de la actual plataforma tecnológica.

 

A continuación te damos una guía de lo que quizá haga falta en tu organización:

 

Enterprise Resource Planning (ERP). Esta solución integra los procesos del negocio como recursos humanos, finanzas y operaciones. Al integrar y ‘cruzar’ información, favorece la toma de decisiones en tiempo real y la elaboración de pronósticos. Sus diferentes módulos permiten realizar una planeación integral estratégica, monitorear el desempeño diario, mantener una comunicación efectiva con los accionistas, medir la liquidez, manejar portafolios de inversión y optimizar el desempeño de los recursos humanos.

PyMEtip: Echa un vistazo a Microsoft Dynamics ERP

 

Customer Relationship Management (CRM). Es una solución para identificar, calificar, adquirir, desarrollar y retener  de forma creciente y constante la lealtad del cliente; ayuda a tener en el radar la entrega del producto o servicio solicitado, a la persona correcta, por el canal adecuado, en el tiempo prometido y al precio justo. Generalmente es utilizado por personal de mercadotecnia, ventas, servicio al cliente y demás áreas involucradas con las labores de estos departamentos, como almacén y compras.

PyMEtip: Echa un vistazo a Microsoft Dynamics CRM

 

Seguridad. Dado el incremento de delitos informáticos, es importante que los sistemas de tu empresa cuenten con todos los candados para evitar un ataque o intrusión. Los consultores en TI recomiendan que el gasto en este rubro sea proporcional al valor de los activos que se quiera proteger.

PyMEtip: No olvides mantener al día tus licencias.

 

Servicios en la nube. Si quieres aumentar tu productividad y reducir costos en materia de TI, te recomendamos echar un vistazo a los servicios basados en la nube. Con ellos, puedes disfrutar del servicio bajo un esquema de demanda que contempla pago por usuario.

 

PyMEtip: Microsoft cuenta con diversas soluciones en la nube, como Microsoft Office 365, que ofrece suites para pequeñas y medianas empresas.

 

Cambio de hardware. La inversión en este rubro debe orientarse a optimizar tiempos y agilizar los procesos. Esta misma lógica debe emplearse a la hora de comprar servidores, impresoras, escáners y todo tipo de consumibles. Asegúrate de que todas sus licencias están en orden.

PyMEtip: Se recomienda cambiar equipos (o al menos evaluarlo) cada tres años.

 

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Factura electrónica bajará el índice de evasión fiscal en México

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Ciudad de México.- El nuevo esquema de facturación de Comprobante Fiscal Digital (CFDI) al que tienen que migrar alrededor de 4 millones de contribuyentes en México bajaría los índices de evasión fiscal e incrementaría el nivel de recaudación en el país que actualmente es del 10 %, aseguró la empresa mexicana wFactura.

De acuerdo a un estudio de wFactura, la certificación de una factura CFDI por un PAC no debe tardar más de 1 segundo en realizarse. Una vez que se ¨timbra” o certifica la factura, es enviada de vuelta al contribuyente y el PAC se conecta de forma simultánea con el SAT para declarar la certificación de dicho comprobante.

De esta forma, el contribuyente no tiene que generar un reporte mensual y el SAT está notificado del movimiento pudiendo llevar un control estricto de cada uno de los contribuyentes, informó Omar Gutiérrez, director general de wFactura.

El CFDI es la nueva apuesta del gobierno para digitalizar las finanzas del país y la forma más práctica y segura para llevar un mejor control. Para este proceso el SAT ha certificado a 68 Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que están atendiendo a los contribuyentes que por tener ingresos que ascienden a 250 mil pesos anuales están obligados a adoptar este nuevo esquema antes del 2014.

Según datos del SAT son 1 439 millones 427 mil 546 Comprobantes Fiscales Digitales por Internet que han sido expedidos hasta el momento por los 681,356 contribuyentes que ya cuentan con el esquema de facturación CFDI. Sin embargo aún falta la adopción por parte de un 80 % de los contribuyentes y se espera que para el 2014 esta cifra se incremente de forma exponencial.

El director de wFactura un PAC autorizado con más de 8 años de experiencia, aseguró que para la facturación electrónica CFDI el contribuyente tiene que generar un archivo XML que integre el Certificado de Sello Digital expedido por el SAT y para validarla está obligado a enviarla a un PAC que certifica su autenticidad a través de un “timbre” que le incorpora a la factura electrónica, añadió el ejecutivo.

Para asignarle un timbre a la factura, el PAC revisa que la fecha de envío del documento y la de recepción para su certificación no exceda las 72 horas. También, que el Certificado de Sello Digital (CSD) del contribuyente esté vigente en la fecha de generación del comprobante y que corresponda al emisor del CFDI y comprueba que la estructura del documento cumpla con los requisitos del SAT.

Si la factura cumple con los requisitos el PAC le asigna un “timbre” que es un conjunto de datos que van encriptados en una cadena de información que incluye el número de folio asignado por el SAT, la fecha y hora de certificación, el número de serie del certificado digital, el certificado digital del CFDI y el sello del SAT, explicó Daniel Cañizares, director comercial de wFactura.

La tecnología empleada para la elaboración del “timbre” no permite la clonación, copia ni alteración de esta certificación. De tal modo que si la factura electrónica no cumpliera con los requisitos, el PAC automáticamente lo detecta y lo reenvía de regreso sin certificación al contribuyente, aseguró Cañizares.

La apuesta del SAT a través de los PAC dará mayor garantía y seguridad a los contribuyentes que expedimos facturas, a la vez que se eliminarán por completo la facturación en papel, evitando así, la circulación de documentos apócrifos, aseguró el ejecutivo.
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Razones para adoptar la factura electrónica

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No hay vuelta atrás, a partir del primer minuto del 2014, todos los contribuyentes que no se han cambiado al esquema de facturación electrónica y que tengan ingresos mayores a 250,000 pesos anuales tendrán que hacerlo bajo el concepto de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

¿Por qué? Es una disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT) con la que se busca tener un mejor control de los contribuyentes, en otras palabras, normalizarlos.

La Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (Amexicap) estima que serán 4.6 millones de contribuyentes los que se sumarán a la facturación electrónica.

Si estás obligado a realizar la migración, te preguntarás cuáles son los beneficios. Imagina todos los pasos previos que tienes que realizar antes de que una factura llegue a su destino de manera convencional: impresión, resguardo, costos de envío. Según la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, con la factura electrónica ahorrarías alrededor de 80% de todo ese proceso.

Incluso el SAT ha recomendado a los contribuyentes que no están obligados a facturar electrónicamente a hacerlo, debido a que, asegura, la e-factura ha transformado la forma de hacer negocios en México. “Los contribuyentes han visto beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas, por lo que han incrementado paulatinamente su uso”, explica.

Y es que según Enrique Gómez, director general de Carvajal Tecnología y Servicios, proveedor autorizado de certificación y José Martínez, gerente de Efactura de Praxis, el SAT ha hecho continuos ajustes a la factura electrónica y no se descarta que se vuelvan a modificar las reglas o límite de ingreso y, por tanto, que más contribuyentes tengan que mudar a la e-factura.

Es una realidad que la tecnología ha permeado en todas la áreas de la vida diaria. ¿Por qué no hacerse la vida más fácil? ¿Por qué decirle sí a la factura electrónica? No importa si eres persona física o moral, si tienes una empresa grande o pequeña, “ya no es necesario ser una súper empresa para poder venderle a los grandes y con la factura electrónica los contribuyentes dan el primer y más importante paso para ello”, afirma Enrique Gómez.

Paso a paso

¿Los engorrosos trámites te detienen 
para adoptar la 
e-factura? Sólo es cuestión de organizarte y seguir estos pasos:

1. Tener la Firma Electrónica, mejor conocida como Fiel. En caso de no contar con ella, sólo tienes que concretar una cita en el SAT, para que te la otorguen.
2. Después, tiene que tramitar un sello digital vía electrónica, también con el SAT.
3. Finalmente, debes decidir si utilizas el servicio gratuito de facturación que te ofrece el organismo fiscalizador o elegir entre los 69 proveedores autorizados que puedes localizar en el portal de Internet.
Consejos

Si decidiste facturar 
a través de un proveedor:

Antes que nada, debes 
saber que existen 69 proveedores autorizados de certificación (PAC), que son las personas morales que validan los CDFI generados por los contribuyentes.

Hay diferentes especializaciones, desde el retail, sector financiero, automotriz, hasta servicios de tecnología. Entre más cerca esté el proveedor de tu giro, las cosas fluirán adecuadamente.

4 competencias del líder de empresa

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Todos los días escuchamos hablar de liderazgo en las diferentes esferas de la vida, pero ¿sabes lo que significa ser un verdadero líder para tu organización? ¿Conoces cómo ejercer un liderazgo legítimo?

 

A continuación te presentamos cuatro competencias básicas que debe poseer todo líder de empresa. ¡Toma nota!

 

Inteligencia emocional. Una investigación realizada por The Consortium for Research on Emotional Intelligence in Organizations, arrojó un resultado sorprendente: El éxito profesional se debe un 23 por ciento a nuestras capacidades intelectuales y un 77 por ciento a nuestras aptitudes emocionales. Esas competencias emocionales se definen como la capacidad de sentir, entender, aplicar y agudizar las emociones como fuente de energía humana para fortalecer competencias en los cuatro ámbitos de la persona: espiritual, emocional-social, intelectual y físico.

 

 Carácter. No es algo que se hereda: Es algo que se desarrolla con el tiempo y con las experiencias y que puede corregirse con voluntad y disciplina.

Adquirimos un carácter por medio de las personas que nos rodean, así como de nuestros héroes y de los modelos que nos imponemos. El carácter es un resultado directo de la actitud mental.

 

Ética y valores. Se refiere al código de conducta  código de conducta que permite actuar con congruencia y respeto hacia sí mismo, los demás y la compañía.

En el ámbito corporativo se requiere definir cuáles son los valores clave requeridos en los diversos puestos ya sean gerenciales o directivos, a fin de apoyar el trabajo en equipo, fomentar la innovación, entre otros aspectos.

 

Liderazgo versátil. Los líderes más efectivos son aquellos que manejan diversos estilos de liderazgo de acuerdo con la situación, el entorno y la persona.

 

Dichos estilos comprenden el modelo coercitivo, que se utiliza para alcanzar resultados inmediatos; directivo, que construye la misión y dirección a la que se quiere llegar; afiliativo, que genera armonía entre los miembros del equipo; democrático, que crea compromiso a través de las ideas que se comparten; marcapasos, que busca la excelencia a través de fijar metas muy retadoras, y tutorial, que se enfoca en hacer que otros aprendan.

Guía para optimizar gastos de TI

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Comprobado. Las organizaciones se enfrentan al desafío de optimizar sus costos en materia de TI. Frente a ese panorama Gartner, líder mundial en investigación de tecnologías de la información, puso en marcha un estudio mundial aplicado a 2 mil 53 CIOs. ¿El objetivo? Conocer las estrategias de ahorro en TI.

 

Al respecto, Sanil Solanki, director de investigación de Gartner, dijo que las organizaciones frecuentemente no logran los resultados deseados a través de sus iniciativas de optimización, por lo que los costos terminan retornando al negocio.

 

“Los CIOs deberían considerar la incorporación de cinco principios clave en sus prácticas de optimización de costos a fin de sentar la base para la mejora continua. Estos principios están preparados para evitar el peligro de iniciativas tácticas de costos, que tal vez generan ahorros al comienzo pero pueden significar un retorno de costos a la empresa en el largo plazo”, indicó.

 

A continuación te presentamos los principales hallazgos del estudio. Analiza la información y determina qué puedes hacer en tu empresa para reducir los gastos en ese renglón.

 

Transparencia: Prácticas maduras de transparencia TI son un prerrequisito para mejores decisiones de oferta y demanda y permiten que muchas empresas optimicen costos y los recorten en la forma correcta. Con transparencia, los beneficios adicionales incluyen mejor gestión de demanda, identificación de valor comercial, la capacidad de manejar TI como un negocio, mejor capacidad de cálculo TI y  mejor comercialización de la competencia TI en general.

 

Agilidad: El desafío de optimizar costos TI no sólo se trata de reducir el precio unitario de TI, sino también de mantener un balance entre costos unitarios más bajos y abastecimiento de TI de una forma flexible para que la organización pueda suprimir o agregar recursos/costos en respuesta a cualquier cambio proveniente de factores internos y externos.

 

Rendición de Cuentas: A fin de que TI sea optimizada continuamente, los líderes deben apropiarse del futuro de sus departamentos. Los líderes deben comprometerse con la empresa para manejar la capacidad, características y funciones que TI provee. Si éstos últimos pueden predecir mejor, con cierto grado de certeza, las demandas de TI, ellos estarán en una fuerte posición para abastecer TI de la forma más óptima.

 

Simplificación: Consiste en  reducir la complejidad para recortar costos. Los sistemas TI son inherentemente complejos, pero una falta de plataformas estándar, procesos comerciales inconsistentes y servicios TI pobremente definidos y niveles de servicios son más propensos a aumentar los costos de TI.

 

Disciplina: Asegura que la optimización de costo tenga un dueño responsable y esté conducido desde la cima (normalmente por el CIO). Las organizaciones que hacen esto bien crean un equipo que incluye profesionales de TI externos para asegurar que las soluciones de optimización consideren los resultados comerciales y restricciones en lugar de proporcionar especificaciones puramente técnicas.

 

Razones para decirle sí a la factura electrónica

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No hay vuelta atrás, a partir del primer minuto del 2014, todos los contribuyentes que no se han cambiado al esquema de facturación electrónica y que tengan ingresos mayores a 250,000 pesos anuales tendrán que hacerlo bajo el concepto de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

¿Por qué? Es una disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT) con la que se busca tener un mejor control de los contribuyentes, en otras palabras, normalizarlos.

La Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación estima que serán 4.6 millones de contribuyentes los que se sumarán a la facturación electrónica.

Si usted está obligado a realizar la migración, se preguntará cuáles son los beneficios. Imagine todos los pasos previos que tiene que realizar antes de que una factura llegue a su destino de manera convencional: impresión, resguardo, costos de envío. Según la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, con la factura electrónica usted ahorraría alrededor de 80% de todo ese proceso.

Incluso el Servicio de Administración Tributaria ha recomendado a los contribuyentes que no están obligados a facturar electrónicamente a hacerlo, debido a que, asegura, la e-factura ha transformado la forma de hacer negocios en México.

“Los contribuyentes han visto beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas, por lo que han incrementado paulatinamente su uso”, explica.

Y es que según Enrique Gómez, director general de Carvajal Tecnología y Servicios, proveedor autorizado de certificación, el SAT ha hecho continuos ajustes a la factura electrónica porque busca tener un mayor control, por lo que no descarta que se vuelvan a modificar las reglas o límite de ingreso y, por tanto, que más contribuyentes tengan que mudar a la e-factura.

Es una realidad que la tecnología ha permeado en todas la áreas de la vida diaria. ¿Por qué no hacerse la vida más fácil?

¿Por qué decirle sí a la factura electrónica? No importa si usted es persona física o moral, si tiene una empresa grande o pequeña, “ya no es necesario ser una superempresa para poder venderle a los grandes y con la factura electrónica los contribuyentes dan el primer y más importante paso para ello”, afirma Enrique Gómez.

PASO 
A PASO

¿Los engorrosos trámites lo detienen 
para adoptar la 
e-factura? Sólo es cuestión de organizarse y seguir estos pasos:

  1. Tener la Firma Electrónica, mejor conocida como Fiel. En caso de no contar con ella, sólo tiene que concretar una cita en el SAT, para que se la otorguen.
  2. Después, tiene que tramitar un sello digital vía electrónica, también con el SAT.
  3. Finalmente, debe decidir si utiliza el servicio gratuito de facturación que le ofrece el organismo fiscalizador o elegir entre los 69 proveedores autorizados que se pueden localizar en el portal de Internet.

Guía para emitir facturas electrónicas

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Aunque la factura electrónica es una obligación fiscal para los contribuyentes que obtienen ingresos superiores a los 250 mil pesos anuales, se calcula que en México 80% de las 3.5 millones de empresas que están obligadas a migrar antes del 2014 a este nuevo formato, aún no cuenta con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

 

Según estadísticas del SAT, solamente 223 mil 930 organizaciones de ese universo empresarial ya cuenta con la facturación CFDI, lo que representa alrededor del 6% del total de compañías obligadas a adoptar el nuevo esquema de facturación.

 

Al respecto, Omar Gutiérrez director general de wFactura, firma especializada en facturación electrónica, indica que la transición de las empresas a la facturación CFDI es lenta debido al desconocimiento o complejidades técnicas.

 

Lo que es un hecho, es que la demora puede salir cara al impactar de manera negativa en la competitividad y productividad de las empresas. Esto porque el CFDI facilita la gestión contable y administrativa, disminuye hasta 90% los costos de impresión, minimiza  el margen de error en el proceso de facturación y conciliación de la información y elimina gastos de mensajería y almacén de archivo muerto.

 

¿Te interesa migrar cuanto antes a este esquema? ¡Sigue estos pasos!

 

1. Obtén tu firma digital.  También se le conoce como Firma Electrónica Avanzada. Es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico cuyo objetivo es identificar al emisor del mensaje como su autor legítimo; hace las veces de firma autógrafa. Se requiere para solicitar folios y certificados de sello digital requeridos para la emisión de

 

2. Tramita un certificado de sello digital. Es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.  Se utiliza para firmar de manera digital las facturas electrónicas.

 

3. Utiliza un sistema informático. Es necesario para la generación de facturas electrónicas. Puedes desarrollarlo tú mismo o contratarlo a un tercero.

 

Recuerda que tus facturas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos:

 

• Clave del Registro Federal de Contribuyentes.

 

Régimen Fiscal conforme a la Ley del ISR.

 

• Domicilio del local o establecimiento.

 

• Número de folio y sello asignado por el SAT.

 

• Lugar, fecha de expedición y forma de pago.

 

Finalmente recuerda que una vez que te ‘subas’ a este formato, deberás entregarlas a tus clientes en un dispositivo de almacenamiento (memoria USB, por ejemplo) proporcionado por el receptor, por correo electrónico a una cuenta del receptor o descargarla desde una página en Internet dispuesta por el emisor.

 

Para más detalles de este requisito fiscal, ingresa a la página del SAT