Corte Anual en Aspel-SAE 7.0

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Cuando se concluye un ejercicio fiscal y se va a iniciar la captura de las operaciones del nuevo ejercicio, es necesario efectuar el proceso de Corte Anual, el cual inicializa los montos acumulados de Ventas y Compras, datos que Aspel-SAE controla en los catálogos de   Clientes, Proveedores e Inventarios, en los campos de acumulados

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La finalidad del Corte Anual es preparar la base de datos para que en las estadísticas y reportes sólo se incluyan los montos correspondientes a las operaciones del nuevo ejercicio.

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Figura 2. Inventarios – Acumulado anuales de ventas y compras

 

Procedimiento para realizar el Corte Anual:

 

  1. Estar en el último día de captura del año que concluye.
  2. Realizar un respaldo de la información.
  3. Emitir todos los reportes y estadísticas necesarios.
  4. En el menú Procesos / Corte anual, seleccionar el(los) archivo(s) a procesar o bien la opción Todos, como se muestra en la siguiente imagen.

 

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                                                              Figura 3. Proceso de Corte Anual

 

Una vez elegida la opción (Clientes, Proveedores, Inventarios o Todos), el sistema envía el mensaje de validación, al aceptar el mensaje se efectúa el proceso.

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                                                Figura 4. Confirmación del proceso de Corte Anual

 

 

 

? Nota: En caso de no efectuar el Corte Anual el último día del año y continuar la captura de operaciones ya con fechas del nuevo ejercicio de trabajo, se puede llevar a cabo el proceso de Corte anual en la fecha que se encuentre en ese momento, por ejemplo, 16 de Enero del 2017, y posterior al Corte Anual se debe realizar el proceso de Actualización de archivos el cual se encuentra en el menú Procesos / Actualización de archivos, Ventas y/o Compras.

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                                                      Figura 5. Actualización de ventas y compras

 

 

Este proceso se efectuará indicando el rango de fechas a partir del primer día del año y hasta el día de captura actual.

 

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                               Figura 6. Indicando rango de fechas de actualización de archivos

 

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Cierre de Ejercicios Fiscales en el Sistema Aspel-COI 8.0

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La creación de la póliza de cierre consiste en saldar las cuentas de resultados y determinar la pérdida o ganancia contable del ejercicio.

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Este proceso se lleva a cabo de una manera sencilla en Aspel-COI utilizando la opción de Póliza de cierre. Pero antes de realizar dicho proceso se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

 

  • Ejecutar el proceso de contabilización, si es que se tiene desactivado el parámetro “Contabilización en línea” o si ocasionalmente se hizo un cambio de dicho parámetro.
  • Revisar que los archivos de datos no contienen errores, este proceso se lleva a cabo desde el menú Configuración/ Control de archivos habilitando la casilla “Seleccionar todas las tablas”, posteriormente presionar el ícono “Diagnóstico y Recuperación”.
  • Si se usa la opción de “Guardar pólizas no cuadradas”, es necesario comprobar que no existan pólizas pendientes de cuadre, es decir, se hayan realizado los asientos contables correspondientes.
  • Realizar el traspaso de saldos.

 

 

A continuación se describe el proceso cierre de Ejercicios Fiscales:

 

1.     Configuración de parámetros de sistema

 

  • Ingresar Menú Configuración / Parámetros del Sistema / Sección Pólizas

 

  1. a) Ubicarse en el mes de cierre fiscal, para nuestro caso Diciembre, comprobamos que en el parámetro “Mes de ajuste después de” esté seleccionado Diciembre.

 

NOTA: Es importante señalar que el sistema permite realizar el cierre del ejercicio en cualquier mes del año, por ello, el sistema crea el mes de ajuste después del mes de cierre fiscal que se asigne en Parámetros del Sistema. Cabe mencionar que el mes de cierre fiscal es manipulable debido a que en otros países de Centro y Sudamérica, se manejan diferentes meses de cierre fiscal; también funciona para aquellas empresas que se declaran en quiebra en cualquier mes del ejercicio y se requiera para ello, registrar el cierre.

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                                             Figura 1  Parámetros del Sistema / Pólizas.

 

 

  1. b) Crear el siguiente periodo (Ajuste).

 

  1. c) Una vez creado el Mes de Ajuste, cambiarse a ese periodo, en este momento es oportuno realizar los ajustes contables correspondientes a las cuentas de balance y de resultados en caso de que sea necesario, es recomendable realizar ajustes que
  2. afecten a estas cuentas, antes de generar la póliza, pues la información del resultado fiscal se puede ver modificado por estas variaciones.

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Figura 2 Periodo de Ajuste

2.     Generación de póliza de cierre

 

  • Ingresar Menú Procesos / Póliza de cierre

 

Puntos a considerar:

 

  • En este mes de ajuste, debe existir la cuenta contable donde se registrará el resultado del ejercicio, y en caso de trabajar con Departamentos, las cuentas contables deben tener la asignación de departamentos correspondiente.

 

  1. a) Asignar la cuenta inicial y final de las cuentas de resultados, así como la cuenta del resultado del ejercicio o cierre.

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Figura 4. Generación de la póliza de cierre.

 

  • Si se trabaja con departamentos se podrá activar la opción “Por Departamento” para crear una póliza con los montos correspondientes a cada uno de los departamentos.
  • Si se trabaja con departamentos y se desea generar una sola póliza, no será necesario elegir el departamento ya que Aspel-COI asociará el departamento y monto correspondiente por cada una de las cuentas a saldar.

 

  1. b) El sistema genera la póliza con la información del cierre.

 

  1. c) Por último se tiene que contabilizar la póliza, para afectar el saldo de las cuentas.

 

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                                                 Figura 5 Contabilización de la póliza.

 

Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualaran a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada.

 

Realizado este proceso, se crea el primer mes del siguiente ejercicio, en este caso enero de 2017 para iniciar la captura de información correspondiente a ese año.

 

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Decimales en cantidades y precios en los sistemas Aspel.

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En el presente documento, se describe la manera en que los sistemas Aspel trabajan con la cantidad de decimales (en precios y cantidades) y la forma en que estos se ubican en el CFDI. Esto con el fin de apoyar al usuario para que tenga la certeza de que sus comprobantes emitidos están alineados con lo que solicita la autoridad en el estándar y en la guía de llenado (da clic aquí para verla).

 

A continuación un ejemplo de cómo los sistemas Aspel operan con los decimales:

 

Se tiene una configuración de dos decimales en precios y montos, y se requiere generar un CFDI v3.3 por la venta del siguiente producto y cuyos montos son los que el usuario puede ver en el sistema:

 

Cantidad Descripción IVA Precio unitario Total partida
1 Juego de pinzas 16% 2465.20 2465.20
 

 

 

 

 

 

IVA 394.43
Total 2859.63

 

Para este caso, en el nodo de Impuestos del CFDI se tiene lo siguiente:

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Se puede notar que existe una diferencia en el campo “Importe” del nodo de Impuestos por partida, el cual se presenta con tres decimales (394.432) ; y el nodo de TotalImpuestosTrasladados que solo presenta dos (394.43).

 

En las especificaciones técnicas y en la guía de llenado se especifica para cada uno de los productos en el campo del Importe lo siguiente:

 

“El valor de este campo será calculado por el sistema que genera el comprobante y considerará los redondeos que tenga registrado éste campo en el estándar técnico del Anexo 20”

 

En otras palabras, el sistema en el cual se genere la factura realizará las operaciones necesarias para ingresar la cantidad correcta y de acuerdo con las nuevas validaciones para el CFDI v3.3 considerado todos los decimales resultantes de la operación.

Para el nodo “TotalImpuestostraslados” se especifica que:

“Es el total de los impuestos trasladados que se desprenden de los conceptos contenidos en el comprobante fiscal, el cual debe ser igual a la suma de los importes registrados en la sección Traslados, no se permiten valores negativos y es requerido cuando en los conceptos se registren impuestos trasladados. Este campo debe tener hasta la cantidad de decimales que soporte la moneda“

 

De acuerdo con esta descipción, las cantidades en este nodo se registrarán siempre redondeando los importes a los decimales que maneja la moneda en la operación, por lo que cualquier cantidad que componga este nodo, será redondeada sin importar la cantidad de decimales que acumuló anteriormente. Es decir, si el importe del impuesto en las partidas es de 394.432, para el acumulado en el nodo TotalImpuestosTraslados y cada uno de los subnodos, el importe será 394.43, ya que se está redondeando a dos decimales.

 

A continuación se ilustra la forma en que opera el sistema con un producto de costo unitario 95.265. En la imagen se observa en la columna del precio unitario la cantidad 95.2650, mientras que en el subtotal se respetan los decimales indicados en el catálogo de monedas dejando un resultado de 95.27.

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Considerando estas premisas, los usuarios pueden estar seguros de que los comprobantes generados con los sistemas Aspel cumplen con todas las especificaciones establecidas por la autoridad y por tal motivo, son válidos.

 

IMPORTANTE   

La autoridad ha indicado que estás reglas se van a aplicar en los TOTALES DEL DOCUMENTO y en los TOTALES DE IMPUESTOS, y que a nivel concepto o partida está permitido el uso de hasta 6 decimales.

 

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Cierre del ejercicio en Sistemas Aspel

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El año 2017  termino y quizá muchos se pregunten como iniciar operaciones nuevas en sus sistemas Aspel, es por ello que les traemos un video tutorial de cómo dar por concluido su Ejercicio fiscal en su Sistemas Aspel SAE, COI y NOI para iniciar con la captura de sus operaciones del nuevo Ejercicio 2018.

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SAE 7.0

Se llama “Corte Anual” al Cierre del Ejercicio, el cual inicializa los montos acumulados de Ventas y Compras controlados en los campos de acumulados desde los Catálogos de Inventarios, Clientes y Proveedores respectivamente. Este proceso hace un corte como el nombre lo indica para que los reportes y estadísticas solicitados incluyan los Montos de las operaciones del Nuevo Ejercicio.

Realizar para el Corte Anual se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al Sistema en el ultimo día de captura del Año.

2. Ingresar un el menú Utilerías / Corte Anual y seleccionar la opción de Todos o bien si solo queremos realizar cortes específicos seleccionar la opción deseada.

Es importante que se realice un respaldo previo de toda la información, así como de emitir todos los reportes y estadísticas necesarios del año que termina.

3. Aceptar las ventanas de avisos y confirmación para que el proceso se efectúe.

Si el proceso no se realiza el ultimo día de la captura del año se puede realizar en el día que se encuentre aunque sea el ejercicio actual, pero posteriormente se dębe realizar el proceso de “Actualización de Archivos” dentro del menú Utilerías / Actualización de Archivos / Actualización de ventas y compras. Donde se dębe indicar el rango de fechas a partir del primer día del año y la fecha real de captura.

NIO 8.0

Se llama “Cierre del Ejercicio” el cual depura los acumulados, registros de Trabajadores, percepciones y deducciones y Movimientos, limpiara para el ejercicio nuevo todo aquello con estatus de baja y con fecha anterior al de la fecha de corte. Este proceso realizara los siguientes operaciones:

– Elimina Trabajadores, Percepciones y Deducciones con estatus de Baja

– Elimina movimientos generados cuya aplicación sea “solo esta nomina”, de cambio de salarios y faltas capturadas.

– Inicializa los acumulados de la Empresa, de Trabajadores (Excepto los que se utilizan para el calculo de parte variable de del IMSS)

Para realizar el cierre del ejercicio se deben seguir los siguientes pasos:

Es importante que se realice un respaldo previo de toda la información así como de emitir todos los Reportes y Estadísticas necesarios del año que Termina.

1. Crear el siguiente periodo, es decir el primero del siguiente ejercicio, actualizando los calendarios del siguiente año.

2. Entrar en ese periodo creado, se dębe realizar el Corte anual como lo sugiere el sistema desde el  menú Procesos / Corte anual.

3. Seleccionar las fechas de vencimiento para el corte que se van a considerar en los acumulados, Vacaciones, salarios y bajas de Trabajadores.

Por recomendación el sistema sugiere las fechas que para el caso de Vacaciones, Salarios y Baja de Trabajadores se considera de dos años anteriores, para no perder el historial por cálculos de la PTU, Vacaciones gozadas, entre otros.

4. Revisar los Parámetros de la nómina:

– Número de la nómina

– Días del Año

– Tipo de Cálculo

-El Salario Mínimo establecido en la zona

– Cuotas de Cálculo del IMSS

– Vigencia de las tablas del Sistema

– Calendarios

COI 8.0

Se llama “Cierre de Ejercicio Fiscales” y su objetivo principal es saldar las cuentas de resultados y determinar la perdida o ganancia del Ejercicio. Para ello se hace uso de una póliza llamada “Póliza de Cierre”.

Para el Cierre del Ejercicio Fiscal se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicarse en el mes de cierre fiscal, y verificar o seleccionar en Parámetros del Sistema que este activa la opcion “Mes de ajuste despues de Diciembre”.

-Es importante revisar también que si no esta habilitada la opción de contabilización en linea se realice el proceso de contabilización desde el menú de Procesos / contabilización.

-Revisar que la BASE DE DATOS no contenga errores con el proceso de “Control de Archivos” desde el menú Utilerías / Control de Archivos con las opciones ” Diagnóstico y Recuperación “.

-No dejar ninguna póliza pendiente de cuadrar y que se haya realizado el proceso de “Traspaso de saldos”.

2. Crear el Periodo de ajuste e ingresar en ese periodo, dębe de realizar en este periodo los ajustes necesarios para las cuentas de balance y de resultados antes de hacer la póliza.

3. Realizar la Póliza de Cierre desde el menú Procesos / Póliza de Cierre, ahí asigna la Cuenta inicial y de Resultados así como la cuenta del resultado del ejercicio, si no la tiene debe crearla y en caso de usarlos asignar los departamentos de las cuentas.

4. Contabilizar la póliza para afectar los saldos de las cuentas, los saldos de las cuentas de detalle incluídas en la póliza se afectarán y pasarán a cero y la diferencia de cargos y abonos se aplicarán a la Cuenta de Resultado del Cierre.

5. Crear el siguiente periodo, es decir el primer periodo del siguiente Ejercicio para iniciar el siguiente año fiscal.

ANÁLISIS DE NOVEDADES Y MEJORAS A LAS NIF 2018

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El próximo año habrá grandes cambios políticos y económicos, además de grandes cambios sobre los instrumentos financieros y las Normas de Información Financiera (NIF), ¿estás listo para este gran reto?

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Estamos cerrando el ejercicio 2017 y, sin duda, ha sido un ejercicio con un número importante de cambios tanto en el plano contable como en el fiscal, los cuales han provocado que muchos contribuyentes tengan que redoblar esfuerzos por la carga de trabajo. Al respecto, podemos observar que, debido al mundo tan cambiante de los negocios y de la forma de realizarlos, es necesario que la normativa también sea modificada. Por lo anterior y de acuerdo con los comunicados emitidos por medio del Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF) durante el siguiente ejercicio 2018 entrarán en vigor las NIF que conforman el tema de instrumentos financieros.

Por otro lado, cabe mencionar que dentro del marco conceptual también existen algunos cambios, debido a que cuando se realizan en otras NIF se deben publicar al mismo tiempo en este, con el objeto de evitar inconsistencias entre las nuevas publicaciones y así poder realizar los cambios con toda la normativa necesaria para darle forma al cambio.

Un cambio relevante que podremos encontrar dentro de la nueva publicación de las NIF será un nuevo concepto o ampliación respecto a “valor razonable”, así como los cambios del marco conceptual, los cuales serán cada vez más apegados a los estándares internacionales.

Por lo anterior, podemos observar que tan sólo con el cambio conceptual de “valor razonable” se debió incorporar éste en todas las secciones que es mencionado el concepto, por ejemplo, en toda la normativa que estudia a los instrumentos financieros. Dentro de la publicación de las NIF, también podremos encontrar una ampliación al glosario de términos, esto con el objeto de entender un poco más los cambios conceptuales de este ejercicio.

Entonces, si bien es cierto que existen algunos cambios en varias secciones, la mayor parte se encuentra centrada en el tema de “instrumentos financieros”, por lo que será toda una gran responsabilidad por parte del CINIF para tener todo lo necesario para la entrada en vigor de las normativas, esto con el objeto de que en todas las secciones que se tenga que realizar algún cambio se encuentre ya especificado.

Así que, colegas contadores, el próximo ejercicio será un año lleno de cambios, no sólo en el aspecto político y económico de la nación, además de mucho estudio, ya que deberemos analizar todos los cambios en las NIF para llevar nuestra contabilidad en cumplimiento de las nuevas reglas. Por esto, debemos revisar la nueva normativa y estudiar mucho para el siguiente ejercicio 2018.

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Agradecimiento CADE 2018

Las 5 aplicaciones Office más utilizadas en México

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Existen varias aplicaciones de Office 365 que se utilizan en las empresas mexicanas, dependiendo del plan de 365 que tengan y necesidades en TI; sin embargo, de acuerdo con mi experiencia en el tema y con datos del mismo Microsoft, te comparto las 5 aplicaciones Office 365 que más utilizan las organizaciones en México:

 

 

1. Exchange Online

 

Con los servicios en línea de Exchange Online obtienes acceso seguro al correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de PCs, la web y dispositivos móviles. Asimismo, proporciona a tu organización el control y la flexibilidad que necesitas, simplificando la administración y protegiendo tus datos.

Microsoft Exchange Online está diseñado para organizaciones que desean obtener los beneficios de correo electrónico como un servicio basado en la nube, sin sacrificar las robustas capacidades de clase empresarial que proporciona Exchange Server. Diseñado sobre la misma tecnología que Exchange Server 2016, Exchange Online proporciona a las empresas las últimas capacidades, junto con potentes herramientas basadas en web para la administración en línea.

 

 

2. Office 365 Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

 

Aplicaciones de productividad que te garantizan las últimas versiones de todas las aplicaciones de escritorio de Office en todo momento. Además, con Office Web Apps, puedes obtener acceso a los documentos, el correo electrónico y los calendarios desde prácticamente cualquier dispositivo.

Ve, comparte y edita documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft OneNote en línea. Con Office Web Apps puedes llevar a cabo pequeñas tareas de edición básicas en cualquier lugar y prácticamente con cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet. Comparte los documentos con otros usuarios y edita archivos de Excel y OneNote de forma simultánea en tiempo real y en un formato uniforme, aunque los miembros de los equipos estén trabajando en una PC con una versión diferente de Office instalada, o en diferentes dispositivos.

 

 

3. Skype Empresarial

 

Es una herramienta de comunicaciones que ofrece una solución única que une voz, mensajería instantánea y conferencias de audio, vídeo y web mediante una experiencia simplificada. Con Skype Empresarial puedes reducir los costos de comunicación e incrementar la productividad de tu organización.

 

 

4. OneDrive

 

OneDrive para la Empresa es una parte integral de Office 365 o SharePoint Server y te proporciona un lugar en la nube para almacenar, compartir y sincronizar tus archivos de trabajo. Con OneDrive para la Empresa, podrás actualizar y compartir tus archivos desde cualquier dispositivo. Incluso podrás trabajar en documentos de Office con otros usuarios al mismo tiempo.

 

 

5. SharePoint

 

Es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio de SharePoint Online independiente.

Tus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, asociados y clientes. Para empezar a almacenar archivos en tu sitio de grupo.

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Falta la mitad de contribuyentes por migrar a la nueva versión 3.3: SAT

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A menos de 20 días de que venza el plazo, sólo la mitad de los entre 3.5 y 4 millones de contribuyentes han migrado a la nueva versión, a pesar de que el próximo año ya no serán validos sus antiguos comprobantes.

 

factura digital

Los contribuyentes están dejando para el último minuto la adopción de la nueva factura electrónica que entra en vigor el 1 de enero de 2018.

A menos de 20 días de que venza el plazo para emitir facturas con la Versión 3.3, solo la mitad de los contribuyentes ha migrado, indicó el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Adrián Guarneros, administrador central de Servicios al Contribuyente del SAT, indicó que entre 3.5 y 4 millones de contribuyentes emiten facturas cada mes, de ese universo han migrado a la nueva versión casi 2 millones de contribuyentes, es decir, solo 50 por ciento.

“Los contribuyentes que migren a la nueva versión 3.3 deben tener en cuenta que a partir del 1 de enero de 2018 sus facturas carecerán de validez fiscal, quizá en este momento no ven consecuencias pero después sus comprobantes no serán válidos”, comentó.

Guarneros mencionó que donde más han tenido complicaciones los contribuyentes para hacer la migración es en adecuar sus procesos para la emisión del Complemento de recepción de pagos y para identificar las claves en el Catálogo de productos de servicios.

“Los cambios en la factura están encaminados a una estandarización en el registro de la información. Donde hemos notado inquietud es en el Comprobante de recepción que, de hecho, ya existía desde 2003 pero no se emitía, y en la identificación de claves de productos o servicios”, señaló.

Es por ello que el SAT amplió los plazos para cumplir con esas nuevas obligaciones como parte de la nueva versión.

La emisión del Comprobante de recepción de pagos será obligatoria a partir del 1 de abril de 2018.

Asimismo, hasta el 30 de junio de 2018 no se considerará infracción registrar una clave que no es precisa en las facturas versión 3.3. Solo se debe poner el detalle producto o servicio y de la unidad de medida en el campo “Descripción”.

Quienes no han hecho la migración también deben considerar que el proceso de cambio y adecuación de sistemas tarda hasta 8 semanas, esto de acuerdo con firmas especializadas en facturación.

Los contribuyentes que no han hecho la migración deben tener presente que el SAT no prevé una nueva prórroga en el plazo para seguir emitiendo fracturas versión 3.2, por lo que a partir del 1 de enero de 2018 sólo serán válidas las facturas en versión 3.3.

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