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México es el país que trabaja más horas, pero es menos productivo

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De acuerdo con la OCDE, México es el país que trabaja más horas, y Alemania el que menos. Sin embargo, Alemania es el país más productivo y México tiene niveles de productividad muy bajos.

 

trabajar

Los mexicanos son los que trabajan más horas, y los alemanes, por otro lado, los que menos.

Nuevos datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), cuyos 35 miembros incluyen gran parte del mundo desarrollado y algunas naciones en desarrollo, descubrieron que el mexicano promedio gasta 2,255 horas en el trabajo por año, el equivalente a alrededor de 43 horas por semana.

países donde más se trabaja

 

Los griegos son los que trabajan más horas en Europa, a un promedio de 2,035 horas por año.

En el otro extremo del espectro, los trabajadores alemanes presentan un número comparativamente escaso, de solo 1.363 horas por año. Eso es 892 menos horas de trabajo al año que los mexicanos.

Los trabajadores en EE.UU. están en el medio con 1,783 horas.

Diferentes culturas de trabajo

Las diferentes actitudes culturales y los factores socioeconómicos juegan un papel clave en la cantidad de horas que los empleadores esperan de los trabajadores.

En México, los temores sobre el desempleo, junto con leyes laborales laxas, se traducen en que la semana laboral máxima de 48 horas rara vez se aplica.

En el tercer puesto de los que trabajan más horas está Corea del Sur, las jornadas de trabajo más largas han sido parte de un esfuerzo por impulsar el crecimiento económico.

Pero a raíz de las preocupaciones sobre los problemas sociales, incluida una baja tasa de natalidad y la disminución de la productividad, el presidente Moon Jae-in ha liderado un esfuerzo para reducir las horas de trabajo del país y dar a los trabajadores el “derecho al descanso”.

A pesar de tener hasta un término para describir la muerte por exceso de trabajo (“karoshi”), el trabajador japonés promedio hace 1.713 horas por año, por debajo del promedio de la OCDE.

Esto podría ser una sorpresa a la luz de la reputación del país de tener una cultura adicta al trabajo, lo que ha llevado a instar al gobierno a imponer un límite de horas extras.

Menos horas, más productivo

A pesar de ser el país miembro de la OCDE donde se pasan menos horas en el trabajo, Alemania logra mantener altos niveles de productividad. De hecho, el trabajador alemán promedio es un 27% más productivo que su homólogo británico.

Los holandeses, los franceses y los daneses también trabajan menos de 1.500 horas por año en promedio. Solo el 2% de los empleados daneses, que disfrutan del mejor equilibrio entre la vida laboral y personal en el mundo, realizan largas horas en comparación con el promedio de la OCDE del 13%.

 

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Las 5 aplicaciones Office más utilizadas en México

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Existen varias aplicaciones de Office 365 que se utilizan en las empresas mexicanas, dependiendo del plan de 365 que tengan y necesidades en TI; sin embargo, de acuerdo con mi experiencia en el tema y con datos del mismo Microsoft, te comparto las 5 aplicaciones Office 365 que más utilizan las organizaciones en México:

 

 

1. Exchange Online

 

Con los servicios en línea de Exchange Online obtienes acceso seguro al correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de PCs, la web y dispositivos móviles. Asimismo, proporciona a tu organización el control y la flexibilidad que necesitas, simplificando la administración y protegiendo tus datos.

Microsoft Exchange Online está diseñado para organizaciones que desean obtener los beneficios de correo electrónico como un servicio basado en la nube, sin sacrificar las robustas capacidades de clase empresarial que proporciona Exchange Server. Diseñado sobre la misma tecnología que Exchange Server 2016, Exchange Online proporciona a las empresas las últimas capacidades, junto con potentes herramientas basadas en web para la administración en línea.

 

 

2. Office 365 Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

 

Aplicaciones de productividad que te garantizan las últimas versiones de todas las aplicaciones de escritorio de Office en todo momento. Además, con Office Web Apps, puedes obtener acceso a los documentos, el correo electrónico y los calendarios desde prácticamente cualquier dispositivo.

Ve, comparte y edita documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft OneNote en línea. Con Office Web Apps puedes llevar a cabo pequeñas tareas de edición básicas en cualquier lugar y prácticamente con cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet. Comparte los documentos con otros usuarios y edita archivos de Excel y OneNote de forma simultánea en tiempo real y en un formato uniforme, aunque los miembros de los equipos estén trabajando en una PC con una versión diferente de Office instalada, o en diferentes dispositivos.

 

 

3. Skype Empresarial

 

Es una herramienta de comunicaciones que ofrece una solución única que une voz, mensajería instantánea y conferencias de audio, vídeo y web mediante una experiencia simplificada. Con Skype Empresarial puedes reducir los costos de comunicación e incrementar la productividad de tu organización.

 

 

4. OneDrive

 

OneDrive para la Empresa es una parte integral de Office 365 o SharePoint Server y te proporciona un lugar en la nube para almacenar, compartir y sincronizar tus archivos de trabajo. Con OneDrive para la Empresa, podrás actualizar y compartir tus archivos desde cualquier dispositivo. Incluso podrás trabajar en documentos de Office con otros usuarios al mismo tiempo.

 

 

5. SharePoint

 

Es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio de SharePoint Online independiente.

Tus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, asociados y clientes. Para empezar a almacenar archivos en tu sitio de grupo.

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ADMINISTRACIÓN DE AUSENCIAS

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Las ausencias de empleados — estén o no planificadas — pueden tener un
gran impacto sobre su organización. El impacto financiero total del tiempo libre
con goce de sueldo, incluyendo costos directos (tiempo extra, costos de agencias)
e indirectos (pérdida de productividad de empleados y de supervisores)
ha sido estimado en un valor de hasta 38% como porcentaje de la nómina.2
Workforce Ready le ayuda a controlar y a mitigar los efectos del ausentismo
— antes de que el desempeño de la organización sufra. Dé seguimiento a la
elegibilidad en base a antigüedad, horas trabajadas, vacaciones, ausencias por
enfermedad y otros criterios definidos por usuario. Evite tiempo libre no autorizado
y reincorporaciones tardías al trabajo con notificaciones interconstruidas.
Calcule automáticamente los balances de las vacaciones acumuladas para que los gerentes tengan visibilidad inmediata en tiempo real a los riesgos de las
vacaciones acumuladas actualizadas de sus empleados.

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Workforce Ready automatiza el cumplimiento de políticas de ausencia especí-
ficas y de requerimientos para una variedad de diferentes tipos de ausencias,
incluyendo maternidad y paternidad, ayudándole a reducir errores y a evitar
quejas y litigios costosos. El acceso mediante un clic a la elegibilidad de ausencias
y a la información de disponibilidad ayuda a adoptar mejores decisiones y
a minimizar el riesgo de incumplimiento.

En el lugar de trabajo dinámico de hoy en día, necesita una manera de programar
turnos con el número y tipo de empleados correcto para optimizar la
productividad y controlar costos laborales. Pero cuando depende de hojas de
cálculo y de sistemas semiautomáticos, la creación de horarios que coincidan
con la disponibilidad del empleado, habilidades y preferencias a la fluctuación
de la demanda del negocio puede ser un proceso largo, propenso a errores, y
frustrante. Workforce Ready hace fácil el elaborar, llenar, y administrar los horarios
de la mejor forma para ayudarle a cumplir sus objetivos de rendimiento sin
gastos excesivos de su presupuesto laboral.
Workforce Ready proporciona las herramientas automatizadas y la información de
alta calidad necesaria para crear horarios precisos que alineen los requerimientos
de personal con el presupuesto y la demanda. Aplicación automática de políticas
de programación, leyes laborales, y reglas de sindicato ayudan a minimizar riesgos
de incumplimiento. Visibilidad bajo demanda de los horarios — desde una computadora
o dispositivo móvil — mejora la respuesta. Los informes robustos le permiten
medir la efectividad de la programación y aplicar las lecciones aprendidas. Así sus
gerentes pueden dedicar menos tiempo creando y administrando horarios y más
tiempo enfocándose en prioridades estratégicas de los resultados finales.

 

Elimine las adivinanzas de la administración de la fuerza laboral de una vez por
todas. La abundancia de información de los tableros de control, los reportes
y las herramientas de apoyo a decisiones de Workforce Ready proporcionan
visibilidad y perspectivas a nivel de toda la organización. Las características
intuitivas de navegación, incluyendo pestañas de aplicación, vínculos rápidos y
herramientas de análisis, le permiten encontrar información crítica con óptima
rapidez y facilidad. El acceso instantáneo a tarjetas de tiempo, programas,
registros de empleados y otros datos le permiten tomar acciones inmediatas e
impulsar resultados.

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Con Workforce Ready, es sencillo adaptar las herramientas y los reportes del
sistema para que reflejen la forma en la cual usted conduce sus negocios.
Modifique los tableros de control o cree los suyos. Configure más de 150
reportes estándar para que se ajusten a sus necesidades de contenido y de
formato. Otórgueles a los gerentes visibilidad a datos importantes de sus
empleados mediante autoservicio. Y alivie la carga sobre RH, permitiendo que
los empleados accedan a sus perfiles, programas, balances de tiempo libre y
más — mediante herramientas convenientes de autoservicio y móviles.

 

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7 formas de aprovechar la nube al máximo

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1Para que cualquier negocio tenga éxito es vital colaborar y comunicarse de forma eficaz. Por suerte, con Office 365 es más fácil que nunca trabajar de forma eficiente para poder dar lo mejor de uno mismo. Las aplicaciones de Office 365 como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, además de otras aplicaciones de productividad, redefinen la comunicación y la colaboración con los compañeros de trabajo. Asimismo, características como la coautoría en tiempo real, la mensajería instantánea y la comunicación por voz y vídeo facilitan crear, compartir y trabajar en equipo sin importar dónde esté. Y todo desde sus dispositivos preferidos.
En este e-book descubrirá siete formas en las que Office 365 puede ayudarle a mejorar la comunicación y el trabajo en equipo para que su negocio sea más efectivo, colaborativo y competente.

 

 

 

Aumente la productividad al trabajar en equipo en la nube

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Hoy en día, empresas de todos los tamaños aprovechan la convergencia de la nube y las tecnologías móviles para mejorar la colaboración y la productividad, acomodar distintos estilos de trabajo y reducir costes. Muchas empresas permiten ahora que sus empleados trabajen desde cualquier parte, les proporcionan herramientas de productividad en la nube para que puedan colaborar y comunicarse con mayor eficacia y los animan a utilizar sus propios dispositivos para trabajar. En una encuesta llevada a cabo por Dimensional Research en marzo de 2014 en la que se entrevistó a 300 profesionales de las tecnologías de la información de pequeñas y medianas empresas, el 97 % de los encuestados afirmó que el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a los datos y las aplicaciones aumentaba la eficacia de los empleados.3 Permitir a los empleados elegir el dispositivo y
trabajar como quieran y donde quieran puede llevar a una mayor productividad y a una mejor colaboración, sobre todo cuando disfrutan de las ventajas de trabajar juntos con Office 2016. Con las nuevas aplicaciones de Office 2016, sus empleados y usted podrán utilizar tanto sus dispositivos de la empresa como los personales para acceder a las aplicaciones y beneficiarse de una experiencia similar en sus equipos de sobremesa, portátiles, smartphones y tabletas con sistemas operativos iOS, Android y Windows. Office 2016 le aporta flexibilidad y seguridad en el acceso y edición de documentos en tiempo real para que su equipo siempre trabaje con la última versión que incluya los cambios de todos. Su empresa se beneficiará de ese plus que proporciona el compartir documentos de forma fluida y la posibilidad de celebrar reuniones desde cualquier ubicación.

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Movilícese

El mundo alcanzó un nuevo hito en 2014: por primera vez, había en el mundo más teléfonos móviles que personas. La tecnología móvil se multiplica cinco veces más rápido que la población mundial, a un ritmo de diez dispositivos nuevos por segundo.4 Además, más de 260 millones de personas que trabajan en pequeñas empresas, trabajan desde casa o utilizan servicios basados en la nube. Las nuevas generaciones ya usan la tecnología móvil de forma natural. Mientras esta tecnología sigue redefiniendo cómo y dónde se comunica y colabora la gente, las empresas tienen la oportunidad de aprovechar este mercado en desarrollo para capitalizar un sistema de trabajo móvil en constante evolución a la vez que hacen crecer sus negocios.
Con Office 2016, su equipo y usted podrán editar y ver archivos con total fidelidad en distintos dispositivos Windows, Android y Apple. Esto significa que la experiencia de revisar, editar, analizar y presentar documentos será familiar y uniforme, además de estar optimizada para sus dispositivos preferidos. También puede cambiar con facilidad de un dispositivo a otro sin perder un momento. Con la integración de las aplicaciones de Office con Microsoft OneDrive para la Empresa, puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar, continuar donde lo dejó en cualquier dispositivo e incluso colaborar con otros usuarios en un mismo documento sobre la marcha.

 

No es habitual encontrar un negocio en la actualidad que se ajuste a un horario de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Las empresas con más éxito tienen horarios más fluidos y utilizan las tecnologías móviles y de la nube para ampliar su alcance y competencia en el mercado. A menudo, estas empresas necesitan comunicar y compartir información con los clientes, socios y proveedores que se encuentran en distintos países e incluso en distintas zonas horarias. El almacenamiento en la nube sincroniza la información entre distintos dispositivos para que sus colegas y usted siempre dispongan de la última versión de un archivo, independientemente de dónde estén trabajando o qué dispositivo usen. Con las herramientas de productividad y colaboración en la nube, puede estar al día con socios y empleados que trabajan fuera, dado que ellos también tendrán acceso al contenido más actualizado. La nube proporciona además un alto nivel de seguridad y privacidad a la vez que le garantiza el control de acceso que necesita.

 

Trabaje en equipo

 

5Cada vez son más los negocios que, con un enfoque moderno, llevan la colaboración a un nuevo nivel al adoptar los blocs de notas compartidos de Microsoft OneNote para proporcionar un lugar centralizado en el que compartir toda la información de los proyectos, incluyendo fotos, vídeos, ilustraciones, notas escritas, capturas de pantalla y páginas web. Cuando los miembros del equipo trabajan juntos en el mismo bloc de notas, OneNote sincroniza sus cambios en cuestión de segundos. Con una potente búsqueda y control de versiones, todos pueden encontrar con rapidez lo que buscan. Además, con la adopción de tecnologías como la red social empresarial Yammer, los empleados pueden estar conectados de forma remota y mejorar así la colaboración. Las organizaciones que utilizan tecnologías sociales ven aumentada la colaboración en sus proyectos en un 37 %5 y casi un 70 % de los usuarios estuvieron de acuerdo en que la tecnología social mejora la comunicación entre distintas ubicaciones.6 Con las tecnologías sociales adecuadas para apoyar la comunicación abierta y la colaboración sin interrupciones, independientemente desde dónde trabajen los miembros del equipo, las empresas pueden responder con más rapidez a un mercado en constante evolución. Estas herramientas de colaboración en tiempo real no solo ayudan a sus empleados a trabajar mejor a nivel interno, sino también con los colaboradores externos a su negocio. Yammer y los archivos creados en los blocs de notas compartidos de OneNote en Office 2016 se pueden compartir con socios externos, proveedores y clientes. Según una encuesta de 2013 de Yammer, las empresas que utilizan estas tecnologías aumentan un 20 % la satisfacción entre los proveedores y los socios.7

 

Reuniones más sencillas

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Las reuniones son una parte fundamental del desarrollo de la empresa, ya que suponen una oportunidad para poner ideas en común, colaborar, elaborar estrategias y compartir información. Según la información recopilada por Atlassian, la mayoría de empleados asisten a 62 reuniones al mes, incluyendo las 31 horas que pasan en reuniones poco productivas. Estas reuniones innecesarias suponen un gasto anual de 37 mil millones de dólares para las empresas de Estados Unidos.⁸ Las nuevas herramientas de colaboración y comunicación como Skype Empresarial facilitan llevar a cabo reuniones modernas mucho más eficientes y productivas, al proporcionar características familiares y fáciles de usar, además de control, cumplimiento y seguridad de nivel empresarial. Las empresas en auge pueden tenerlo difícil para hacer coincidir en una misma sala a todos los participantes de una
reunión. Con las videollamadas en alta definición de Skype Empresarial, la coautoría, la opción de compartir aplicaciones y las presentaciones, los miembros de su equipo que necesiten participar de forma activa podrán hacerlo desde cualquier ubicación. Organice o únase a una reunión desde cualquiera de sus dispositivos (sean iOS, Android o Windows) y presente, comparta y colabore en documentos o en una pizarra virtual. ¿Necesita contactar con alguien para realizar una consulta rápida? Utilice la mensajería instantánea de Skype Empresarial y añada voz, vídeo y una pantalla compartida conforme evolucione la conversación. Puede iniciar una conversación de mensajería instantánea, compartir documentos u organizar una reunión online con otros miembros del equipo con tan solo un par de clics sin malgastar el tiempo y el dinero que supondría una reunión en persona.

Convierta sus datos en información relevante

 

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Cada vez más empresas usan soluciones de negocios inteligentes para detectar tendencias, identificar riesgos y encontrar nuevas oportunidades. La previsión en un clic de Office 2016 permite a las pequeñas y medianas empresas convertir series de datos históricos en un análisis de tendencias futuras. Los nuevos diagramas de árbol y en cascada de Office 2016 facilitan la visualización de datos complejos y pueden publicarse directamente en Microsoft Power BI desde Excel. Utilice estas nuevas herramientas para conectar, ver y editar los datos de distintas fuentes, como tablas de sitios web, fuentes sin estructurar como Hadoop y servicios como Salesforce. Las mejoradas características de Power Pivot pueden ayudarle a aplicar distintos conjuntos de datos con tan solo arrastrarlos con el ratón y calcular cientos de millones de filas de datos con la nueva funcionalidad de análisis. Al usar las herramientas de negocios inteligentes, su empresa puede transformar datos empresariales complejos en información inteligible con facilidad, de modo que podrá tomar decisiones informadas que le ayudarán a mantener una ventaja competitiva. Según un estudio de IBM y MIT Sloan Management Review, las organizaciones que adquieren una ventaja competitiva con el análisis de datos y la inteligencia de negocios tienen 2,2 veces más probabilidades de superar a su competencia directa.9

 

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Coautoría de documentos en tiempo real

Los mercados competitivos se mueven rápido y los negocios que crecen hasta lo más alto también lo hacen. Para mantener el ritmo, a menudo los empleados deben trabajar juntos en los mismos documentos, como hojas de cálculo de ventas y planes de marketing. Las herramientas de productividad como Office 2016 y Office Online presentan una característica importante de colaboración: la coautoría en tiempo real, que posibilita que su equipo pueda editar documentos a la vez. Estas características en la nube guardan los cambios automáticamente mientras se trabaja. Cuando trabaje con su equipo
en un mismo documento de Word, verá la contribución al texto de cada uno en el momento en que se produzca. Use el historial de versiones para volver a versiones anteriores del documento durante el proceso de edición. Como Office 365 es compatible con estilos de trabajo móviles y flexibles, no importa si los miembros de su equipo trabajan desde la web, su ordenador de sobremesa, un portátil o un dispositivo móvil. Todos los cambios se sincronizan con el documento, se guardan automáticamente en la nube y se hacen visibles para el resto del equipo.

 

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Citas

1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, septiembre de 2012

2 The Science of Teams and Teamwork, Lifetime Reliability Solutions, 2014

3 Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations, Dimensional Research, marzo de 2014

4 There are now more gadgets on Earth than people, CNET, 6 de octubre de 2014

5 Inside Communication, 2012

6 Business Trends Customer Survey, Yammer, 2013

7 Ibid.

8 You Waste a Lot of Time at Work, Atlassian

9 The New Intelligent Enterprise, MIT Sloan Management Review and IBM Institute of Business Value, 2011

 

Para obtener más información sobre cómo las soluciones de tecnología móvil, social y en la nube pueden ayudar a la colaboración en su negocio, visite portalcade.com.

 

 

 

 

 

Office 365 Respuestas a seis de las preguntas más frecuentes sobre la migración a Microsoft Cloud

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¿Satisfará todas mis necesidades empresariales de la nube?
Sí, con Office 365 tendrá  acceso a un completo conjunto de herramientas.

Muchas soluciones específicas ofrecen diferentes servicios básicos, pero tener que cambiar entre aplicaciones y la incapacidad para comunicarse bien entre ellas suele llevar a confusiones, pone en peligro la seguridad y hace perder el tiempo.
Desde el almacenamiento de archivos hasta la colaboración en contenido,Office 365 es una solución integral que proporciona un completo conjunto de herramientas de productividad para todo su negocio.

Soluciones de Office 365

Todo lo que necesita su negocio en el escritorio o en línea (procesamiento de texto, hojas
de cálculo, presentaciones, toma de notas y correo electrónico):

 

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Office 365 Respuestas a seis de las preguntas más frecuentes sobre la migración a Microsoft Cloud

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¿Es seguro?

Sí, Office 365 es la versión más segura de Office hasta el momento.
Ha trabajado duro para que su negocio llegue a donde está y una sola infracción de datos podría evitar su crecimiento en el futuro.

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Por esta razón, la seguridad de los datos es nuestra principal prioridad. Office 365 ofrece las mejores características de seguridad para proteger sus datos empresariales críticos, incluso en dispositivos perdidos o robados. La administración de dispositivos móviles permite a los administradores de TI eliminar del dispositivo de un empleado los datos de la compañía, pero sin modificar sus datos personales.

Con características como el cumplimiento de correo electrónico, la protección de correo electrónico proactiva sin minería de datos y las actualizaciones de seguridad automáticas, tratamos su información privada como si fuera nuestra.

 

Seguridad:

• Los datos se cifran mientras están en reposo y durante la transmisión de datos.

• Los datos siempre serán privados y nunca se usarán con fines publicitarios.

• Se realiza automáticamente una copia de seguridad de los datos, además de tener un tiempo de actividad del 99,9 %.

• Le ayudaremos a transferir sus datos (no a eliminarlos), incluso si decide finalizar el servicio.

• Siempre conocerá dónde se hospedan sus datos y siempre será dentro de una región.

• Puede ajustar las características y la configuración de privacidad para adaptarlas a sus necesidades.

• Con Caja de seguridad del cliente, su equipo de TI (no los ingenieros de Microsoft) tiene un control explícito de sus datos.

• Protección contra amenazas avanzada de Exchange Online examina el 100 % de los correos electrónicos para detectar virus antes de que lleguen a su bandeja de entrada.

• La administración de dispositivos móviles permite a su equipo de TI borrar la información de la compañía de dispositivos perdidos o robados. Cumplimiento normativo:

• El correo electrónico de Office 365 cumple automáticamente las 10 normas de cumplimiento de privacidad en diferentes sectores, como el sector médico (HIPPA), administraciones públicas y seguridad nacional (DPAS y FISMA), la educación (FERPA) y el sector financiero.

• Si se solicita información confidencial, podrá entregar de forma segura el contenido electrónico solicitado.

• Con Office 365, las compañías informan una reducción del 45 % en el esfuerzo de implementación necesario para el cumplimiento normativo.

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Microsoft Teams quiere convertirte en una PyME más productiva

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Uno de los grandes retos de trabajar en equipo es justamente colaborar en conjunto. Normalmente en México, el trabajo colaborativo es algo que no estamos acostumbrados a realizar, sobre todo en las generaciones anteriores a los millennials, porque normalmente fueron educados bajo la idea del más fuerte, es decir, sobresalir de manera individual y no grupal. Sin embargo, la tecnología también puede ayudarnos a solventar este tipo de problemas en nuestra empresa.

La ventaja de las nuevas herramientas tecnológicas es que podemos tener todo nuestro plan de trabajo y herramientas a la mano en cualquier dispositivo, ya sea computadora, tablet o smartphone. De esta forma también podemos empezar a fomentar el home office, trabajo remoto o desde casa de manera más sencilla. Esto sin duda podría beneficiar de manera importante en tu equipo de trabajo y podría incluso ahorrarte gastos importantes, pero sobre todo podría ayudar a incrementar la productividad de tus empleados.

 

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Tampoco es necesario invertir una gran cantidad de recursos para esto, ya que hoy te platicaremos cómo volverte más productivo con las herramientas que la mayoría de las personas han usado en su vida, como lo es la suite de Microsoft, y no importa si nunca has usado o no utilizas computadoras con Windows, pues también podrás utilizar las mismas herramientas en Mac, Linux o Chromebook.

 

A pesar de que hay muchas herramientas en el mercado como Aasana, Slack, Trello, etc., muchas veces tenemos que recurrir a más de un servicio para mantener organizado nuestro equipo de trabajo, y aún con esto normalmente hay muchas tareas o pendientes que llegamos a pasar por alto por la falta de organización. Pero si tu pequeña o mediana empresa ha vivido la misma situación entonces es momento de probar Microsoft Teams.

 

Como lo dijimos anteriormente, la mayoría de los usuarios hemos utilizado un servicio de Microsoft, desde el correo electrónico hasta los documentos de Word o las videollamadas de Skype, pero ¿qué pasaría si pudiéramos integrarlo todo en una misma  plataforma para aumentar nuestra productividad, mantener una mejor organización y trabajar mucho mejor en conjunto? Eso es justamente lo que Microsoft ha buscado con Teams.

Lo primero que hay que tomar en cuenta antes de utilizar Microsoft Teams, es que tenemos que tener muy claro qué es lo que queremos y con base en ello seleccionar alguno de los paquetes para empresas que la compañía vende a este mercado. Para esto hemos preparado un par escenarios que te pueden ayudar a tomar una mejor decisión:

Microempresa y pequeña empresa

Cuando tienes entre 0 y 10 empleados eres considerado una microempresa, y si tienes entre 11 y 50 empleados formas parte de las pequeñas empresas del país según el gobierno mexicano. Ahora, la mayoría de estas empresas puede aprovechar el poder de la nube para poder organizarse mejor, para esto pueden apostar por el paquete de Microsoft Office 365 Empresa Essentials. ¿Por qué Office 365?… porque ahí es donde viene incluido Microsoft Teams.

La ventaja del paquete más básico (además del precio) es que solo necesitas de una conexión a Internet para trabajar, ya que puedes utilizar cualquier dispositivo como herramienta de trabajo, realizar un seguimiento de las tareas de tu equipo, asignarlas a los miembros y tener una vista más organizada de las tareas que no se cumplieron, las que están retrasadas y las que van por buen camino,

En el caso de la paquetería de Office podrás trabajar en conjunto con todo tu equipo desde las herramientas de Office en línea, es decir, no necesitas tener instalado el programa que quieras usar pues podrás utilizarlas desde tu navegador web, aunque hay que tener en cuenta que las opciones de edición disponibles son mucho más limitadas en comparación a las que podemos encontrar en los programas instalados directamente en la computadora.

 

Si también acostumbras a utilizar WhatsApp o un servicio similar como canal de comunicación oficial, Microsoft Teams incluye su propio servicio de mensajería dentro del grupo, el cual podrá dividirse por canales o pequeños grupos para que puedas discutir los temas necesarios con cada parte de tu empresa. De hecho el chat es la columna vertebral de Microsoft Teams, sobre todo porque sin comunicación no hay organización, por tal motivo podrás tener acceso a todo dentro de estos chats para poder acceder fácilmente a la información que necesitas cuando la necesitas.

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Otra de las novedades interesantes es la implementación de Bots que podremos utilizar para nuestro beneficio o desarrollar nuestros propios bots de manera sencilla para hacer tareas mucho más específicas, una especie de asistente virtual que pueda darnos toda la información necesaria cuando y como la pidamos.

Mediana empresa

Si cuentas con más de 50 empleados entonces eres formalmente una mediana empresa, y si quieres aumentar la productividad de tu organización tal vez te convenga Office 365 Empresa Premium, la cual te da todos los beneficios de la suite de Microsoft, incluyendo también los programas de la suite ofimática de Microsoft para tu computadora PC, Mac, tablet o smartphone, que podrá usarse en hasta 5 dispositivos por usuario, incrementará tu capacidad de almacenamiento en la nube hasta 1 TB por usuario y te incluirá todos los servicios de productividad de la empresa de Redmond.

 

El costo por usuario de esta modalidad es de $290 MXN, aunque si lo crees más conveniente también puedes apostar por el paquete Essentials, que tiene un costo de $116 MXN por usuario al mes, aunque recuerda que debes pagar la membresía durante todo un año.

Si por alguna razón la opción de Microsoft no termina por convencerte puedes escoger la de Google, que ofrece muy similares, aunque el problema es que no engloba todo en una misma interfaz para mantenerte más organizado, la ventaja es que es más económica que la opción de Redmond.

G Suite, como se le conoce a la suite dedicada para empresas de Google tiene un paquete básico por usuario de $66 MXN al mes, y no estás obligado a contratar por un año el servicio. Este paquete incluye todos los servicios en la nube de Google como la suite ofimática, drive, gmail, calendar, hangouts, google + y google sites, además te otorga 30 GB de almacenamiento en la nube por usuario y todo eso es posible de utilizar desde cualquier navegador web.

En el caso del paquete “Enterprise”, este añade más almacenamiento en la nube, llegando a 1TB por usuario (si son menos de 5 usuarios) o ilimitado (si son más de 5 usuarios)  y ofreciendo algunos servicios añadidos como auditorías de las actividades de tu equipo de trabajo, archivero chats y correos electrónicos, etc. Este paquete tiene un costo de $186 MXN por mes y tampoco estás obligado a cumplir con un año de servicio.

 

La diferencia importante entre la oferta de Google y la de Microsoft es que la primera es más intuitiva, sencilla de usar para el usuario y te ofrece un periodo de prueba gratuita por 14 días, en el caso de la segunda es que todo lo puedes encontrar desde la misma interfaz, por lo que te será más sencillo encontrar las herramientas necesarias para el tipo de tareas que quieres ejecutar, además, Google aún no cuenta con una herramienta para asignar y dar seguimiento a las tareas al estilo de Asana o Trello como si la tiene Microsoft Teams.

Lo importante aquí es valorar qué tipo de herramientas necesitas para poder trabajar mucho mejor con tu empresa, sin embargo, creemos que con el paquete Essential es más que suficiente para poder trabajar de manera más organizada, productiva y desde cualquier dispositivo invirtiendo mucho menos dinero que con los demás esquemas de pago. Pero las opciones de Google son mucho más económicas y suficientes si cuentas con un grupo de trabajo pequeño, así que valora qué es lo que tu empresa necesita.

¿Usarias Microsoft Teams para implementarlo en tu pequeña o mediana empresa?

 

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