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Llega a México una aplicación para la digitalización de flujos de trabajo basado en chat

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Microsoft Kaizala te permite de manera fácil agilizar flujos de trabajo con sondeos, encuestas, tareas, votaciones; así como envío de fotografías y ubicación en tiempo real.

Ciudad de México, 27 de septiembre de 2018 – Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen la necesidad de adoptar prácticas o procesos digitales en sus flujos de trabajo para mejorar el rendimiento de sus empleados. En vista de esta necesidad tan crucial, Microsoft lanza en México la aplicación Microsoft Kaizala. Esta nueva aplicación facilita de forma segura el trabajo en equipo, tanto de empleados internos como de externos: proveedores, socios y clientes.

En el corazón de Microsoft Kaizala se destaca la integración con los servicios de Office 365, Azure, y terceros en el diseño digital de flujos de información e inteligencia artificial.  El objetivo es que las personas utilicen esta aplicación basada en chat para el trabajo debido a la seguridad que ofrece, así como para la optimización específica para manejar temas laborales.

Microsoft Kaizala cuenta con una interfaz de chat intuitiva y promueve la comunicación entre los participantes a través de acciones sencillas, de forma simple y organizada como:

  • Cuestionarios
  • Sondeos
  • Asignación de tareas
  • Votaciones rápidas
  • Solicitudes de geolocalización
  • Convocatorias de reunión

Microsoft Kaizala permite a los administradores elegir quien puede ver y responder estas acciones y mensajes de modo que cuando se manda algún comunicado, la cantidad de respuestas no satura a los usuarios que no están involucrados en ese proyecto.

Además de posibilitar la comunicación, Microsoft Kaizala hace viable la gestión laboral de grandes grupos, todo integrado con Office 365, el conjunto de herramientas de productividad de Microsoft. “El ADN de Kaizala es brindar la conexión fácil y rápida entre los miembros de una organización, así como con sus socios, para agilizar la comunicación de la información”, explicó José Ramón Diaz, Director de Kaizala para Latinoamérica.

La herramienta posibilita el intercambio de documentos, así como la realización de acciones internas para búsquedas y anuncios, gestión del trabajo y soporte. Además, se pueden aplicar reglas para estructurar aún más la comunicación en los grupos. Esto permite un intercambio de información más fluido, ya que ahora las personas se pueden ahorrar mucho tiempo sin tener que leer mensajes que no están destinados para ellos.

Esta aplicación es especialmente segura cuando se trata de proteger datos confidenciales. Cuando un empleado deja la empresa, el administrador puede eliminarlo de manera fácil y rápida de todos los grupos que están involucrados con la compañía para proteger la fuga de información confidencial.

Para el uso de Microsoft Kaizala el usuario puede conectarse al utilizar su número de teléfono móvil.

Microsoft apoya la transformación digital, por esa razón Microsoft Kaizala fue creada para ocupar poco espacio en la memoria del dispositivo, así como para funcionar en redes 2G.

La aplicación está disponible para iOS y Android. Para más información visita este enlace.

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Los Equipos de trabajo

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equipos

Si bien en muchos casos los emprendedores trabajan solos, entre socios o con un pequeño grupo de colaboradores, el concepto de equipo de trabajo está casi siempre presente en cualquier empresa. Con el crecimiento del negocio muy probablemente se incorpore personal, y eso llevará a una gestión de los recursos humanos que tendrá que considerar otras variables, en función de la eficacia y la configuración de un buen entorno laboral.

Tal como señalamos en el artículo sobre la Estructura de la Empresa -en la sección de Business Plan-, en las organizaciones puede haber equipos ‘verticales’, ‘transversales’ o constituidos en torno a proyectos específicos. Un ejemplo de equipo vertical podría ser uno de Investigación o uno de Producción; éstos se dedican esencialmente a una tarea que hace a la misión de la empresa y no les brindan servicios a otras áreas. En cambio, transversales como Administración o Comunicaciones sí se ocupan de interactuar con todos los sectores de la organización para satisfacer necesidades específicas que pudieran tener. Cuando los grupos son por proyectos, suelen incluir diferentes perfiles para cubrir todos los aspectos de su funcionamiento; de esta forma habrá quienes se ocupen de diseñar, producir, comunicar e incluso de atender las tareas administrativas.

Imagen articulo Descriptivo

En el armado de los equipos -y más allá de las características propias de cada empresa y cada grupo de personas- entran en juego los perfiles de cada integrante y cómo se los desea articular. Puede haber algunos que sean muy enérgicos y proactivos, y otros más calmados; unos más creativos y otros más pragmáticos. Según cuál sea la función del equipo se determinará cómo complementar esas diferentes personalidades.

La definición clara de los roles y responsabilidades evitará superposición de tareas y que haya asuntos que queden relegados u olvidados; esta asignación podrá ser una decisión ejecutiva de la dirección del área o de la empresa, que determinará quién hará qué cosas, o bien puede ser un acuerdo interno entre los integrantes del equipo. En éste último caso, será necesaria una evaluación del management para confirmar si la distribución de funciones es eficaz. 

La comunicación interna dentro de cada grupo es fundamental; desde su conformación hay que sentar las bases y acordar mecanismos de intercambio de información ágiles. En ocasiones será necesario que todos estén al tanto de todo, y en otras será suficiente con mantener compartidas las cuestiones relevantes al conjunto. La falta de información seguramente sea más perjudicial que el exceso, pero también hay que tener en cuenta que hay que encontrar un equilibrio entre las conversaciones y el cumplimiento de las tareas.

En el día a día pueden producir roces, es lo más normal en cualquier grupo humano. Malentendidos, comentarios o respuestas en un tono poco cordial, ‘días malos’, pueden generar conflictos. Lo ideal es que, pasado el momento más delicado, lo sucedido se pueda hablar entre las personas involucradas, para aclarar todo y resolver la cuestión. De no ser así, puede haber una instancia entre pares que colaboren con un acercamiento, y de no ser suficiente, será necesaria la intervención del Jefe o Gerente del área. A ninguna organización la ayuda que perduren problemas irresueltos, por lo que es un asunto delicado que se debe abordar tempranamente para que haya un buen clima laboral.

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SELECCIONANDO UNA SOLUCIÓN Automatizada de Tiempo y Asistencia

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Estableciendo una fuerza de trabajo

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La mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, están bajo presión para asignar recursos de mano de obra y para controlar costos eficazmente. Sin embargo, también requieren balancear las complejidadesde la fuerza laboral, las presiones competitivas y los presupuestos y soporte limitados de TI. Esto deja muy poco margen de error en identificar una solución.
A través de 35 años en la industria, miles de entrevistas con clientes y una serie de reportes de investigación de terceros, nuestros clientes citan las presiones competitivas y la necesidad de controlar costos como sus problemas de negocios más críticos. También en forma uniforme, coinciden en señalar que el controlar la nómina y los costos relacionados con la mano de obra son preocupaciones clave. Aconsejan que, debido a
que el tiempo y asistencia es una función que afecta a cada departamento, es importante lograr la participación y el apoyo multifuncional antes de cambiar el sistema vigente.
Los clientes participantes recomendaron establecer una fuerza de trabajo multifuncional como el primer paso crítico para seleccionar un sistema automatizado. Esto permite que los tomadores de decisiones compartan información vital y que se sientan involucrados en el proceso de selección del proveedor desde el inicio. Tan lógico como este consejo parece, muchas empresas que encuestamos no iniciaron su proceso de selección
creando una fuerza de trabajo y, después de muchas salidas en falso, reconocieron la necesidad.

La fuerza de trabajo organiza la información acerca de las necesidades de diversos departamentos y del proceso vigente. Los miembros también promueven el entendimiento y la cooperación de cada departamento, los cuales son vitales al transicionar exitosamente a la automatización o al actualizar un sistema antiguo.

¿Quiénes están en el equipo y que hacen?

Una fuerza de trabajo típica está compuesta entre tres a cuatro personas. Usted debe asignar a un moderador para coordinar las actividades del comité y para supervisar todos los aspectos del proceso de selección.
Identifique participantes que tengan el tiempo y la motivación para efectuar un buen trabajo. Y asegúrese de contar con una muestra representativa de gerentes, personal de TI y personal de nómina. Algunas empresas aumentan la fuerza de trabajo con un grupo de empleados que asesoran para fomentar e incorporar una amplia gama de ideas de los usuarios de línea. Eso también ayuda a fomentar la aceptación de la solución después de que se implemente.

Formulando un plan de proyecto

Tan pronto sea posible, su fuerza de trabajo debe llevar a cabo una reunión inicial y formular un plan de proyecto. El plan escrito debe incluir fechas de vencimiento y definiciones claras acerca de las responsabilidades individuales.

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Transformación digital: prioridad para pequeñas y medianas empresas

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La transformación digital se ha vuelto imprescindible para cualquier empresa, sea del tamaño que sea. Ya no solo porque alienta nuevos modelos de negocio, sino también porque impulsa la innovación y mejora la experiencia de clientes y empleados.

Microsoft-Teams

En pocas palabras, la transformación digital es capaz de mejorar la rentabilidad y la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que aumenta la velocidad de salida al mercado de cualquier negocio. De ahí que sea tan importante que las PYMES participen de este proceso.

El problema está en que muchos pequeños empresarios son todavía reacios a adoptar la tecnología digital porque están preocupados por los costos que eso pueda llegar a suponer, pero no podrían estar más equivocados. La transformación digital no es un gasto; es una inversión clave para el éxito de cualquier negocio.

En este sentido, el problema no está tanto en cuánto gasto puede suponer, sino en cómo ese pequeño negocio es capaz de maximizar la tecnología digital sin interrumpir sus funciones empresariales existentes. Si esto se hace bien, los beneficios pasan a ser enormes al aumentar drásticamente la productividad y ofrecer la ventaja competitiva necesaria para ofrecer una experiencia excepcional al cliente.

Trabajar mejor y de forma más rápida

Toda empresa desea que su equipo sea día a día más rápido y más productivo. Para lograrlo, es necesario recurrir a soluciones innovadoras que faciliten a los empleados nuevos y mejores métodos de colaboración y comunicación. En este sentido, la transformación digital ayuda a los empleados a trabajar de forma más rápida y más inteligente.

Las soluciones de la nube, como Office 365, impulsan la colaboración y permiten cumplir con las tareas de forma mucho más eficaz. Contar con herramientas como Microsoft Teams –el nuevo espacio de trabajo basado en chat de Office 365–, también ayuda a lograrlo.

Por si fuera poco, Microsoft Power BI permite adoptar capacidades analíticas y de generación de informes. Es decir, transformar los datos de tu empresa en algo mucho más visual, para que puedas organizarte y concentrarte en lo que realmente importa de la mejor manera posible.

Microsoft: clave para la transformación de tu negocio

En definitiva, la transformación digital ha dejado de ser una opción. Si quieres ser un fuerte competidor en el mercado y que tu negocio sobreviva en el tiempo, deberás adoptar nuevas estrategias que te permitan aprovecharte de los muchos beneficios que ofrece la tecnología digital. En CADE Soluciones podemos ayudarte a lograrlo. ¡Consúltanos!

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México es el país que trabaja más horas, pero es menos productivo

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De acuerdo con la OCDE, México es el país que trabaja más horas, y Alemania el que menos. Sin embargo, Alemania es el país más productivo y México tiene niveles de productividad muy bajos.

 

trabajar

Los mexicanos son los que trabajan más horas, y los alemanes, por otro lado, los que menos.

Nuevos datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), cuyos 35 miembros incluyen gran parte del mundo desarrollado y algunas naciones en desarrollo, descubrieron que el mexicano promedio gasta 2,255 horas en el trabajo por año, el equivalente a alrededor de 43 horas por semana.

países donde más se trabaja

 

Los griegos son los que trabajan más horas en Europa, a un promedio de 2,035 horas por año.

En el otro extremo del espectro, los trabajadores alemanes presentan un número comparativamente escaso, de solo 1.363 horas por año. Eso es 892 menos horas de trabajo al año que los mexicanos.

Los trabajadores en EE.UU. están en el medio con 1,783 horas.

Diferentes culturas de trabajo

Las diferentes actitudes culturales y los factores socioeconómicos juegan un papel clave en la cantidad de horas que los empleadores esperan de los trabajadores.

En México, los temores sobre el desempleo, junto con leyes laborales laxas, se traducen en que la semana laboral máxima de 48 horas rara vez se aplica.

En el tercer puesto de los que trabajan más horas está Corea del Sur, las jornadas de trabajo más largas han sido parte de un esfuerzo por impulsar el crecimiento económico.

Pero a raíz de las preocupaciones sobre los problemas sociales, incluida una baja tasa de natalidad y la disminución de la productividad, el presidente Moon Jae-in ha liderado un esfuerzo para reducir las horas de trabajo del país y dar a los trabajadores el “derecho al descanso”.

A pesar de tener hasta un término para describir la muerte por exceso de trabajo (“karoshi”), el trabajador japonés promedio hace 1.713 horas por año, por debajo del promedio de la OCDE.

Esto podría ser una sorpresa a la luz de la reputación del país de tener una cultura adicta al trabajo, lo que ha llevado a instar al gobierno a imponer un límite de horas extras.

Menos horas, más productivo

A pesar de ser el país miembro de la OCDE donde se pasan menos horas en el trabajo, Alemania logra mantener altos niveles de productividad. De hecho, el trabajador alemán promedio es un 27% más productivo que su homólogo británico.

Los holandeses, los franceses y los daneses también trabajan menos de 1.500 horas por año en promedio. Solo el 2% de los empleados daneses, que disfrutan del mejor equilibrio entre la vida laboral y personal en el mundo, realizan largas horas en comparación con el promedio de la OCDE del 13%.

 

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Las 5 aplicaciones Office más utilizadas en México

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Existen varias aplicaciones de Office 365 que se utilizan en las empresas mexicanas, dependiendo del plan de 365 que tengan y necesidades en TI; sin embargo, de acuerdo con mi experiencia en el tema y con datos del mismo Microsoft, te comparto las 5 aplicaciones Office 365 que más utilizan las organizaciones en México:

 

 

1. Exchange Online

 

Con los servicios en línea de Exchange Online obtienes acceso seguro al correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de PCs, la web y dispositivos móviles. Asimismo, proporciona a tu organización el control y la flexibilidad que necesitas, simplificando la administración y protegiendo tus datos.

Microsoft Exchange Online está diseñado para organizaciones que desean obtener los beneficios de correo electrónico como un servicio basado en la nube, sin sacrificar las robustas capacidades de clase empresarial que proporciona Exchange Server. Diseñado sobre la misma tecnología que Exchange Server 2016, Exchange Online proporciona a las empresas las últimas capacidades, junto con potentes herramientas basadas en web para la administración en línea.

 

 

2. Office 365 Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

 

Aplicaciones de productividad que te garantizan las últimas versiones de todas las aplicaciones de escritorio de Office en todo momento. Además, con Office Web Apps, puedes obtener acceso a los documentos, el correo electrónico y los calendarios desde prácticamente cualquier dispositivo.

Ve, comparte y edita documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft OneNote en línea. Con Office Web Apps puedes llevar a cabo pequeñas tareas de edición básicas en cualquier lugar y prácticamente con cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet. Comparte los documentos con otros usuarios y edita archivos de Excel y OneNote de forma simultánea en tiempo real y en un formato uniforme, aunque los miembros de los equipos estén trabajando en una PC con una versión diferente de Office instalada, o en diferentes dispositivos.

 

 

3. Skype Empresarial

 

Es una herramienta de comunicaciones que ofrece una solución única que une voz, mensajería instantánea y conferencias de audio, vídeo y web mediante una experiencia simplificada. Con Skype Empresarial puedes reducir los costos de comunicación e incrementar la productividad de tu organización.

 

 

4. OneDrive

 

OneDrive para la Empresa es una parte integral de Office 365 o SharePoint Server y te proporciona un lugar en la nube para almacenar, compartir y sincronizar tus archivos de trabajo. Con OneDrive para la Empresa, podrás actualizar y compartir tus archivos desde cualquier dispositivo. Incluso podrás trabajar en documentos de Office con otros usuarios al mismo tiempo.

 

 

5. SharePoint

 

Es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio de SharePoint Online independiente.

Tus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, asociados y clientes. Para empezar a almacenar archivos en tu sitio de grupo.

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ADMINISTRACIÓN DE AUSENCIAS

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Las ausencias de empleados — estén o no planificadas — pueden tener un
gran impacto sobre su organización. El impacto financiero total del tiempo libre
con goce de sueldo, incluyendo costos directos (tiempo extra, costos de agencias)
e indirectos (pérdida de productividad de empleados y de supervisores)
ha sido estimado en un valor de hasta 38% como porcentaje de la nómina.2
Workforce Ready le ayuda a controlar y a mitigar los efectos del ausentismo
— antes de que el desempeño de la organización sufra. Dé seguimiento a la
elegibilidad en base a antigüedad, horas trabajadas, vacaciones, ausencias por
enfermedad y otros criterios definidos por usuario. Evite tiempo libre no autorizado
y reincorporaciones tardías al trabajo con notificaciones interconstruidas.
Calcule automáticamente los balances de las vacaciones acumuladas para que los gerentes tengan visibilidad inmediata en tiempo real a los riesgos de las
vacaciones acumuladas actualizadas de sus empleados.

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Workforce Ready automatiza el cumplimiento de políticas de ausencia especí-
ficas y de requerimientos para una variedad de diferentes tipos de ausencias,
incluyendo maternidad y paternidad, ayudándole a reducir errores y a evitar
quejas y litigios costosos. El acceso mediante un clic a la elegibilidad de ausencias
y a la información de disponibilidad ayuda a adoptar mejores decisiones y
a minimizar el riesgo de incumplimiento.

En el lugar de trabajo dinámico de hoy en día, necesita una manera de programar
turnos con el número y tipo de empleados correcto para optimizar la
productividad y controlar costos laborales. Pero cuando depende de hojas de
cálculo y de sistemas semiautomáticos, la creación de horarios que coincidan
con la disponibilidad del empleado, habilidades y preferencias a la fluctuación
de la demanda del negocio puede ser un proceso largo, propenso a errores, y
frustrante. Workforce Ready hace fácil el elaborar, llenar, y administrar los horarios
de la mejor forma para ayudarle a cumplir sus objetivos de rendimiento sin
gastos excesivos de su presupuesto laboral.
Workforce Ready proporciona las herramientas automatizadas y la información de
alta calidad necesaria para crear horarios precisos que alineen los requerimientos
de personal con el presupuesto y la demanda. Aplicación automática de políticas
de programación, leyes laborales, y reglas de sindicato ayudan a minimizar riesgos
de incumplimiento. Visibilidad bajo demanda de los horarios — desde una computadora
o dispositivo móvil — mejora la respuesta. Los informes robustos le permiten
medir la efectividad de la programación y aplicar las lecciones aprendidas. Así sus
gerentes pueden dedicar menos tiempo creando y administrando horarios y más
tiempo enfocándose en prioridades estratégicas de los resultados finales.

 

Elimine las adivinanzas de la administración de la fuerza laboral de una vez por
todas. La abundancia de información de los tableros de control, los reportes
y las herramientas de apoyo a decisiones de Workforce Ready proporcionan
visibilidad y perspectivas a nivel de toda la organización. Las características
intuitivas de navegación, incluyendo pestañas de aplicación, vínculos rápidos y
herramientas de análisis, le permiten encontrar información crítica con óptima
rapidez y facilidad. El acceso instantáneo a tarjetas de tiempo, programas,
registros de empleados y otros datos le permiten tomar acciones inmediatas e
impulsar resultados.

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Con Workforce Ready, es sencillo adaptar las herramientas y los reportes del
sistema para que reflejen la forma en la cual usted conduce sus negocios.
Modifique los tableros de control o cree los suyos. Configure más de 150
reportes estándar para que se ajusten a sus necesidades de contenido y de
formato. Otórgueles a los gerentes visibilidad a datos importantes de sus
empleados mediante autoservicio. Y alivie la carga sobre RH, permitiendo que
los empleados accedan a sus perfiles, programas, balances de tiempo libre y
más — mediante herramientas convenientes de autoservicio y móviles.

 

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