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Diferencias entre Office 365 y Microsoft Office 2016

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Office 365 vs Microsoft Office 2016

Ambas opciones gozan de enorme popularidad, aunque tienen sus diferencias, a pesar de que ambas son suites ofimáticas. Aunque ambas tienen cosas en común, hay otros aspectos que las diferencian y hay que tener en cuenta. Os contamos más a continuación.

Todo ordenador necesita hacer uso de una suite ofimática. En la actualidad la selección de este tipo de programas es mucho más amplia que hace un tiempo. Aunque una gran parte de los usuarios sigue haciendo uso de la suite ofimática de Microsoft, cuya versión más reciente es Microsoft Office 2016. También tenemos otras opciones como Office 365. Pero, ¿en qué se diferencian?

Office-365-Office-2016

Forma de pago

Una de las principales diferencias entre ambas es la forma de pago o suscripción. En el caso de que queramos usar Microsoft Office 2016, hacemos un pago único por la compra de la licencia. No tenemos que pagar dinero nunca más. De esta manera tenemos acceso a Word, Excel y PowerPoint para toda la vida. Aunque en estos casos no vamos a recibir actualizaciones en estos programas con nuevas funciones. Sólo si compramos una licencia de una nueva versión. Las únicas actualizaciones que recibimos son las de seguridad. Además, el soporte técnico se limita a la instalación.

Mientras que en el caso de querer usar Office 365 se paga anualmente o mensualmente, como el usuario desea. Así que no estamos comprando una licencia, además, el usuario decide el momento en el que quiere dejar de usar estos programas. Además, vamos a obtener actualizaciones con cierta regularidad en todos estos programas, y también contaremos con soporte técnico durante todo el tiempo que paguemos la suscripción.

Forma de pago

Una de las principales diferencias entre ambas es la forma de pago o suscripción. En el caso de que queramos usar Microsoft Office 2016, hacemos un pago único por la compra de la licencia. No tenemos que pagar dinero nunca más. De esta manera tenemos acceso a Word, Excel y PowerPoint para toda la vida. Aunque en estos casos no vamos a recibir actualizaciones en estos programas con nuevas funciones. Sólo si compramos una licencia de una nueva versión. Las únicas actualizaciones que recibimos son las de seguridad. Además, el soporte técnico se limita a la instalación.

Mientras que en el caso de querer usar Office 365 se paga anualmente o mensualmente, como el usuario desea. Así que no estamos comprando una licencia, además, el usuario decide el momento en el que quiere dejar de usar estos programas. Además, vamos a obtener actualizaciones con cierta regularidad en todos estos programas, y también contaremos con soporte técnico durante todo el tiempo que paguemos la suscripción.

Número de equipos/cuentas

Si compras una licencia de Microsoft Office 2016 la vas a poder usar en un único equipo. Por lo que será en tu ordenador portátil o de sobremesa. Pero no la vas a poder usar en más ordenadores, a no ser que compres varias licencias para que las puedas instalar en varios equipos. Pero tienes esta limitación cuando decidas apostar por esta versión.

Si elegimos Office 365, en función de la versión que selecciones, podemos tener hasta cinco cuentas diferentes. Por lo que varias personas en nuestra casa pueden tener acceso a los programas de la suite de manera sencilla. Además de tener la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, ya que Office 365 lo podemos usar en el ordenador, tablet o teléfono móvil. Así que nos da la opción de acceder desde donde queramos sin importar el lugar.

Almacenamiento en la nube

Como ya sabéis, Microsoft tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube que es OneDrive. Viene ya por defecto en los ordenadores con el sistema operativo. Por lo que podemos hacer uso de esta opción si queremos una copia de seguridad. Si tenemos una cuenta de Microsoft Office 2016, no recibimos espacio de almacenamiento adicional al que ya tenemos.

 

Pero, en el caso de apostar por Office 365 obtenemos 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, en caso de que apostéis por la versión Hogar que nos da hasta cinco usuarios. Esto viene incluido en el precio de la suscripción, por lo que no incurrimos en costes adicionales. Una buena manera de tener espacio extra para guardar nuestros documentos y evitar que se pierdan.

Número de equipos/cuentas

Si compras una licencia de Microsoft Office 2016 la vas a poder usar en un único equipo. Por lo que será en tu ordenador portátil o de sobremesa. Pero no la vas a poder usar en más ordenadores, a no ser que compres varias licencias para que las puedas instalar en varios equipos. Pero tienes esta limitación cuando decidas apostar por esta versión.

Si elegimos Office 365, en función de la versión que selecciones, podemos tener hasta cinco cuentas diferentes. Por lo que varias personas en nuestra casa pueden tener acceso a los programas de la suite de manera sencilla. Además de tener la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, ya que Office 365 lo podemos usar en el ordenador, tablet o teléfono móvil. Así que nos da la opción de acceder desde donde queramos sin importar el lugar.

Almacenamiento en la nube

Como ya sabéis, Microsoft tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube que es OneDrive. Viene ya por defecto en los ordenadores con el sistema operativo. Por lo que podemos hacer uso de esta opción si queremos una copia de seguridad. Si tenemos una cuenta de Microsoft Office 2016, no recibimos espacio de almacenamiento adicional al que ya tenemos.

Pero, en el caso de apostar por Office 365 obtenemos 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, en caso de que apostéis por la versión Hogar que nos da hasta cinco usuarios. Esto viene incluido en el precio de la suscripción, por lo que no incurrimos en costes adicionales. Una buena manera de tener espacio extra para guardar nuestros documentos y evitar que se pierdan.

Mas información: Portalcade.com

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Transformación digital: prioridad para pequeñas y medianas empresas

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La transformación digital se ha vuelto imprescindible para cualquier empresa, sea del tamaño que sea. Ya no solo porque alienta nuevos modelos de negocio, sino también porque impulsa la innovación y mejora la experiencia de clientes y empleados.

Microsoft-Teams

En pocas palabras, la transformación digital es capaz de mejorar la rentabilidad y la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que aumenta la velocidad de salida al mercado de cualquier negocio. De ahí que sea tan importante que las PYMES participen de este proceso.

El problema está en que muchos pequeños empresarios son todavía reacios a adoptar la tecnología digital porque están preocupados por los costos que eso pueda llegar a suponer, pero no podrían estar más equivocados. La transformación digital no es un gasto; es una inversión clave para el éxito de cualquier negocio.

En este sentido, el problema no está tanto en cuánto gasto puede suponer, sino en cómo ese pequeño negocio es capaz de maximizar la tecnología digital sin interrumpir sus funciones empresariales existentes. Si esto se hace bien, los beneficios pasan a ser enormes al aumentar drásticamente la productividad y ofrecer la ventaja competitiva necesaria para ofrecer una experiencia excepcional al cliente.

Trabajar mejor y de forma más rápida

Toda empresa desea que su equipo sea día a día más rápido y más productivo. Para lograrlo, es necesario recurrir a soluciones innovadoras que faciliten a los empleados nuevos y mejores métodos de colaboración y comunicación. En este sentido, la transformación digital ayuda a los empleados a trabajar de forma más rápida y más inteligente.

Las soluciones de la nube, como Office 365, impulsan la colaboración y permiten cumplir con las tareas de forma mucho más eficaz. Contar con herramientas como Microsoft Teams –el nuevo espacio de trabajo basado en chat de Office 365–, también ayuda a lograrlo.

Por si fuera poco, Microsoft Power BI permite adoptar capacidades analíticas y de generación de informes. Es decir, transformar los datos de tu empresa en algo mucho más visual, para que puedas organizarte y concentrarte en lo que realmente importa de la mejor manera posible.

Microsoft: clave para la transformación de tu negocio

En definitiva, la transformación digital ha dejado de ser una opción. Si quieres ser un fuerte competidor en el mercado y que tu negocio sobreviva en el tiempo, deberás adoptar nuevas estrategias que te permitan aprovecharte de los muchos beneficios que ofrece la tecnología digital. En CADE Soluciones podemos ayudarte a lograrlo. ¡Consúltanos!

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Como mover mensajes entre Grupos de Office 365

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Como siempre suelo decir, Office 365 es una plataforma tan grande que cada día aprendes algo nuevo. En esta ocasión, y a raíz de una pregunta de un cliente, os voy a mostrar como podemos mover fácilmente mensajes entre Grupos de Office 365 a través de la interfaz de Outlook en el navegador:

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  • Lo primero que tendremos que hacer es añadiros los Grupos origen y destino en nuestro Outlook como si se tratase de buzones de correo convencionales:

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  • A continuación, para mover mensajes entre los Grupos tenemos dos opciones. La primera es seleccionar los mensajes a moer desde el Grupo origen y arrastrarlos a destino:

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  • Como resultado, veremos que hemos movido los mensajes seleccionados al Grupo de destino:

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  • La segunda de las opciones es a través de la accion de Mover de Outlook:

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Nota Importante: Esta forma de mover mensajes entre Grupos de Office 365 no esta¡ soportada oficialmente por Microsoft y puede tener efectos no esperados. Este Feedback ha sido proporcionado el equipo de Grupos de Office 365 en Microsoft.

5 escenarios en los que Microsoft Teams es tu mejor aliado

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Para que tus equipos hagan más, de mejor manera y en menos tiempo, deben contar con herramientas que los impulsen, como Microsoft Teams. Mira estos 5 escenarios en los que esta herramienta puede transformarse en tu mejor aliada.

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1. Tu equipo de trabajo se comunica a través de dos o más herramientas diferentes
¿No sería mejor que todas las comunicaciones de tu negocio estén en un solo lugar? Microsoft Teams hace que tus equipos puedan comunicarse de la manera más natural para ellos: con chats, Skype y la posibilidad de sumar stickets, GIFs y memes.

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¿Prefieres manejarte por mail? Microsoft Teams permite enviar correos con adjuntos a un canal, y te notifica cuando hay una actualización para que no te pierdas nada.

2. Se complica la ubicación de archivos, conversaciones, y correos electrónicos
Con Microsoft Teams tus equipos tienen toda la información y herramientas que utilizan y necesitan al alcance de sus dedos, porque se integra con Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI y Delve. Además, los servicios inteligentes ayudan con la relevancia, descubrimiento y capacidad para compartir información.

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3. Cada miembro del equipo utiliza diferentes herramientas y es difícil aprender a utilizarlas
Cada equipo es único y lo sabemos, por eso Microsoft Teams permite que cada usuario personalice su espacio de trabajo. Por ejemplo, pueden utilizar Tabs de acceso rápido a documentos y servicios en la nube, utilizar servicios de terceros como Twitter o GitHub y más.

4. Trabajas con documentos sensibles y te preocupa que se pierda o se filtre información
La seguridad es un pilar fundamental para cualquier negocio. Confía en Microsoft Teams, que brinda seguridad avanzada y capacidades de cumplimiento de normas para que tu información esté segura y protegida.

5. Buscas una solución que esté integrada en una plataforma que ya conoces
Microsoft Teams está integrado con Office 365, e incluye apps que ya conoces y te encantan como SharePoint para administración de contenido; Yammer, como red social empresarial; Skype for Business, para conferencias de video y voz; y Office 365 Groups, que facilita a la gente moverse de una aplicación a otra.

¿Todavía te quedan dudas de que Microsoft Teams es lo que necesitas para impulsar la productividad en tu negocio? Conoce más aquí y dales a tus equipos el poder que necesitan para llegar más lejos.

Cómo proteger los datos de Office 365 de ataques de ransomware

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    El ransomware, como sabemos, es una de las amenazas más importantes a la que nos      enfrentamos los internautas. Ha crecido mucho en los últimos tiempos. Su tasa, de       hecho, alerta mucho tanto a empresas como a usuarios particulares. Además, los ciberdelincuentes aprovechan aquellos sectores más populares y donde hay más usuarios. Uno de estos casos es Microsoft Office 365, que es de lo que hablamos en este artículo. Explicamos algunos consejos para defendernos de este tipo de malware.

Proteger los datos de Office 365

Como sabemos, Microsoft Office 365 se diferencia de su versión normal en que pagamos por su uso de forma mensual. Todo ello a través de la página oficial. Con esto evitamos pagar por el software de forma completa.

Nos ofrecen espacio en la nube, así como otros servicios como correo electrónico, calendario, etc. Puede ser una buena solución empresarial, pero también a nivel de usuarios.

El ransomware ahora afecta a estos usuarios. Un ejemplo es Cerber ransomware, que apuntaba a Office 365 e inundó las bandejas de entrada de los usuarios con un documento de Office que invocaba malware a través de macros. También el ataque WannaCry fue diseñado para aprovechar una vulnerabilidad de Microsoft. Y ahora tenemos una nueva variedad de ransomware, ShurL0ckr, diseñada para evadir la protección integrada contra malware en OneDrive y Google Drive.

Para proteger los datos comerciales críticos dentro de Office 365, las organizaciones deben adherirse al Marco de seguridad cibernética del NIST, que ofrece orientación basada en estándares, directrices y prácticas existentes para administrar mejor y reducir el riesgo de ciberseguridad.

La gestión de identidades, la prevención de pérdida de datos y la copia de seguridad y recuperación son tres áreas cruciales para evaluar dentro del marco de seguridad cibernética del NIST, especialmente cuando se transfieren datos de alta prioridad a una aplicación SaaS como Office 365.

Además, las organizaciones deben incorporar las siguientes mejores prácticas de mitigación de riesgos para ayudar a mantener la organización segura:

Crear copias de seguridad

Como sabemos, el ransomware cifra todos los datos y documentos. Es lo que lo diferencia de otros tipos de malware. A cambio pide un rescate económico para liberar estos archivos. Por ello una de las mejores medidas que podemos realizar es la de crear copias de seguridad de forma frecuente.

Con ello logramos guardar nuestros datos importantes y, en caso de ser afectado por un ransomware, la pérdida será menor. Especialmente las empresas necesitan crear copias de seguridad de forma frecuente. Pero también es vital para los usuarios particulares.

Cuidado con el correo electrónico

Gran parte del ransomware llega a través de correos electrónicos. Por ello es una buena idea configurar las directivas de protección contra correo no deseado que trae Office 365. Así ayudamos a proteger nuestra organización de cara a este tipo de malware.

En muchos casos los usuarios de una empresa son la puerta de entrada del ransomware. Por ello es importante que los miembros de una organización sean conscientes de este problema y sepan actuar.

Hay que asegurarse de que los usuarios tienen el software de seguridad necesario para poder hacer frente a este tipo de amenazas, conozcan las técnicas de ingeniería social utilizadas, etc.

Autenticación de doble factor

Aunque esto no protege por sí solo del ransomware, es una medida de seguridad interesante a tener en cuenta. Esto nos permite que, además de poner la contraseña, tengamos que introducir credenciales a través de una llamada, mensaje o alguna notificación. Es importante para evitar que accedan a nuestras cuentas

Sentido común

Pero lo más importante de todo es el sentido común. Es vital para evitar el ransomware en Office 365, pero lo es para cualquier otra acción. Gran parte del malware llega tras la interacción del usuario.

 

 

Las 5 aplicaciones Office más utilizadas en México

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Existen varias aplicaciones de Office 365 que se utilizan en las empresas mexicanas, dependiendo del plan de 365 que tengan y necesidades en TI; sin embargo, de acuerdo con mi experiencia en el tema y con datos del mismo Microsoft, te comparto las 5 aplicaciones Office 365 que más utilizan las organizaciones en México:

 

 

1. Exchange Online

 

Con los servicios en línea de Exchange Online obtienes acceso seguro al correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de PCs, la web y dispositivos móviles. Asimismo, proporciona a tu organización el control y la flexibilidad que necesitas, simplificando la administración y protegiendo tus datos.

Microsoft Exchange Online está diseñado para organizaciones que desean obtener los beneficios de correo electrónico como un servicio basado en la nube, sin sacrificar las robustas capacidades de clase empresarial que proporciona Exchange Server. Diseñado sobre la misma tecnología que Exchange Server 2016, Exchange Online proporciona a las empresas las últimas capacidades, junto con potentes herramientas basadas en web para la administración en línea.

 

 

2. Office 365 Web Apps (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

 

Aplicaciones de productividad que te garantizan las últimas versiones de todas las aplicaciones de escritorio de Office en todo momento. Además, con Office Web Apps, puedes obtener acceso a los documentos, el correo electrónico y los calendarios desde prácticamente cualquier dispositivo.

Ve, comparte y edita documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft OneNote en línea. Con Office Web Apps puedes llevar a cabo pequeñas tareas de edición básicas en cualquier lugar y prácticamente con cualquier dispositivo que disponga de conexión a Internet. Comparte los documentos con otros usuarios y edita archivos de Excel y OneNote de forma simultánea en tiempo real y en un formato uniforme, aunque los miembros de los equipos estén trabajando en una PC con una versión diferente de Office instalada, o en diferentes dispositivos.

 

 

3. Skype Empresarial

 

Es una herramienta de comunicaciones que ofrece una solución única que une voz, mensajería instantánea y conferencias de audio, vídeo y web mediante una experiencia simplificada. Con Skype Empresarial puedes reducir los costos de comunicación e incrementar la productividad de tu organización.

 

 

4. OneDrive

 

OneDrive para la Empresa es una parte integral de Office 365 o SharePoint Server y te proporciona un lugar en la nube para almacenar, compartir y sincronizar tus archivos de trabajo. Con OneDrive para la Empresa, podrás actualizar y compartir tus archivos desde cualquier dispositivo. Incluso podrás trabajar en documentos de Office con otros usuarios al mismo tiempo.

 

 

5. SharePoint

 

Es un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. Cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio de SharePoint Online independiente.

Tus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, asociados y clientes. Para empezar a almacenar archivos en tu sitio de grupo.

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