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Ventajas y desventajas de la informática en la nube para las pequeñas empresas

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Como hemos visto, usar la informática en la nube tiene muchas ventajas para las empresas pequeñas. Permite hacer más con menos, al obtener acceso a aplicaciones empresariales críticas sin la necesidad de pagar mantenimiento o actualizaciones constantes. Además, permite que existan servicios como Facebook, LinkedIn y Twitter, que le ofrecen formas exclusivas de llegar a clientes y posibles empleados.

Nada de esto realmente responde a la pregunta fundamental: ¿es la informática en la nube segura para las pequeñas empresas? La respuesta, como siempre, no es tan clara como un sí o un no. Analicemos las ventajas y las desventajas, y algunas formas de mantener sus datos más seguros en la nube.

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Ventajas y desventajas de la informática en la nube respecto de la seguridad

Ventajas:

  • Es probable que los estándares de seguridad de datos sean más altos en el entorno de su proveedor que en su empresa, especialmente si el proveedor de la nube cuenta con las normas ISO y otros estándares clave de la industria.
  • Posiblemente, su proveedor de la nube tenga mejores recursos físicos y financieros que usted, para contrarrestar las amenazas a la seguridad de los datos a las que se enfrenta su infraestructura.
  • Sus datos aún estarán disponibles, incluso si pierde una laptop.

Desventajas:

  • Sus datos estarán almacenados fuera de la red empresarial, y posiblemente en el exterior, lo que puede infringir las leyes y las normas de protección de datos. Si su conexión a Internet es inestable, puede tener problemas para obtener acceso a sus servicios.
  • Los sitios como Facebook y Twitter son muy propensos a los ataques. Una cuenta corporativa pirateada puede hacer más daño que bien desde el punto de vista de la reputación, mientras que el uso descuidado de los sitios por parte de un empleado puede ofrecer a los delincuentes una puerta de acceso a la red y una oportunidad para explotar la información de los clientes.
  • Los respaldos de datos automáticos y los altos niveles de seguridad no están garantizados: debe implementarse la diligencia debida.

Cómo estar más seguro en la nube

  • Asegúrese de verificar dónde su proveedor almacena sus datos y cuáles son sus medidas de seguridad vigentes.
  • Considere contar con un servicio de sincronización en línea y de respaldo seguro basado en la nube para todos los datos que actualmente residen en sus instalaciones. La pérdida de dispositivos puede ser un dolor de cabeza, pero en última instancia estos se pueden reemplazar; la información de sus cliente no.
  • Invierta en un software de seguridad que optimice el uso de una red de protección contra amenazas basada en la nube, lo que evita las amenazas de malware de correo electrónico y originadas en Internet antes de que lleguen a su computadora, su laptop, su dispositivo móvil o su red, y permite disfrutar de los beneficios de la informática en la nube y minimizar los riesgos al mismo tiempo.
  • Para los dispositivos móviles, esta combinación de software cliente local con protección en la nube significa que la mayor parte de la carga de trabajo se puede abordar dentro de la red, lo que deja liberada la potencia de procesamiento del teléfono para otras tareas.
  • Cifre los datos siempre que sea posible para minimizar los riesgos asociados con la pérdida de datos.
  • En los sitios de redes sociales, cerciórese de proteger su cuenta con una contraseña segura y de tener diferentes contraseñas para cada cuenta. Asegúrese también de que el personal esté capacitado en navegación segura. Para una persona sin experiencia en el tema, puede ser difícil mantener la seguridad de la TI como prioridad. Una opción sería subcontratar a un revendedor de valor agregado (VAR) o a un proveedor de servicios administrados que actúe como el verdadero Departamento de TI de su empresa para administrar todo esto. De esta forma, este socio puede usar los servicios en la nube para encargarse de toda su seguridad.

La informática en la nube, según lo visto, puede ser un maravilloso habilitador de negocios. Sin embargo, corre por su cuenta como propietario de una pequeña empresa determinar si es la solución adecuada para su entorno actual. No obstante, si los riesgos limitados pueden administrarse correctamente, promete formas más económicas, más rápidas y más eficientes de trabajar que podrían ayudar a su empresa a lograr un desempeño estelar.

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Llega a México una aplicación para la digitalización de flujos de trabajo basado en chat

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Microsoft Kaizala te permite de manera fácil agilizar flujos de trabajo con sondeos, encuestas, tareas, votaciones; así como envío de fotografías y ubicación en tiempo real.

Ciudad de México, 27 de septiembre de 2018 – Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen la necesidad de adoptar prácticas o procesos digitales en sus flujos de trabajo para mejorar el rendimiento de sus empleados. En vista de esta necesidad tan crucial, Microsoft lanza en México la aplicación Microsoft Kaizala. Esta nueva aplicación facilita de forma segura el trabajo en equipo, tanto de empleados internos como de externos: proveedores, socios y clientes.

En el corazón de Microsoft Kaizala se destaca la integración con los servicios de Office 365, Azure, y terceros en el diseño digital de flujos de información e inteligencia artificial.  El objetivo es que las personas utilicen esta aplicación basada en chat para el trabajo debido a la seguridad que ofrece, así como para la optimización específica para manejar temas laborales.

Microsoft Kaizala cuenta con una interfaz de chat intuitiva y promueve la comunicación entre los participantes a través de acciones sencillas, de forma simple y organizada como:

  • Cuestionarios
  • Sondeos
  • Asignación de tareas
  • Votaciones rápidas
  • Solicitudes de geolocalización
  • Convocatorias de reunión

Microsoft Kaizala permite a los administradores elegir quien puede ver y responder estas acciones y mensajes de modo que cuando se manda algún comunicado, la cantidad de respuestas no satura a los usuarios que no están involucrados en ese proyecto.

Además de posibilitar la comunicación, Microsoft Kaizala hace viable la gestión laboral de grandes grupos, todo integrado con Office 365, el conjunto de herramientas de productividad de Microsoft. “El ADN de Kaizala es brindar la conexión fácil y rápida entre los miembros de una organización, así como con sus socios, para agilizar la comunicación de la información”, explicó José Ramón Diaz, Director de Kaizala para Latinoamérica.

La herramienta posibilita el intercambio de documentos, así como la realización de acciones internas para búsquedas y anuncios, gestión del trabajo y soporte. Además, se pueden aplicar reglas para estructurar aún más la comunicación en los grupos. Esto permite un intercambio de información más fluido, ya que ahora las personas se pueden ahorrar mucho tiempo sin tener que leer mensajes que no están destinados para ellos.

Esta aplicación es especialmente segura cuando se trata de proteger datos confidenciales. Cuando un empleado deja la empresa, el administrador puede eliminarlo de manera fácil y rápida de todos los grupos que están involucrados con la compañía para proteger la fuga de información confidencial.

Para el uso de Microsoft Kaizala el usuario puede conectarse al utilizar su número de teléfono móvil.

Microsoft apoya la transformación digital, por esa razón Microsoft Kaizala fue creada para ocupar poco espacio en la memoria del dispositivo, así como para funcionar en redes 2G.

La aplicación está disponible para iOS y Android. Para más información visita este enlace.

PortalCade.com Estamos Listos http://www.portalcade.com

Diferencias entre Office 365 y Microsoft Office 2016

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Office 365 vs Microsoft Office 2016

Ambas opciones gozan de enorme popularidad, aunque tienen sus diferencias, a pesar de que ambas son suites ofimáticas. Aunque ambas tienen cosas en común, hay otros aspectos que las diferencian y hay que tener en cuenta. Os contamos más a continuación.

Todo ordenador necesita hacer uso de una suite ofimática. En la actualidad la selección de este tipo de programas es mucho más amplia que hace un tiempo. Aunque una gran parte de los usuarios sigue haciendo uso de la suite ofimática de Microsoft, cuya versión más reciente es Microsoft Office 2016. También tenemos otras opciones como Office 365. Pero, ¿en qué se diferencian?

Office-365-Office-2016

Forma de pago

Una de las principales diferencias entre ambas es la forma de pago o suscripción. En el caso de que queramos usar Microsoft Office 2016, hacemos un pago único por la compra de la licencia. No tenemos que pagar dinero nunca más. De esta manera tenemos acceso a Word, Excel y PowerPoint para toda la vida. Aunque en estos casos no vamos a recibir actualizaciones en estos programas con nuevas funciones. Sólo si compramos una licencia de una nueva versión. Las únicas actualizaciones que recibimos son las de seguridad. Además, el soporte técnico se limita a la instalación.

Mientras que en el caso de querer usar Office 365 se paga anualmente o mensualmente, como el usuario desea. Así que no estamos comprando una licencia, además, el usuario decide el momento en el que quiere dejar de usar estos programas. Además, vamos a obtener actualizaciones con cierta regularidad en todos estos programas, y también contaremos con soporte técnico durante todo el tiempo que paguemos la suscripción.

Forma de pago

Una de las principales diferencias entre ambas es la forma de pago o suscripción. En el caso de que queramos usar Microsoft Office 2016, hacemos un pago único por la compra de la licencia. No tenemos que pagar dinero nunca más. De esta manera tenemos acceso a Word, Excel y PowerPoint para toda la vida. Aunque en estos casos no vamos a recibir actualizaciones en estos programas con nuevas funciones. Sólo si compramos una licencia de una nueva versión. Las únicas actualizaciones que recibimos son las de seguridad. Además, el soporte técnico se limita a la instalación.

Mientras que en el caso de querer usar Office 365 se paga anualmente o mensualmente, como el usuario desea. Así que no estamos comprando una licencia, además, el usuario decide el momento en el que quiere dejar de usar estos programas. Además, vamos a obtener actualizaciones con cierta regularidad en todos estos programas, y también contaremos con soporte técnico durante todo el tiempo que paguemos la suscripción.

Número de equipos/cuentas

Si compras una licencia de Microsoft Office 2016 la vas a poder usar en un único equipo. Por lo que será en tu ordenador portátil o de sobremesa. Pero no la vas a poder usar en más ordenadores, a no ser que compres varias licencias para que las puedas instalar en varios equipos. Pero tienes esta limitación cuando decidas apostar por esta versión.

Si elegimos Office 365, en función de la versión que selecciones, podemos tener hasta cinco cuentas diferentes. Por lo que varias personas en nuestra casa pueden tener acceso a los programas de la suite de manera sencilla. Además de tener la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, ya que Office 365 lo podemos usar en el ordenador, tablet o teléfono móvil. Así que nos da la opción de acceder desde donde queramos sin importar el lugar.

Almacenamiento en la nube

Como ya sabéis, Microsoft tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube que es OneDrive. Viene ya por defecto en los ordenadores con el sistema operativo. Por lo que podemos hacer uso de esta opción si queremos una copia de seguridad. Si tenemos una cuenta de Microsoft Office 2016, no recibimos espacio de almacenamiento adicional al que ya tenemos.

 

Pero, en el caso de apostar por Office 365 obtenemos 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, en caso de que apostéis por la versión Hogar que nos da hasta cinco usuarios. Esto viene incluido en el precio de la suscripción, por lo que no incurrimos en costes adicionales. Una buena manera de tener espacio extra para guardar nuestros documentos y evitar que se pierdan.

Número de equipos/cuentas

Si compras una licencia de Microsoft Office 2016 la vas a poder usar en un único equipo. Por lo que será en tu ordenador portátil o de sobremesa. Pero no la vas a poder usar en más ordenadores, a no ser que compres varias licencias para que las puedas instalar en varios equipos. Pero tienes esta limitación cuando decidas apostar por esta versión.

Si elegimos Office 365, en función de la versión que selecciones, podemos tener hasta cinco cuentas diferentes. Por lo que varias personas en nuestra casa pueden tener acceso a los programas de la suite de manera sencilla. Además de tener la posibilidad de acceder desde distintos dispositivos, ya que Office 365 lo podemos usar en el ordenador, tablet o teléfono móvil. Así que nos da la opción de acceder desde donde queramos sin importar el lugar.

Almacenamiento en la nube

Como ya sabéis, Microsoft tiene su propio sistema de almacenamiento en la nube que es OneDrive. Viene ya por defecto en los ordenadores con el sistema operativo. Por lo que podemos hacer uso de esta opción si queremos una copia de seguridad. Si tenemos una cuenta de Microsoft Office 2016, no recibimos espacio de almacenamiento adicional al que ya tenemos.

Pero, en el caso de apostar por Office 365 obtenemos 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario, en caso de que apostéis por la versión Hogar que nos da hasta cinco usuarios. Esto viene incluido en el precio de la suscripción, por lo que no incurrimos en costes adicionales. Una buena manera de tener espacio extra para guardar nuestros documentos y evitar que se pierdan.

Mas información: Portalcade.com

Transformación digital: prioridad para pequeñas y medianas empresas

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La transformación digital se ha vuelto imprescindible para cualquier empresa, sea del tamaño que sea. Ya no solo porque alienta nuevos modelos de negocio, sino también porque impulsa la innovación y mejora la experiencia de clientes y empleados.

Microsoft-Teams

En pocas palabras, la transformación digital es capaz de mejorar la rentabilidad y la satisfacción de los clientes, al mismo tiempo que aumenta la velocidad de salida al mercado de cualquier negocio. De ahí que sea tan importante que las PYMES participen de este proceso.

El problema está en que muchos pequeños empresarios son todavía reacios a adoptar la tecnología digital porque están preocupados por los costos que eso pueda llegar a suponer, pero no podrían estar más equivocados. La transformación digital no es un gasto; es una inversión clave para el éxito de cualquier negocio.

En este sentido, el problema no está tanto en cuánto gasto puede suponer, sino en cómo ese pequeño negocio es capaz de maximizar la tecnología digital sin interrumpir sus funciones empresariales existentes. Si esto se hace bien, los beneficios pasan a ser enormes al aumentar drásticamente la productividad y ofrecer la ventaja competitiva necesaria para ofrecer una experiencia excepcional al cliente.

Trabajar mejor y de forma más rápida

Toda empresa desea que su equipo sea día a día más rápido y más productivo. Para lograrlo, es necesario recurrir a soluciones innovadoras que faciliten a los empleados nuevos y mejores métodos de colaboración y comunicación. En este sentido, la transformación digital ayuda a los empleados a trabajar de forma más rápida y más inteligente.

Las soluciones de la nube, como Office 365, impulsan la colaboración y permiten cumplir con las tareas de forma mucho más eficaz. Contar con herramientas como Microsoft Teams –el nuevo espacio de trabajo basado en chat de Office 365–, también ayuda a lograrlo.

Por si fuera poco, Microsoft Power BI permite adoptar capacidades analíticas y de generación de informes. Es decir, transformar los datos de tu empresa en algo mucho más visual, para que puedas organizarte y concentrarte en lo que realmente importa de la mejor manera posible.

Microsoft: clave para la transformación de tu negocio

En definitiva, la transformación digital ha dejado de ser una opción. Si quieres ser un fuerte competidor en el mercado y que tu negocio sobreviva en el tiempo, deberás adoptar nuevas estrategias que te permitan aprovecharte de los muchos beneficios que ofrece la tecnología digital. En CADE Soluciones podemos ayudarte a lograrlo. ¡Consúltanos!

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Como mover mensajes entre Grupos de Office 365

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Como siempre suelo decir, Office 365 es una plataforma tan grande que cada día aprendes algo nuevo. En esta ocasión, y a raíz de una pregunta de un cliente, os voy a mostrar como podemos mover fácilmente mensajes entre Grupos de Office 365 a través de la interfaz de Outlook en el navegador:

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  • Lo primero que tendremos que hacer es añadiros los Grupos origen y destino en nuestro Outlook como si se tratase de buzones de correo convencionales:

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  • A continuación, para mover mensajes entre los Grupos tenemos dos opciones. La primera es seleccionar los mensajes a moer desde el Grupo origen y arrastrarlos a destino:

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  • Como resultado, veremos que hemos movido los mensajes seleccionados al Grupo de destino:

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  • La segunda de las opciones es a través de la accion de Mover de Outlook:

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Nota Importante: Esta forma de mover mensajes entre Grupos de Office 365 no esta¡ soportada oficialmente por Microsoft y puede tener efectos no esperados. Este Feedback ha sido proporcionado el equipo de Grupos de Office 365 en Microsoft.

5 escenarios en los que Microsoft Teams es tu mejor aliado

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Para que tus equipos hagan más, de mejor manera y en menos tiempo, deben contar con herramientas que los impulsen, como Microsoft Teams. Mira estos 5 escenarios en los que esta herramienta puede transformarse en tu mejor aliada.

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1. Tu equipo de trabajo se comunica a través de dos o más herramientas diferentes
¿No sería mejor que todas las comunicaciones de tu negocio estén en un solo lugar? Microsoft Teams hace que tus equipos puedan comunicarse de la manera más natural para ellos: con chats, Skype y la posibilidad de sumar stickets, GIFs y memes.

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¿Prefieres manejarte por mail? Microsoft Teams permite enviar correos con adjuntos a un canal, y te notifica cuando hay una actualización para que no te pierdas nada.

2. Se complica la ubicación de archivos, conversaciones, y correos electrónicos
Con Microsoft Teams tus equipos tienen toda la información y herramientas que utilizan y necesitan al alcance de sus dedos, porque se integra con Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI y Delve. Además, los servicios inteligentes ayudan con la relevancia, descubrimiento y capacidad para compartir información.

Imagen articulo Descriptivo

3. Cada miembro del equipo utiliza diferentes herramientas y es difícil aprender a utilizarlas
Cada equipo es único y lo sabemos, por eso Microsoft Teams permite que cada usuario personalice su espacio de trabajo. Por ejemplo, pueden utilizar Tabs de acceso rápido a documentos y servicios en la nube, utilizar servicios de terceros como Twitter o GitHub y más.

4. Trabajas con documentos sensibles y te preocupa que se pierda o se filtre información
La seguridad es un pilar fundamental para cualquier negocio. Confía en Microsoft Teams, que brinda seguridad avanzada y capacidades de cumplimiento de normas para que tu información esté segura y protegida.

5. Buscas una solución que esté integrada en una plataforma que ya conoces
Microsoft Teams está integrado con Office 365, e incluye apps que ya conoces y te encantan como SharePoint para administración de contenido; Yammer, como red social empresarial; Skype for Business, para conferencias de video y voz; y Office 365 Groups, que facilita a la gente moverse de una aplicación a otra.

¿Todavía te quedan dudas de que Microsoft Teams es lo que necesitas para impulsar la productividad en tu negocio? Conoce más aquí y dales a tus equipos el poder que necesitan para llegar más lejos.

Cómo proteger los datos de Office 365 de ataques de ransomware

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    El ransomware, como sabemos, es una de las amenazas más importantes a la que nos      enfrentamos los internautas. Ha crecido mucho en los últimos tiempos. Su tasa, de       hecho, alerta mucho tanto a empresas como a usuarios particulares. Además, los ciberdelincuentes aprovechan aquellos sectores más populares y donde hay más usuarios. Uno de estos casos es Microsoft Office 365, que es de lo que hablamos en este artículo. Explicamos algunos consejos para defendernos de este tipo de malware.

Proteger los datos de Office 365

Como sabemos, Microsoft Office 365 se diferencia de su versión normal en que pagamos por su uso de forma mensual. Todo ello a través de la página oficial. Con esto evitamos pagar por el software de forma completa.

Nos ofrecen espacio en la nube, así como otros servicios como correo electrónico, calendario, etc. Puede ser una buena solución empresarial, pero también a nivel de usuarios.

El ransomware ahora afecta a estos usuarios. Un ejemplo es Cerber ransomware, que apuntaba a Office 365 e inundó las bandejas de entrada de los usuarios con un documento de Office que invocaba malware a través de macros. También el ataque WannaCry fue diseñado para aprovechar una vulnerabilidad de Microsoft. Y ahora tenemos una nueva variedad de ransomware, ShurL0ckr, diseñada para evadir la protección integrada contra malware en OneDrive y Google Drive.

Para proteger los datos comerciales críticos dentro de Office 365, las organizaciones deben adherirse al Marco de seguridad cibernética del NIST, que ofrece orientación basada en estándares, directrices y prácticas existentes para administrar mejor y reducir el riesgo de ciberseguridad.

La gestión de identidades, la prevención de pérdida de datos y la copia de seguridad y recuperación son tres áreas cruciales para evaluar dentro del marco de seguridad cibernética del NIST, especialmente cuando se transfieren datos de alta prioridad a una aplicación SaaS como Office 365.

Además, las organizaciones deben incorporar las siguientes mejores prácticas de mitigación de riesgos para ayudar a mantener la organización segura:

Crear copias de seguridad

Como sabemos, el ransomware cifra todos los datos y documentos. Es lo que lo diferencia de otros tipos de malware. A cambio pide un rescate económico para liberar estos archivos. Por ello una de las mejores medidas que podemos realizar es la de crear copias de seguridad de forma frecuente.

Con ello logramos guardar nuestros datos importantes y, en caso de ser afectado por un ransomware, la pérdida será menor. Especialmente las empresas necesitan crear copias de seguridad de forma frecuente. Pero también es vital para los usuarios particulares.

Cuidado con el correo electrónico

Gran parte del ransomware llega a través de correos electrónicos. Por ello es una buena idea configurar las directivas de protección contra correo no deseado que trae Office 365. Así ayudamos a proteger nuestra organización de cara a este tipo de malware.

En muchos casos los usuarios de una empresa son la puerta de entrada del ransomware. Por ello es importante que los miembros de una organización sean conscientes de este problema y sepan actuar.

Hay que asegurarse de que los usuarios tienen el software de seguridad necesario para poder hacer frente a este tipo de amenazas, conozcan las técnicas de ingeniería social utilizadas, etc.

Autenticación de doble factor

Aunque esto no protege por sí solo del ransomware, es una medida de seguridad interesante a tener en cuenta. Esto nos permite que, además de poner la contraseña, tengamos que introducir credenciales a través de una llamada, mensaje o alguna notificación. Es importante para evitar que accedan a nuestras cuentas

Sentido común

Pero lo más importante de todo es el sentido común. Es vital para evitar el ransomware en Office 365, pero lo es para cualquier otra acción. Gran parte del malware llega tras la interacción del usuario.