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LO QUE DEBES RECORDAR SOBRE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y SUS NOVEDADES EN 2018

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Estamos habituados a escuchar sobre la obligación de la Contabilidad Electrónica, pero ¿sabes cuáles son las novedades específicas para este 2018?

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Como ya se ha comentado ampliamente en diversas fuentes, las personas morales, incluidas las personas morales con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial, están obligados a llevar Contabilidad Electrónica


 y a enviar esta información al SAT.

Para estos efectos, quienes estén obligados deberán enviar la información a través del Buzón Tributario conforme se indica en el siguiente calendario:

 

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Por otro lado, el 6 de enero de 2017 se publicó el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2017, que contenía los lineamientos técnicos para generar la Contabilidad en medios electrónicos y se anunció la nueva versión de la Contabilidad Electrónica 1.3. En este caso, aunque no se anunció la vigencia de la versión 1.1., a partir de octubre de 2017 las autoridades fiscales aceptaron la Contabilidad Electrónica en la versión 1.3.

A la versión 1.3 se le agregó información referente al método de pago (cheque, transferencia y otro método de pago) cuando existe salida y entrada de recursos, se modificó también el estándar técnico de los archivos XML

Asimismo, se modificó la longitud y el patrón en el atributo número de trámite, en devoluciones y compensaciones, así como en el atributo naturaleza del nodo de cuentas del catálogo, donde se detalla que existen cuentas de activo, pasivo y capital, mismas que se pueden presentar con naturaleza deudora y acreedora.

Finalmente, es importante señalar que, a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT), se dio a conocer el 29 de noviembre de 2017 el anteproyecto de la Sexta Resolución de Modificaciones a la RMF para ese año, que en su artículo cuarto transitorio contempló la posibilidad para los contribuyentes de enviar la Contabilidad Electrónica con la versión 1.1 hasta el 31 de diciembre, o utilizar el Documento Técnico Versión 1.3., publicado en el Portal del SAT a que hace referencia el Anexo 24 de la RMF para 2017, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 6 de enero de dicho año, por lo que a partir del 1 de enero de 2018 será obligatorio utilizar la versión 1.3.

¿Estás cumpliendo con la nueva versión?

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Cierre del ejercicio en Aspel-NOI 8.0

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Este proceso tiene la finalidad de depurar los acumulados, así como los registros de trabajadores, percepciones y deducciones con estatus de baja y movimientos que tengan fecha anterior a la fecha de corte indicada para iniciar los movimientos de un nuevo año sin considerar los acumulados del anterior.

 

 

Antes de realizar el proceso de corte anual se  recomienda realizar el siguiente procedimiento:

 

  1. Una vez realizado el cálculo anual en la última nómina del año, generar un respaldo de la información desde el menú de Configuración /Respaldar.

 

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                                                               Figura 1: Generación del respaldo.

 

Una vez terminado el proceso el sistema nos lo indicará.

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                                        Figura 2. Confirmando la generación de respaldo.

 

 

  1. Emitir reportes que se consideren importantes para verificar su información.

 

  1. Estando en la última nómina del año, crear el siguiente periodo desde el menú de Herramientas/Creación del siguiente periodo o también puede ser creado desde la opción “Administrador de periodos” de la “Barra de herramientas de acceso rápido

con el ícono   icononoi

 

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                                               Figura 3. Indicando el periodo de la nómina.

 

  1. Al aceptar la ventana de creación del siguiente periodo, el sistema pregunta si se desea

actualizar los calendarios del siguiente año, a lo que se debe dar clic al botón  si  , de lo contrario se deben actualizar los calendarios manualmente desde el menú Catálogos y consultas / Calendarios.

 

 

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Figura 4. Confirmando la actualización de calendarios.

 

  1. El sistema notifica la terminación del proceso y solicita confirmación para cambiar al siguiente periodo. Dar clic en el botón si  para continuar con el proceso.

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Figura 5. Confirmando el cambio del siguiente periodo.

 

  1. Al acceder a la primera nómina del siguiente año, el sistema enviará el mensaje recordando que se debe hacer el proceso de corte anual.

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                                                   Figura 6. Aviso para realizar el corte anual.

 

  1. Una vez ubicados en la primera nómina del siguiente año, se debe efectuar el corte anual. Desde el menú de Procesos de nómina /Generar corte Anual, en este caso el sistema sugiere las fechas de corte, sin embargo pueden ser modificadas.

 

 

Figura 7. Parámetros del Corte Anual

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Las fechas de corte se refieren al vencimiento de las fechas que se van a considerar en los acumulados de las faltas, vacaciones, salarios y baja de trabajadores.

 

En el caso de las vacaciones se consideran dos años anteriores, por que puede haber trabajadores que no hayan gozado de estas. En el caso de salarios, para que no se pierda el histórico de salarios y en la de baja de trabajadores, para que los que están con estatus de baja no se pierdan los acumulados cuando se requiera generar el cálculo de PTU.

 

  1. Al validar el proceso y tomando en cuenta la fecha de corte para cada uno de los archivos, se depuran los siguientes registros:

 

  • Catálogos de Trabajadores: Se eliminan los trabajadores que se tengan con estatus de “Baja”.
  • Catálogo de Percepciones y Deducciones: Se eliminan las percepciones y deducciones que se tengan con estatus de “Baja”.  
  • Archivo de Movimientos a la nómina: se eliminan los movimientos generados cuya aplicación sea “solo esta nómina”.
  • Archivo de Salarios: Se eliminan los movimientos de cambios de salarios.
  • Archivo de Acumulados de la empresa: Se inicializan los acumulados de la empresa.
  • Archivo de Acumulados del trabajador: Se inicializan los acumulados de trabajadores excepto aquellos que se utilizan para el cálculo de la parte variable del IMSS.
  • Archivo de Faltas: Se eliminan las faltas capturadas.

 

Después de realizar el corte anual, es posible empezar a capturar los movimientos e incidencias del nuevo ejercicio, sin olvidar revisar los siguientes parámetros que se encuentran ubicados en parámetros de la nómina:

 

  • Número de la nómina.
  • Días de pago.
  • Periodicidad.
  • Días año.
  • Tipo de cálculo.
  • El salario mínimo establecido en la zona geográfica del D.F.
  • La vigencia de los parámetros de cuotas de cálculos del IMSS.

Además es necesario revisar:

  • La vigencia de las tablas del sistema, para el correcto cálculo de impuestos.
  • Que los calendarios estén actualizados.

 

 

Corte Anual en Aspel-SAE 7.0

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Cuando se concluye un ejercicio fiscal y se va a iniciar la captura de las operaciones del nuevo ejercicio, es necesario efectuar el proceso de Corte Anual, el cual inicializa los montos acumulados de Ventas y Compras, datos que Aspel-SAE controla en los catálogos de   Clientes, Proveedores e Inventarios, en los campos de acumulados

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La finalidad del Corte Anual es preparar la base de datos para que en las estadísticas y reportes sólo se incluyan los montos correspondientes a las operaciones del nuevo ejercicio.

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Figura 2. Inventarios – Acumulado anuales de ventas y compras

 

Procedimiento para realizar el Corte Anual:

 

  1. Estar en el último día de captura del año que concluye.
  2. Realizar un respaldo de la información.
  3. Emitir todos los reportes y estadísticas necesarios.
  4. En el menú Procesos / Corte anual, seleccionar el(los) archivo(s) a procesar o bien la opción Todos, como se muestra en la siguiente imagen.

 

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                                                              Figura 3. Proceso de Corte Anual

 

Una vez elegida la opción (Clientes, Proveedores, Inventarios o Todos), el sistema envía el mensaje de validación, al aceptar el mensaje se efectúa el proceso.

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                                                Figura 4. Confirmación del proceso de Corte Anual

 

 

 

? Nota: En caso de no efectuar el Corte Anual el último día del año y continuar la captura de operaciones ya con fechas del nuevo ejercicio de trabajo, se puede llevar a cabo el proceso de Corte anual en la fecha que se encuentre en ese momento, por ejemplo, 16 de Enero del 2017, y posterior al Corte Anual se debe realizar el proceso de Actualización de archivos el cual se encuentra en el menú Procesos / Actualización de archivos, Ventas y/o Compras.

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                                                      Figura 5. Actualización de ventas y compras

 

 

Este proceso se efectuará indicando el rango de fechas a partir del primer día del año y hasta el día de captura actual.

 

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                               Figura 6. Indicando rango de fechas de actualización de archivos

 

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Cierre de Ejercicios Fiscales en el Sistema Aspel-COI 8.0

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La creación de la póliza de cierre consiste en saldar las cuentas de resultados y determinar la pérdida o ganancia contable del ejercicio.

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Este proceso se lleva a cabo de una manera sencilla en Aspel-COI utilizando la opción de Póliza de cierre. Pero antes de realizar dicho proceso se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

 

  • Ejecutar el proceso de contabilización, si es que se tiene desactivado el parámetro “Contabilización en línea” o si ocasionalmente se hizo un cambio de dicho parámetro.
  • Revisar que los archivos de datos no contienen errores, este proceso se lleva a cabo desde el menú Configuración/ Control de archivos habilitando la casilla “Seleccionar todas las tablas”, posteriormente presionar el ícono “Diagnóstico y Recuperación”.
  • Si se usa la opción de “Guardar pólizas no cuadradas”, es necesario comprobar que no existan pólizas pendientes de cuadre, es decir, se hayan realizado los asientos contables correspondientes.
  • Realizar el traspaso de saldos.

 

 

A continuación se describe el proceso cierre de Ejercicios Fiscales:

 

1.     Configuración de parámetros de sistema

 

  • Ingresar Menú Configuración / Parámetros del Sistema / Sección Pólizas

 

  1. a) Ubicarse en el mes de cierre fiscal, para nuestro caso Diciembre, comprobamos que en el parámetro “Mes de ajuste después de” esté seleccionado Diciembre.

 

NOTA: Es importante señalar que el sistema permite realizar el cierre del ejercicio en cualquier mes del año, por ello, el sistema crea el mes de ajuste después del mes de cierre fiscal que se asigne en Parámetros del Sistema. Cabe mencionar que el mes de cierre fiscal es manipulable debido a que en otros países de Centro y Sudamérica, se manejan diferentes meses de cierre fiscal; también funciona para aquellas empresas que se declaran en quiebra en cualquier mes del ejercicio y se requiera para ello, registrar el cierre.

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                                             Figura 1  Parámetros del Sistema / Pólizas.

 

 

  1. b) Crear el siguiente periodo (Ajuste).

 

  1. c) Una vez creado el Mes de Ajuste, cambiarse a ese periodo, en este momento es oportuno realizar los ajustes contables correspondientes a las cuentas de balance y de resultados en caso de que sea necesario, es recomendable realizar ajustes que
  2. afecten a estas cuentas, antes de generar la póliza, pues la información del resultado fiscal se puede ver modificado por estas variaciones.

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Figura 2 Periodo de Ajuste

2.     Generación de póliza de cierre

 

  • Ingresar Menú Procesos / Póliza de cierre

 

Puntos a considerar:

 

  • En este mes de ajuste, debe existir la cuenta contable donde se registrará el resultado del ejercicio, y en caso de trabajar con Departamentos, las cuentas contables deben tener la asignación de departamentos correspondiente.

 

  1. a) Asignar la cuenta inicial y final de las cuentas de resultados, así como la cuenta del resultado del ejercicio o cierre.

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Figura 4. Generación de la póliza de cierre.

 

  • Si se trabaja con departamentos se podrá activar la opción “Por Departamento” para crear una póliza con los montos correspondientes a cada uno de los departamentos.
  • Si se trabaja con departamentos y se desea generar una sola póliza, no será necesario elegir el departamento ya que Aspel-COI asociará el departamento y monto correspondiente por cada una de las cuentas a saldar.

 

  1. b) El sistema genera la póliza con la información del cierre.

 

  1. c) Por último se tiene que contabilizar la póliza, para afectar el saldo de las cuentas.

 

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                                                 Figura 5 Contabilización de la póliza.

 

Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualaran a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada.

 

Realizado este proceso, se crea el primer mes del siguiente ejercicio, en este caso enero de 2017 para iniciar la captura de información correspondiente a ese año.

 

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Cierre del ejercicio en Sistemas Aspel

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El año 2017  termino y quizá muchos se pregunten como iniciar operaciones nuevas en sus sistemas Aspel, es por ello que les traemos un video tutorial de cómo dar por concluido su Ejercicio fiscal en su Sistemas Aspel SAE, COI y NOI para iniciar con la captura de sus operaciones del nuevo Ejercicio 2018.

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SAE 7.0

Se llama “Corte Anual” al Cierre del Ejercicio, el cual inicializa los montos acumulados de Ventas y Compras controlados en los campos de acumulados desde los Catálogos de Inventarios, Clientes y Proveedores respectivamente. Este proceso hace un corte como el nombre lo indica para que los reportes y estadísticas solicitados incluyan los Montos de las operaciones del Nuevo Ejercicio.

Realizar para el Corte Anual se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al Sistema en el ultimo día de captura del Año.

2. Ingresar un el menú Utilerías / Corte Anual y seleccionar la opción de Todos o bien si solo queremos realizar cortes específicos seleccionar la opción deseada.

Es importante que se realice un respaldo previo de toda la información, así como de emitir todos los reportes y estadísticas necesarios del año que termina.

3. Aceptar las ventanas de avisos y confirmación para que el proceso se efectúe.

Si el proceso no se realiza el ultimo día de la captura del año se puede realizar en el día que se encuentre aunque sea el ejercicio actual, pero posteriormente se dębe realizar el proceso de “Actualización de Archivos” dentro del menú Utilerías / Actualización de Archivos / Actualización de ventas y compras. Donde se dębe indicar el rango de fechas a partir del primer día del año y la fecha real de captura.

NIO 8.0

Se llama “Cierre del Ejercicio” el cual depura los acumulados, registros de Trabajadores, percepciones y deducciones y Movimientos, limpiara para el ejercicio nuevo todo aquello con estatus de baja y con fecha anterior al de la fecha de corte. Este proceso realizara los siguientes operaciones:

– Elimina Trabajadores, Percepciones y Deducciones con estatus de Baja

– Elimina movimientos generados cuya aplicación sea “solo esta nomina”, de cambio de salarios y faltas capturadas.

– Inicializa los acumulados de la Empresa, de Trabajadores (Excepto los que se utilizan para el calculo de parte variable de del IMSS)

Para realizar el cierre del ejercicio se deben seguir los siguientes pasos:

Es importante que se realice un respaldo previo de toda la información así como de emitir todos los Reportes y Estadísticas necesarios del año que Termina.

1. Crear el siguiente periodo, es decir el primero del siguiente ejercicio, actualizando los calendarios del siguiente año.

2. Entrar en ese periodo creado, se dębe realizar el Corte anual como lo sugiere el sistema desde el  menú Procesos / Corte anual.

3. Seleccionar las fechas de vencimiento para el corte que se van a considerar en los acumulados, Vacaciones, salarios y bajas de Trabajadores.

Por recomendación el sistema sugiere las fechas que para el caso de Vacaciones, Salarios y Baja de Trabajadores se considera de dos años anteriores, para no perder el historial por cálculos de la PTU, Vacaciones gozadas, entre otros.

4. Revisar los Parámetros de la nómina:

– Número de la nómina

– Días del Año

– Tipo de Cálculo

-El Salario Mínimo establecido en la zona

– Cuotas de Cálculo del IMSS

– Vigencia de las tablas del Sistema

– Calendarios

COI 8.0

Se llama “Cierre de Ejercicio Fiscales” y su objetivo principal es saldar las cuentas de resultados y determinar la perdida o ganancia del Ejercicio. Para ello se hace uso de una póliza llamada “Póliza de Cierre”.

Para el Cierre del Ejercicio Fiscal se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicarse en el mes de cierre fiscal, y verificar o seleccionar en Parámetros del Sistema que este activa la opcion “Mes de ajuste despues de Diciembre”.

-Es importante revisar también que si no esta habilitada la opción de contabilización en linea se realice el proceso de contabilización desde el menú de Procesos / contabilización.

-Revisar que la BASE DE DATOS no contenga errores con el proceso de “Control de Archivos” desde el menú Utilerías / Control de Archivos con las opciones ” Diagnóstico y Recuperación “.

-No dejar ninguna póliza pendiente de cuadrar y que se haya realizado el proceso de “Traspaso de saldos”.

2. Crear el Periodo de ajuste e ingresar en ese periodo, dębe de realizar en este periodo los ajustes necesarios para las cuentas de balance y de resultados antes de hacer la póliza.

3. Realizar la Póliza de Cierre desde el menú Procesos / Póliza de Cierre, ahí asigna la Cuenta inicial y de Resultados así como la cuenta del resultado del ejercicio, si no la tiene debe crearla y en caso de usarlos asignar los departamentos de las cuentas.

4. Contabilizar la póliza para afectar los saldos de las cuentas, los saldos de las cuentas de detalle incluídas en la póliza se afectarán y pasarán a cero y la diferencia de cargos y abonos se aplicarán a la Cuenta de Resultado del Cierre.

5. Crear el siguiente periodo, es decir el primer periodo del siguiente Ejercicio para iniciar el siguiente año fiscal.