Mes: septiembre 2017

LLENADO INCORRECTO DE LA CLAVE DE PRODUCTO Y SERVICIO EN NUEVOS CFDI

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El pasado 7 de septiembre del presente, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) difundió en su portal de Internet una actualización de las Preguntas y respuestas sobre el Anexo 20 versión 3.3 del CFDI. Revisamos los detalles.

 

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En esta actualización, la autoridad adicionó la pregunta número 30 donde señala su criterioen cuanto a las repercusiones que habrá cuando la clave de producto y servicio que se incluya en un CFDI sea errónea:

30. ¿Podría el SAT imponer una sanción por considerar que la clave de producto y servicio que se registre en una factura es errónea? 

La identificación de la clave de producto y servicio corresponde al contribuyente emisor de la factura, esto en razón de que él es quien conoce la naturaleza y las características del producto o servicio que ampara el comprobante.

Si se registra una clave de producto o servicio que se asemeje o tenga relación en sus características al producto que se va a facturar, esto por no haber encontrado una clave específica, dicha situación no será motivo de sanción por parte de la autoridad salvo en casos de notoria y evidente incongruencia entre lo facturado y la clave de producto y servicio registrada, por ejemplo:

Registro la clave de producto y servicio 82101500 que corresponde a “Publicidad impresa”, pero en realidad soy una enfermera que me dedico a cuidar personas enfermas en sus domicilios y debiera asentar como servicio proporcionado el de  “Servicios de enfermería” con la clave 85101601.

No obstante lo anterior, se considera que al tratarse de un tema nuevo, los primeros meses de vigencia del mismo serán parte de un proceso de aprendizaje colectivo, durante el cual los proveedores de bienes y servicios y sus clientes irán estableciendo acuerdos y usos en sus respectivos sectores o ramas de la economía en relación a la clasificación de los bienes o servicios que intercambian, esta situación hará que no sea necesario durante estos primeros meses corregir alguna clasificación que se haya realizado y que con el transcurso de este tiempo de aprendizaje común resulte variar o considerarse equivoca.

El criterio de la autoridad en relación a las claves de producto y servicio que se incluya en un CFDI será en función de la notoria y evidente incongruencia entre el bien o servicio facturado y la clave que se registre en el CFDI por parte del emisor.

Adicionalmente, es de resaltar que la autoridad señala que durante los primeros meses no habrá sanciones porque es un proceso de aprendizaje colectivo; sin embargo no se especifica por cuántos meses no habrá dichas sanciones, por lo que es importante establecer todos los mecanismos necesarios dentro del proceso administrativo y contable para no tener errores e inconsistencias en el llenado de estos datos al momento de emitir los CFDI.

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¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

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Las Facturas Electrónicas tienen nuevos requisitos, por lo que es indispensable realizar las adecuaciones necesarias para cumplir a tiempo con las disposiciones fiscales. Invita a tus Clientes a realizar el cambio, ya que toma tiempo y puede ahorrar carga de trabajo.

 

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Como sabemos, en México es obligatorio, desde hace años, emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) por los actos o actividades que realicen los contribuyentes, así como por los ingresos que reciban y retenciones de contribuciones que efectúen. Esto ha recobrado importancia ya que es un esquema que va perfeccionándose recurrentemente a través de las distintas actualizaciones que hace la autoridad fiscal, para un mejor control y fiscalización de las operaciones que los contribuyentes realizan en su día a día; permitiendo a los contribuyentes una optimización y automatización en sus procesos administrativos y contables.

De esta forma la Facturación Electrónica se ha vuelto un tema muy importante no sólo a nivel local. Nuestro país es una de las naciones latinoamericanas que encabeza la lista de los países con mayor volumen de CFDI emitidos, como lo señala el “Estudio comparativo de Factura Electrónica en Latinoamérica” de la Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (Amexipac) de octubre 2016, donde se observa que México ha alcanzado un volumen acumulado a 2015 de 20,582 millones de Facturas Electrónicas emitidas.

Recordemos que el CFDI debe cumplir con distintos requisitos técnicos y administrativosregulados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) a través de la Resolución Miscelánea Fiscal y de su Anexo 20, lo que ha originado que los contribuyentes implementen adecuaciones tendientes a una automatización de sus procesos desde la facturación, control de inventarios, tesorería hasta su registro contable.

Antes de la Factura Electrónica, los contribuyentes tenían grandes volúmenes de facturas físicas en papel, lo que originaba altos costos de almacenaje y un retraso en el proceso de control y gestión de pago de las mismas, así como de un efectivo registro contable.

Algunos beneficios de la Facturación Electrónica son:

  • Reducción de gastos administrativos y de operación
  • Disminución al mínimo en inconsistencias en la información que se incluye en las Facturas que se emiten
  • Mejor manejo, gestión y seguridad de la información
  • Las Facturas pueden resguardarse digitalmente, haciendo más ágil su envío y recepción

Cabe destacar que lo anterior se asegura cuando los contribuyentes cuentan con un Sistema de Facturación y Contabilidad adecuado y confiable.

¿DÓNDE DEBE PERMANECER MI CONTABILIDAD?

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A partir de 2014, y conforme al artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), como persona física o moral obligada a llevar Contabilidad, deben cumplirse ciertas reglas, las revisamos a detalle.

 

DONDE_GUARDO_MI_CONTABILIDAD

Las fracciones I y II del artículo 28 del CFF establecen diversas reglas relativas a la contabilidad entre las que destacan las relacionadas con:

  • Los reportes
  • Los registros
  • La forma en la que debe estar integrada: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, entre otros.

Asimismo, desde el año 2014, se debe llevar la Contabilidad en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML.

¿Es posible llevar la contabilidad en lugar distinto al domicilio fiscal?

Las reglas aplicables a la Contabilidad para efectos fiscales se han modificado de manera importante desde 2014; uno de sus cambios más relevantes lo constituye lo dispuesto en la fracción III del artículo 28 del CFF, donde se establece que:

Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.”

Si la Contabilidad debe registrase en medios electrónicos, ¿es posible que pueda llevarse por esa vía en un lugar distinto al domicilio fiscal? ¿es obligatorio que la Contabilidad se lleve en el domicilio fiscal?

En respuesta a las preguntas anteriores, es posible que el proceso de la Contabilidad Electrónica se efectúe en un lugar distinto al domicilio fiscal del contribuyente, toda vez que en el CFF no se establece ninguna prohibición; sin embargo, como lo establece el artículo 28 del CFF señalado, la documentación comprobatoria que soporta los registros contablesdeberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

En una forma de trabajo tradicional cuando la Contabilidad se lleva o procesa en el despacho del contador que presta sus servicios, debe devolverse a la brevedad al contribuyente toda la documentación soporte relativa a la comprobación de ingresos, gastos y demás documentos, para que se conserve en el domicilio fiscal de éste y no en el despacho del Contador.

Existen en el mercado soluciones y herramientas que permiten optimizar el procesamiento de la información en los registros contables de los contribuyentes, que facilita este proceso y asegura que los registros Contables permanezca en el domicilio fiscal de los contribuyentes en todo momento.

Estas soluciones son normalmente unidades que trabajan como disco duro virtual y que permiten tener en la nube la información que sirve de base para el procesamiento de la Contabilidad, con lo que se evita incurrir en infracciones innecesarias en materia de conservación de la Contabilidad.

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Forma de pago’ en CFDI y extinción de las obligaciones en material legal

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La nueva Factura Electrónica trae consigo una variante respecto al catálogo ‘forma de pago’ sobre  la cual debemos estar pendientes para hacer el llenado correspondiente y conocer aquellas formas de pago que son poco comunes.

 

forma_de_pago_CFDI

Ante la entrada en vigor de la versión 3.3 del CFDI, existe la obligación de incorporar la ‘forma de pago’ en la que se liquida alguna operación conforme al catálogo correspondiente:

catalogo formas de pago CFDI 3.3

Como podrá observarse en este nuevo catálogo se prevén distintas formas de pago cuyas claves hay que incluir en el CFDI y que son distintas a las que comúnmente se recurre para liquidar alguna operación. Es el caso de la dación en pago, pago por subrogación, pago por consignación, condonación, compensación, novación, confusión, remisión de la deuda, prescripción, satisfacción del acreedor, etc. Todas ellas conocidas como forma de extinción de las obligaciones en materia mercantil sustentadas para efectos civiles y consideradas una forma de pago.

Sobre el particular es necesario identificar en cada caso la forma específica en que una operación podría liquidarse y que fuera distinta al pago en efectivo, cheque, tarjeta de débito, etc. Esto, con la finalidad de ubicar la clave correcta y si la misma encuadra en alguno de los conceptos mencionados como forma de extinción de las obligaciones y que no necesariamente representan un desembolso de dinero, para evitar errores e inconsistencias en el llenado de los CFDI.

Sin entrar a detalle en cada una de las formas de pago antes descritas, mencionamos brevemente en qué consisten algunas de ellas.

a) Dación en pago. El acreedor recibe en pago una cosa distinta en lugar de la debida.

b) Compensación. Tiene lugar cuando dos personas reúnen la calidad de deudores y acreedores recíprocamente y por su propio derecho, produciendo el efecto de extinguir las dos deudas hasta el importe de la menor.

c) Confusión de derechos. Consiste en la circunstancia de que se reúnan en una misma persona las calidades de acreedor y deudor.

d) Remisión de deuda. Es la renuncia del acreedor a sus derechos para exigir el cumplimiento de una obligación.

e) Prescripción o caducidad. Es la sanción que se pacta o se impone por la ley a la persona que dentro de un plazo convencional o legal no realiza voluntaria y conscientemente las conductas positivas para hacer que nazca o se  mantenga vivo, un derecho sustantivo o procesal, según el caso.

Son muchas las circunstancias comerciales o de razón de negocio que pueden originar que una o más operaciones se liquiden a través de una de las formas de extinción de las obligaciones. En estos casos, además de la clave que debe incluirse en los CFDI correspondientes, se tienen que analizar todos los efectos legales, mercantiles, contables, fiscales y financieros que cada una de las formas de extinción de las obligaciones tendrá en el negocio, lo que eventualmente nos llevará a consultar al especialista legal en algún momento.

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