Mes: abril 2015

Pros y contras de la Contabilidad Electrónica

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Su práctica generará cambios positivos si sabemos aprovecharla.

PROS-CONTRAS-CONTABILIDAD-ELECTRÓNICA

Como sabemos, desde julio de 2014 se hizo oficial la obligación de utilizar la Contabilidad Electrónica; es decir, que el sistema antes utilizado para llevar los registros contables, por medio de tinta y papel, ya no será válido, desde el punto de vista fiscal, por lo que entramos en una serie de confusiones y suposiciones acerca de qué es con lo que se tiene que cumplir para no estar al margen de la ley.

El SAT nos aclara la definición de la Contabilidad a través de su página, donde de manera textual dice:

La Contabilidad Electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT”

Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.

Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla al SAT sólo cuando:

  • El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas).
  • El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.

Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de Contabilidad de la herramienta de “Mis Cuentas”.

Sin embargo, en los plazos establecidos originalmente no fue posible realizarlo porque no estuvimos listos para lograrlo, tanto la autoridad como los contribuyentes, pero la obligación tiene que cumplirse ya para todos los contribuyentes que obtuvieron ingresos superiores a 4,000,000 durante 2013, teniendo como plazo hasta el próximo 30 de abril, al enviar por primera vez, balanza de comprobación y catálogo de cuentas correspondiente a enero y febrero de 2015.

Ante todo este cambio, ¿en qué nos beneficia o afecta?

Este nuevo sistema nos trae repercusiones en tiempo administrativo, en la adaptación a los nuevos sistemas por el manejo de los mismos y en el envío de información y realización de la contabilización, porque todo tiene que estar relacionado con su archivo XML correspondiente; no obstante, los sistemas contables actuales hacen un gran esfuerzo para que los usuarios de éstos puedan cumplir con todos los requisitos fiscales respectivos.

Como todo en la vida, los cambios pueden ser positivos si sabemos aprovecharlos. El cambio a este nuevo esquema consiste en que tenemos que mantener todos los archivos en orden, la Contabilidad al día y no podemos quedarnos atrasados en cuanto a las tecnologías, debido a que si sabemos aprovecharlas, podemos lograr que el proceso de contabilización sea más rápido, en cuanto ya podamos programarlo, y aprovechar los archivos electrónicos que sustituyeron a las facturas en papel.

En el otro lado de la balanza podemos decir que la inversión económica en adquirir estos sistemas, capacitación del personal e inversión de tiempo para la emisión y recuperación de facturas es representativa, porque preferimos realizar las ventas y la actividad por la que ingresamos dinero, a llevar a cabo actividades administrativas.

En resumen, el alcance que se esperaba con la Contabilidad Electrónica no se ha logrado aún debido a que los sistemas no se han podido adecuar para la recepción de información y su respectiva clasificación.

Nosotros, como usuarios, debemos hacer un sacrificio para adquirir los programas correspondientes e invertir tiempo en el aprendizaje y clasificación de la información, lo que en el mediano plazo nos beneficiará en tiempo y en ahorro de papel y tinta. ¿Y tú, qué opinas al respecto?

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Qué es la Participación de los Trabajadores en las Utilidades

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La PTU o reparto de utilidades es una prestación que se otorga a todos los empleados por haber contribuido a las ganancias que tuvo la empresa para la que laboraron durante el último año.

reparto-utilidades

El reparto de utilidades, al igual que otras prestaciones, es considerada de Ley, por lo que toda empresa está obligada a otorgarla a sus empleados; sin embargo, existen algunas excepciones, las cuales enunciaremos a lo largo de este texto.

Recursos Humanos en la empresa

Antes de entrar en materia, es de vital importancia analizar a los Recursos Humanos, uno de los 4 tipos de recursos que necesita toda empresa para desarrollar su actividad preponderante. Los otros 3 son:

  • Recursos materiales
  • Recursos financieros
  • Recursos tecnológicos

Los Recursos Humanos son un pilar en las compañías, ya que poseen características peculiares, como la capacidad intelectual y la fuerza humana, las cuales varían de acuerdo al tipo de individuo, por lo que se convierten en parte importante en la consecución de los objetivos de la empresa y de sus utilidades.

¿Qué son las utilidades según la Constitución?

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su artículo 123 del apartado A establece que los trabajadores tendrán derecho a una participación en las utilidades de la empresa.

El inciso C de la fracción IX del mencionado artículo señala:

Para determinar el monto de las utilidades de cada empresa se tomará como base la renta gravable de conformidad con las disposiciones de la Ley del impuesto Sobre la Renta”.

A pesar de que esta prestación, también conocida como Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), se otorga por ley a todos los trabajadores, existen sus excepciones, pues excluye a los empleados de los Poderes de la Unión y del gobierno del Distrito Federal.

Las utilidades de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo

Asimismo, el reparto de utilidades también se encuentra comprendido en el artículo 120 de la Ley Federal del Trabajo.

Artículo 120: El porcentaje fijado por la Comisión Nacional constituye la participación que corresponderá a los trabajadores en las utilidades de cada empresa.

Para los efectos de esta Ley, se considera utilidad en cada empresa la renta gravable, de conformidad con las normas de la LISR”.

La resolución de la Tercera Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas señala que para el concepto de renta gravable equivale y corresponde a los ingresos gravables que contiene la LISR.

Esta misma resolución señala que todas las entidades económicas, de acuerdo con el artículo 16 de la LFT, y las personas físicas que tengan trabajadores y sean contribuyentes del ISR, están obligados al pago de la PTU.

¿Quiénes no pagan PTU?

Según el artículo 126 de la LFT, están exentas de repartir utilidades:

  • Las empresas de nueva creación durante el primer año de funcionamiento.
  • Las empresas de nueva creación dedicadas a la elaboración de un producto nuevo, durante los 2 primeros años de funcionamiento. La determinación de la novedad del producto se ajustará a lo que dispongan las leyes para fomento de industrias nuevas.
  • Las empresas de industria extractiva, de nueva creación, durante el periodo de exploración.
  • Las instituciones de asistencia privada, reconocidas por las leyes, que con bienes de propiedad particular ejecuten actos con fines humanitarios de asistencia, sin propósitos de lucro y sin designar individualmente a los beneficiarios.
  • El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y las instituciones públicas descentralizadas con fines culturales, asistenciales o de beneficencia.
  • Las empresas que tengan un capital menor del que fije la Secretaría del Trabajo y Previsión Social por ramas de la industria, previa consulta con la Secretaría de Economía. La resolución podrá revisarse total o parcialmente cuando existan circunstancias económicas importantes que lo justifiquen.

¿Cómo se calcula la PTU?

La PTU es del 10%. La base sobre la que se calcula es el ingreso gravable.

Para la determinación de la renta gravable, los contribuyentes deberán disminuir de los ingresos acumulables las cantidades que no hubieran sido deducibles.

ptu

Derecho a recibir PTU

El derecho a recibir la PTU se ajusta a lo establecido el Artículo 127 de la LFT, donde se establece lo siguiente:

  • Los directores, administradores y gerentes generales de las empresas no participarán en las utilidades.
  • Los demás trabajadores de confianza participarán en las utilidades de las empresas, pero si el salario que perciben es mayor del que corresponda al trabajador sindicalizado de más alto salario dentro de la empresa, o a falta de éste al trabajador de planta con la misma característica, se considerará este salario aumentado en un 20%, como salario máximo.
  • El monto de la participación de los trabajadores al servicio de personas cuyos ingresos deriven exclusivamente de su trabajo, y el de los que se dediquen al cuidado de bienes que produzcan rentas o al cobro de créditos y sus intereses, no podrá exceder de un mes de salario.
  • Las madres trabajadoras, durante los periodos pre y postnatales, y los trabajadores víctimas de un riesgo de trabajo durante el periodo de incapacidad temporal, serán considerados como trabajadores en servicio activo.
  • Los trabajadores del establecimiento de una empresa forman parte de ella para efectos de la PTU.
  • En la industria de la construcción, después de determinar qué trabajadores tienen derecho a participar en el reparto, la Comisión a que se refiere el Artículo 125 adoptará las medidas que juzgue conveniente para su citación.
  • Los trabajadores domésticos no participarán en el reparto de utilidades.
  • Los trabajadores eventuales tendrán derecho a participar en las utilidades de la empresa cuando hayan trabajado 60 días durante el año, por lo menos.

El salario para efectos de la PTU está determinado por la LFT, en su artículo 124, donde determina que se entiende por salario la cantidad que perciba cada trabajador en efectivo por cuota diaria. No se consideran como parte de él las gratificaciones, percepciones y demás prestaciones a que se refiere el artículo 84, ni las sumas que perciba el trabajador por concepto de trabajo extraordinario.

¿Cómo se distribuye la utilidad?

La forma en que se distribuirá la utilidad repartible es la siguiente:

  • Se dividirá el monto a repartir  en 2 partes iguales.
  • La primera se repartirá por igual entre todos los trabajadores, tomando en consideración el número de días trabajados por cada uno en el año, independientemente del monto de los salarios.
  • La segunda se repartirá en proporción al monto de los salarios devengados por el trabajo prestado durante el año.

De acuerdo con el artículo 122 de la LFT, el reparto de utilidades entre los trabajadores deberá efectuarse dentro de los 60 días siguientes a la fecha en que se pague el impuesto anual, aun cuando esté en trámite la objeción de los trabajadores.

Debemos tomar en cuenta que el correcto cálculo de la PTU es fundamental para no afectar los derechos de los trabajadores, considerando que las personas morales tienen hasta marzo para presentar su declaración anual y las personas físicas el mes de abril.

La PTU deberá entregarse para personas morales a más tardar en mayo y las personas físicas tendrán como plazo junio.

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Cuentas por cobrar, Catálogo de Cuentas y Código Agrupador del SAT

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El Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó en México el Código Agrupador (CA), en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, el 5 de enero de 2015, mismo que se debe incluir en nuestro Catálogo de Cuentas, a nivel cuenta y subcuenta, para que al subir la Contabilidad al Buzón Tributario en el portal del SAT, en un archivo XML, la autoridad obtenga la información necesaria para hacer revisiones electrónicas.

Es preciso que dentro de la información que se genera en la empresa se proporcionen los datos que requiere el CA; para ello seguramente tendremos, en muchos casos, que cambiar a un catálogo de cuentas adecuado.

Respecto a las cuentas por cobrar, el CA requiere lo siguiente:

La información requerida a nivel cuenta resulta común en los catálogos de cuentas tradicionales; sin embargo, a nivel subcuenta tenemos problemas, debido a que al SAT le interesa saber si se trata de partes relacionadas y si son nacionales o del extranjero, conforme a lo siguiente:

En el caso de las cuentas y documentos por cobrar, se requiere, además, que se tenga la información al considerar por separado los intereses por cobrar:

En cuanto a los deudores diversos, se requiere además que se tengan por separado de las partes relacionadas con los empleados y los socios:

En la estimación para cuentas incobrables se pide que se separe la información de manera analítica:

En las cuentas y documentos por pagar a largo plazo, al igual que en los de corto plazo, se requiere los intereses por separado, conforme a lo siguiente:

Esto es una pequeña muestra para convencerte de que tienes que cambiar el catálogo de cuentas de tus empresas y las guías contabilizadoras. Tarea nada fácil si consideramos que el CA del SAT está hecho de manera inadecuada en cuanto a las cuentas y subcuentas.¿Qué te parece?

Cuándo debo cumplir con la Contabilidad Electrónica

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Conoce las fechas en las que debes enviar tu información contable a la autoridad fiscal.

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La Contabilidad Electrónica se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de Internet del SAT.

Para dar cumplimiento formal al ingreso mensual de información contable, únicamente se enviará la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT que permita su interpretación.

Adicionalmente, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares para entregarla a la autoridad, sólo cuando:

  • El SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas)
  • El contribuyente solicite una devolución o realice una compensación

La información contable se integrará con cortes mensuales en archivos XML y se enviará  en archivos comprimidos con formato ZIP  a través del Buzón Tributario, en el apartado Contabilidad Electrónica, con firma electrónica vigente, en las siguientes fechas:

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Para los meses subsecuentes, se tendrá en cuenta lo siguiente en cuanto al envío de la información:

El catálogo de cuentas deberá enviarse por primera vez junto con la balanza de comprobación y cuando se modifiquen o adicionen  las cuentas de mayor o las subcuentas que fueron reportadas.

La balanza de comprobación:

  • Tratándose de personas morales y personas físicas, dentro de los primeros 3 o 5 días hábiles respectivamente, al segundo mes posterior al que corresponde la información y así sucesivamente.
  • Los contribuyentes que coticen en Bolsa enviarán sus archivos mensuales dentro de los primeros 3 días hábiles, al segundo mes posterior al trimestre que corresponda.

Las personas morales y las personas físicas del Sector Primario que optaron por presentar sus declaraciones semestralmente, podrán enviar sus archivos mensuales dentro de los primeros 3 y 5 días hábiles respectivamente, al segundo mes posterior al semestre que corresponda.

Para tener un manejo total de la Contabilidad Electrónica, Aspel-COI 7.0 relaciona automáticamente el folio fiscal de los CFDI a los asientos contables y genera los archivos XML requeridos, listos para su envío al SAT. Conoce sus funciones y beneficios aquí

Qué es el catálogo de cuentas

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Te decimos en qué consiste el catálogo de cuentas, cómo se envía y con qué atributos debe contar.

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La práctica de la Contabilidad ha evolucionado a través de los tiempos, desde el inicio de los registros contables en papel, hasta el envío de la información a las autoridades, la cual en la actualidad se genera en formato digital.

¿Qué es el catálogo de cuentas?

Es el documento que forma parte de la Contabilidad y que contiene una lista analítica ordenada y sistemática de las cuentas que la integran.

También el catálogo de cuentas es considerado como una herramienta importante para la captura de los registros contables, a tal grado que al momento de analizarlo el usuario puede darse una idea del giro de la empresa.

Los catálogos de cuentas están ordenados por niveles escalonados, los cuales dependerán directamente del tipo de operaciones que desarrolle la organización.

Ejemplo:

……….……….……….Nivel 1———————–Cuenta

……….……….……….……….Nivel 2———————–Subcuenta

……….……….……….……….……….Nivel 3———————–Subsubcuenta

……….……….……….……….……….……….Nivel  4———————–Cuenta auxiliar

Envío al SAT

Una de las obligaciones contempladas por el Código Fiscal de la Federación (CFF) es el envío del catálogo de cuentas, el cual deberá hacerse por única vez y cada vez que sea modificado.

¿Cómo se envía el catálogo de cuentas?

La entrega de la información es a través del Buzón Tributario en el apartado de Contabilidad Electrónica. El envío debe hacerse con firma electrónica, en formato XML y deberá tener las cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2)

Si el envío es exitoso se recibirá un acuse de recepción; sin embargo, cuando los archivos tengan errores informáticos, en estos casos se recibirá un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro de los 3 días hábiles siguientes, se corrija esa situación y se envíe nuevamente.

Atributos del catálogo de cuentas

De acuerdo con el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, el catálogo de cuentas debe contener los siguientes atributos:

  1. Versión. La cual deberá partir de la 1.0.2.
  2. RFC del contribuyente.
  3. Total de cuentas que contiene el catálogo.
  4.  Mes  en  el  que  inicie  la  vigencia  del  catálogo  para  la  balanza  de comprobación.
  5. Año  en  el  que  inicie  la  vigencia  del  catálogo  para  la  balanza  de comprobación.
  6. Código agrupador de cuentas, de acuerdo al catálogo publicado por el SAT.
  7. Número de la cuenta.
  8. Descripción de la cuenta.
  9. Subcuentas, clave de la cuenta a la que pertenece.
  10. Nivel en que se encuentra la cuenta.
  11. Naturaleza de la cuenta (D – Deudora, A – Acreedora).

Actualmente, con las reformas referentes a la Contabilidad Electrónica, la autoridad tendrá  a su alcance prácticamente el total de la información contable. Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales representa tranquilidad para los obligados, ya que hacer caso a lo dispuesto por la autoridad le ahorra al contribuyente erogaciones por concepto de sanciones administrativas.

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Facultades de la autoridad fiscal en materia de IEPS

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Te decimos cómo actúa la autoridad en caso de incumplimiento en el pago del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS) por parte de los contribuyentes.

La autodeterminación de los impuestos permite a los contribuyentes calcularlos y enterarlos según sus números, no obstante, las leyes fiscales establecen facultades para la autoridad que permiten obtener la certeza de que dicho cálculo de impuestos fue realizado de forma correcta.

Si bien el Código Fiscal de la Federación (CFF) establece cuáles son las facultades de la autoridad, la Ley del Impuesto Especial Sobre  Producción y Servicios (LIEPS) las reafirma.

En el artículo 22 de la LIEPS se establecen las siguientes facultades:

Cuando el contribuyente omita registrar adquisiciones de materia prima, se presumirá, salvo prueba en contrario, que éstas fueron utilizadas para elaborar productos por los que se está obligado al pago del IEPS, que estos productos fueron enajenados y efectivamente cobrados en el mes en que se adquirieron las materias primas y que el impuesto respectivo no fue declarado.

Cuando existan diferencias entre el control físico del volumen envasado y el control volumétrico de producción utilizado, las autoridades fiscales considerarán que dichas diferencias corresponden al número de litros producidos o envasados y enajenados en el mes en que se presentaron las diferencias y que el impuesto respectivo no fue declarado”.

Las autoridades fiscales podrán determinar presuntivamente el número de litros producidos, destilados o envasados, cuando los contribuyentes de alcohol, alcohol desnaturalizado y mieles incristalizables, no den cumplimiento a las reglas establecidas en la LIEPS.

Las autoridades fiscales podrán determinar presuntivamente el precio en que los contribuyentes enajenaron los productos, utilizando indistintamente, cualquiera de los métodos establecidos en el CFF o los que a continuación se señalan:

  • Los precios corrientes en el mercado interior o exterior y en defecto de éstos el de avalúo que practiquen u ordenen practicar las autoridades fiscales.
  • El costo de los bienes incrementado con el por ciento de utilidad bruta con que opere el contribuyente. Dicho por ciento se obtendrá de los datos contenidos en la declaración presentada para efectos del Impuesto Sobre la Renta (ISR) en el ejercicio de que se trate o de la última que se hubiere presentado y se determinará dividiendo la utilidad bruta declarada entre el costo declarado. A falta de declaración se entenderá que la utilidad bruta es de 50%.
  • El precio en que una persona enajene bienes adquiridos del contribuyente o de intermediarios, disminuido con el coeficiente que para determinar la utilidad fiscal les correspondería, conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).
  • Tratándose de productos sujetos a precio máximo al público, el que resulte de restarle el margen máximo autorizado al comercio y el impuesto correspondiente.

Las autoridades fiscales podrán requerir a los contribuyentes la información o documentación que sea necesaria para constatar el uso adecuado de los marbetes o precintos que les hayan sido entregados, para lo cual se les otorgará un plazo de 10 días, apercibiéndoles que, de no hacerlo en ese plazo, se les tendrá por desistidos de la solicitud de marbetes o precintos que, en su caso, hubieren formulado.