Mes: noviembre 2014

No habrá prórroga para la Contabilidad Electrónica: Aspel de México

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El próximo 1 de enero de 2015 más de 6 millones de contribuyentes tendrán que cumplir con la ley y llevar 100% de su Contabilidad de manera electrónica. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) no brindará una nueva prórroga, alertó Gilberto Sánchez Vázquez, director general de Aspel de México.

“La Contabilidad Electrónica es una medida fiscal que no tiene reversa, a pesar de ello, observamos que no va a la velocidad adecuada; creemos que los contribuyentes buscan que se postergue el proceso, y eso no sucederá”, abundó en entrevista.

De acuerdo con datos del órgano fiscalizador y del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), en el país el universo de contribuyentes obligados a llevar Contabilidad Electrónica es de 6 millones 140 mil causantes.

De los cuales, 2 millones 246 mil son personas morales y 3 millones 894 mil corresponden a personas físicas, comentó Sánchez Vázquez.

El director general de la empresa mexicana dedicada a ofertar software administrativo, consideró que es importante que los contribuyentes no dejen todo para el último minuto, ya que podría haber consecuencias; llevar su Contabilidad en medios electrónicos es su obligación.

En tanto, como parte de las nuevas medidas fiscales que entraron en vigor con la Reforma Hacendaria, se estipuló que a partir de 1 de julio de 2014 los contribuyentes estaban obligados a llevar Contabilidad Electrónica. Empresas, incluidas las personas morales con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial están obligadas a entregarle su información al SAT.

Luego de unos meses, el órgano fiscalizador del país, al percatarse que los contribuyentes tenían conflictos por adecuarse al sistema, brindó una prórroga.

De esta manera, y de acuerdo con la última oportunidad para que los contribuyentes se adecuen al sistema: el catálogo de cuentas con su código agrupador y balanza de comprobación del mes de julio a diciembre de 2014, se entregará a más tardar el 31 de enero.

El costo no es un obstáculo

Sánchez Vázquez reconoció que adecuarse al sistema no es costoso, ya que en el mercado existen alternativas tanto para las personas físicas como para los grandes corporativos, con un costo desde 5,195 pesos.

Incluso, detalló, hay alternativas con una renta mensual desde 299 pesos para todos aquellos empresarios que tengan a su cargo entre 5 y 150 empleados.

El pago de la renta del sistema, dijo, puede ser domiciliado al recibo telefónico del contribuyente si no se cuenta con una tarjeta de crédito, no hay pretextos.

“De pronto los contribuyentes pueden tener la impresión de que adecuarse al sistema es costoso, pero hay diferentes opciones para todos los presupuestos; el reto es más tecnológico”, dijo.

Finalmente, el directivo conminó a los contribuyentes que aún no contratan una solución de Contabilidad Electrónica lo hagan en el transcurso del mes para evitar contratiempos y multas al arranque del 2015.

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Elementos que deben contener las representaciones impresas del CFDI

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Conoce los requisitos con los que deben cumplir los CFDI impresos para no perder su validez.

La tecnología ha orillado a los contribuyentes a mantener una actualización constante en los sistemas computacionales, ya que las operaciones que antes se realizaban sin la necesidad de recurrir a los sistemas electrónicos, ahora han migrado a un esquema digital.

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A pesar de la migración, las disposiciones fiscales aún contemplan las representaciones impresas de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).

Según la fracción V del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF),  una vez que al CFDI se le incorpore el sello digital del Servicio de Administración Tributaria (SAT) o, en su caso, del proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales, se deberá entregar o poner a disposición de los clientes el archivo electrónico del CFDI, así como su representación impresa, la cual sólo se otorgará cuando les sea solicitada por el cliente; sin embargo, ésta sólo servirá para comprobar la existencia del comprobante fiscal, por lo que no basta con la representación impresa para considerar una erogación como deducción.

De acuerdo con la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, las representaciones impresas del CFDI, además de cumplir con los requisitos establecidos en el CFF, deberán contener lo siguiente:

I. Código de barras generado conforme a la especificación técnica que establecen las reglas de carácter general.

II. Número de serie del Certificado de sello digital (CSD) del emisor y del SAT.

III. La leyenda: “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.

IV. Fecha y hora de emisión y de certificación del CFDI.

V. Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.

VI. Al tratarse de las representaciones impresas de un CFDI emitidas por ventas realizadas y servicios prestados por personas físicas del sector primario, arrendadores, mineros, enajenantes de vehículos usados y recicladores por los adquirentes de sus bienes o servicios estarán sujetos a lo siguiente:

a) Espacio para registrar la firma autógrafa de la persona que emite el CFDI.

b) Respecto a lo señalado en la fracción II de estos requisitos, se incluirá el número de serie de Certificado Especial de Sello Digital (CESD) del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) en sustitución del número de CSD del emisor.

Conclusiones

Cumplir correctamente con las obligaciones fiscales representa la tranquilidad del contribuyente, contrario a lo que sucede con el incumplimiento, el cual trae consigo sanciones impuestas por las autoridades fiscales.

Las sanciones serán el resultado de una visita domiciliaria dirigida a la revisión de los comprobantes fiscales.

Cómo revisar la Contabilidad Electrónica desde el punto de vista del auditor externo

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La Contabilidad Electrónica es un requerimiento fiscal, más no contable; sin embargo, en este caso, trasciende y se convierte en un asunto contable con fines fiscales, ya que involucra la operación de actividades diarias y, por lo tanto, le afecta al auditor externo de este trabajo.

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Los auditores para sustentar su opinión acerca de que los estados financieros están libres de errores o incorrecciones materiales, emplean sus procedimientos mediante la utilización de pruebas selectivas, tomando en consideración la aplicación de las pruebas sustantivas o de cumplimiento, según sea el caso y el riesgo de auditoría.

La planeación de la auditoría es la etapa donde se contempla la revisión del control interno, ahí se determinan los riesgos, alcances y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

A la fecha, la misma autoridad sigue haciendo ajustes a sus requerimientos iniciales; por ello el auditor debe preparar una estrategia relativa a las áreas que son afectadas por la Contabilidad Electrónica, que estará dirigida a validar los controles internos implementados por la administración.

Revisión del control interno

  • Identificar si en la empresa existe un adecuado ambiente de control y conocimiento por parte de la administración de la compañía para verificar el grado de cumplimiento de la nueva disposición, por lo que es necesario realizar entrevistas con funcionarios de la empresa.
  • Elaborar descriptivos y mapeos de procesos que afectan la Contabilidad Electrónica, para identificar cuellos de botella que pudiesen retrasar los registros.
  • Confirmar que el personal de la empresa se encuentre debidamente capacitado para el cambio.
  • Comprobar que la empresa tiene sistemas de cómputo que puedan proporcionar ayuda en el cumplimiento de las nuevas obligaciones, y con ello eliminar el riesgo informático.

Recordemos que el auditor hace la revisión del control interno para determinar el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría y éstas se realizarán proporcionalmente con la fortaleza del control interno; esto es, si basados en el juicio profesional del auditor, el control interno es adecuado, sus pruebas serán menores que si no lo estuviera.

Pruebas de cumplimiento (PC)

Aquellas que realiza el auditor para obtener evidencia de que los controles establecidos por la administración y las disposiciones legales están siendo ejecutadas de forma correcta, como es el caso de la Contabilidad Electrónica.

Pruebas sustantivas (PS)

Están relacionadas con importes, estas pruebas pueden contener detalle de transacciones, saldos contables, así como información a revelar. El auditor debe realizar investigaciones adicionales que determinen si las partidas seleccionadas cuentan con evidencia suficiente que sirva para soportar las aseveraciones de las cifras de los estados financieros. En algunas ocasiones, las empresas tratan de utilizar los papeles de trabajo de auditores como parte del registro contable; situación que no puede ser permitida bajo ninguna circunstancia.

Oportunidad de las pruebas de auditoría

Se refiere al momento en que se lleva a cabo, por ejemplo a un período, o a la fecha de la evidencia de auditoría. Por lo general en la auditoría previa se realizan, principalmente, pruebas de cumplimiento, mientras que en las auditorías de cierre, predominan las pruebas sustantivas.

Debemos tomar en consideración que en todos los casos se deben incluir, en los programas de auditoría, las revisiones a los cambios significativos que pudieron haberse presentado desde la última vez que se probaron los controles, más cuando el SAT sigue actualizando sus reglas referentes a la Contabilidad Electrónica.

Revisiones específicas del auditor externo en la Contabilidad Electrónica mediante la aplicación de pruebas de cumplimiento (PC) y pruebas sustantivas (PS)

Este artículo es interactivo, por lo que basado en los párrafos anteriores, deberás marcar con una “X” si es una PC o una PS, según sea el caso:

  • Revisar que las tablas de referencia se encuentren con firmas de elaboró, revisó y autorizó acerca del mapeo del actual catálogo de cuentas contra el código agrupador del SAT. (PC) o (PS)
  • Revisar que se hayan emitido políticas contables y se conserve evidencia de que el personal adecuado lo haya recibido y se haya contado con un soporte de que se ha impartido capacitación. (PC) o (PS)
  • Realizar pruebas al sistema contable de la empresa para comprobar que éste contenga los campos necesarios para la aplicabilidad de la Contabilidad Electrónica. (PC) o (PS)
  • Revisar que los saldos iniciales de las balanzas coincidan con respecto a los saldos finales de la balanza de comprobación definitiva, que fue base para la elaboración de los estados financieros auditados. (PC) o (PS)
  • Verificar que la suma de los movimientos de cargo y abono de las balanzas de comprobación sean los mismos con respecto a la suma de los cargos y abonos del detalle de las pólizas contables. (PC) o (PS)
  • Envío de confirmaciones externas a clientes y proveedores, donde además de confirmar el saldo de la partida, confirmen los números UUID de las facturas. (PC) o (PS)
  • Obtener evidencia del procedimiento utilizado por la empresa para validar que los RFC de todas las erogaciones realizadas no se encuentran en la “lista negra del SAT”. (PC) o (PS)
  • Comprobar que todos los CFDI recibidos de las erogaciones son validados en el portal del SAT. (PC) o (PS)
  • Verificar que los maestros de proveedores contengan un campo con suficiente espacio en dígitos para poder ingresar el número del UUID y que éste se muestre en el estado de cuenta del proveedor, adicionalmente que contengan campos donde se pueda identificar el banco y cuenta donde se realizarán los pagos. (PC) o (PS)
  • Confirmar que todas las erogaciones siempre se encuentren asociados a un RFC, un monto y, al momento del pago, con una fecha, un banco y cuenta de origen, además de un banco y cuenta destino. (PC) o (PS)
  • Verificar que el auxiliar de clientes contenga un campo  que identifique el UUID de los productos vendidos y que éstos se muestren en los estados de cuenta de los clientes. (PC) o (PS)
  • Confirmar que todos los ingresos siempre se encuentren asociados a un RFC, un monto y a una fecha. (PC) o (PS)
  • En los casos de los bancos, confirmar que la empresa identifica los movimientos de cheque o transferencia, y que estos últimos se encuentren mapeados contra el maestro de proveedores para realizar únicamente traspasos a cuentas de proveedores debidamente registradas. (PC) o (PS)

A pesar de que los auditores externos revisarán la Contabilidad Electrónica hasta que termine el ejercicio, es importante que desde las auditorías previas se apliquen procedimientos, pruebas de control y sustantivas, que ayuden a obtener evidencia que soporte su opinión.

Cambios en el control interno con la aplicación de la Ley Antilavado

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La Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita o Ley Antilavado trae consigo una extensa carga administrativa, que hasta hace poco no se tenía contemplada.

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Al ser una ley nueva se sugiere revisar los actuales procedimientos y determinar si es necesario rediseñar las políticas por parte de la administración de la empresa, ya que la falta de cumplimiento de las nuevas obligaciones podría poner en riesgo la continuidad de las operaciones de la organización.

La Ley Antilavado obliga a las empresas a designar un responsable para el cumplimiento de las obligaciones, en caso de no contar con uno, la autoridad podrá asumir que el responsable es el administrador único o los integrantes del órgano de administración de la empresa; por ello, los controles internos deben contemplar un análisis detallado de las áreas involucradas en la operación, y designar a la persona más adecuada; cabe mencionar que no por ser un tema relacionado con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) se debe hacer responsable al Contador General o al Contador Fiscalista de la empresa, salvo en los casos que, una vez analizados, se concluya que sea alguno de ellos.

La Ley Antilavado se enfoca, principalmente, en:

La identificación de actividades de la empresa, si es que se consideran como vulnerables según la ley; cabe mencionar que las actividades vulnerables pueden ser las propias del giro de la empresa, o las realizadas en forma esporádica.

Nuestros clientes que participan en dichas actividades vulnerables.

Lo primero que tiene que hacer la administración de la empresa, antes de rediseñar el control interno, es identificar si sus operaciones se encuentran consideradas como vulnerables y rebasan los límites en períodos acumulados de 6 meses, que, según el artículo 17 de la Ley Antilavado, son:

  • Práctica de juegos con apuestas, concursos, o sorteos.
  • La emisión de tarjetas de servicios, de crédito, prepagadas, que constituyan instrumentos de almacenamiento de valor monetario, distintas a las emitidas por el sistema financiero.
  • La emisión de cheques de viajero, distintos a los emitidos por el sistema financiero.
  • Ofrecimiento de operaciones de mutuo, préstamos o créditos, con o sin garantía, distintos a los emitidos por el sistema financiero.
  • Prestación de servicios de construcción de bienes inmuebles, o intermediación de la transmisión de la propiedad.
  • Comercialización de metales y piedras preciosas.
  • Subastas de obras de arte.
  • Comercialización de vehículos nuevos o usados.
  • Blindaje de vehículos terrestres.
  • Servicio de traslado y custodia de valores.
  • Prestación de servicios profesionales independientes por operaciones de:
    • Compra-venta de inmuebles.
    • Administración de recursos o activos, manejo de cuentas bancarias de clientes.
    • Prestación de servicios de fe pública.
    • Recepción de donativos.
    • Prestación de servicios de comercio exterior.
    • Derechos de uso o goce de bienes inmuebles.

Una vez identificadas las actividades vulnerables, los controles internos deben cuidar que cumplan los requisitos del artículo 18 de la Ley Antilavado que son:

  • Identificación y verificación de clientes.
  • Aviso de inscripción y actividades presentados por el cliente ante la SHCP.
  • Identificar al beneficiario real.
  • Establecer un sistema de guardia y custodia de la información recabada de los clientes.
  • Presentación en tiempo y forma de los avisos a la SHCP.
  • Permitir a la SHCP practicar visitas de verificación.

Se sugiere que el control interno contemple la elaboración de expedientes que se conserven de manera electrónica o en papel, por un plazo de 5 años.

Es de suma importancia para las empresas que la administración de la misma deje claro a su personal que no deberán existir transacciones con clientes que no quieran proporcionar información para el expediente.

Cabe mencionar que las sanciones por omisiones pueden repercutir a las empresas con:

  • Multas económicas.
  • Revocaciones de permisos (juegos y sorteos).
  • Cancelación de habilitaciones (notarios públicos y agentes aduanales).
  • Prisión de los responsables del cumplimiento de las obligaciones.

En resumen, el control interno en la aplicación de la Ley Antilavado contempla:

  • Capacitación al personal operativo, contraloría y auditoría en la Ley Antilavado.
  • Creación de procedimientos para el cumplimiento de las obligaciones.
  • Creación de expedientes del cliente.
  • Guardia y custodia (electrónica o en papel) por 5 años de los expedientes.
  • Asignación de un responsable del cumplimiento de las obligaciones de la Ley Antilavado.
  • Presentación, en tiempo y forma, de los avisos ante la SHCP.
  • Sistema de revisión de Diarios Oficiales de la Federación para conocer cualquier cambio que se presente en la Ley Antilavado.