Mes: agosto 2013

Guía para optimizar gastos de TI

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Comprobado. Las organizaciones se enfrentan al desafío de optimizar sus costos en materia de TI. Frente a ese panorama Gartner, líder mundial en investigación de tecnologías de la información, puso en marcha un estudio mundial aplicado a 2 mil 53 CIOs. ¿El objetivo? Conocer las estrategias de ahorro en TI.

 

Al respecto, Sanil Solanki, director de investigación de Gartner, dijo que las organizaciones frecuentemente no logran los resultados deseados a través de sus iniciativas de optimización, por lo que los costos terminan retornando al negocio.

 

“Los CIOs deberían considerar la incorporación de cinco principios clave en sus prácticas de optimización de costos a fin de sentar la base para la mejora continua. Estos principios están preparados para evitar el peligro de iniciativas tácticas de costos, que tal vez generan ahorros al comienzo pero pueden significar un retorno de costos a la empresa en el largo plazo”, indicó.

 

A continuación te presentamos los principales hallazgos del estudio. Analiza la información y determina qué puedes hacer en tu empresa para reducir los gastos en ese renglón.

 

Transparencia: Prácticas maduras de transparencia TI son un prerrequisito para mejores decisiones de oferta y demanda y permiten que muchas empresas optimicen costos y los recorten en la forma correcta. Con transparencia, los beneficios adicionales incluyen mejor gestión de demanda, identificación de valor comercial, la capacidad de manejar TI como un negocio, mejor capacidad de cálculo TI y  mejor comercialización de la competencia TI en general.

 

Agilidad: El desafío de optimizar costos TI no sólo se trata de reducir el precio unitario de TI, sino también de mantener un balance entre costos unitarios más bajos y abastecimiento de TI de una forma flexible para que la organización pueda suprimir o agregar recursos/costos en respuesta a cualquier cambio proveniente de factores internos y externos.

 

Rendición de Cuentas: A fin de que TI sea optimizada continuamente, los líderes deben apropiarse del futuro de sus departamentos. Los líderes deben comprometerse con la empresa para manejar la capacidad, características y funciones que TI provee. Si éstos últimos pueden predecir mejor, con cierto grado de certeza, las demandas de TI, ellos estarán en una fuerte posición para abastecer TI de la forma más óptima.

 

Simplificación: Consiste en  reducir la complejidad para recortar costos. Los sistemas TI son inherentemente complejos, pero una falta de plataformas estándar, procesos comerciales inconsistentes y servicios TI pobremente definidos y niveles de servicios son más propensos a aumentar los costos de TI.

 

Disciplina: Asegura que la optimización de costo tenga un dueño responsable y esté conducido desde la cima (normalmente por el CIO). Las organizaciones que hacen esto bien crean un equipo que incluye profesionales de TI externos para asegurar que las soluciones de optimización consideren los resultados comerciales y restricciones en lugar de proporcionar especificaciones puramente técnicas.

 

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Razones para decirle sí a la factura electrónica

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No hay vuelta atrás, a partir del primer minuto del 2014, todos los contribuyentes que no se han cambiado al esquema de facturación electrónica y que tengan ingresos mayores a 250,000 pesos anuales tendrán que hacerlo bajo el concepto de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

¿Por qué? Es una disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT) con la que se busca tener un mejor control de los contribuyentes, en otras palabras, normalizarlos.

La Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación estima que serán 4.6 millones de contribuyentes los que se sumarán a la facturación electrónica.

Si usted está obligado a realizar la migración, se preguntará cuáles son los beneficios. Imagine todos los pasos previos que tiene que realizar antes de que una factura llegue a su destino de manera convencional: impresión, resguardo, costos de envío. Según la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, con la factura electrónica usted ahorraría alrededor de 80% de todo ese proceso.

Incluso el Servicio de Administración Tributaria ha recomendado a los contribuyentes que no están obligados a facturar electrónicamente a hacerlo, debido a que, asegura, la e-factura ha transformado la forma de hacer negocios en México.

“Los contribuyentes han visto beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas, por lo que han incrementado paulatinamente su uso”, explica.

Y es que según Enrique Gómez, director general de Carvajal Tecnología y Servicios, proveedor autorizado de certificación, el SAT ha hecho continuos ajustes a la factura electrónica porque busca tener un mayor control, por lo que no descarta que se vuelvan a modificar las reglas o límite de ingreso y, por tanto, que más contribuyentes tengan que mudar a la e-factura.

Es una realidad que la tecnología ha permeado en todas la áreas de la vida diaria. ¿Por qué no hacerse la vida más fácil?

¿Por qué decirle sí a la factura electrónica? No importa si usted es persona física o moral, si tiene una empresa grande o pequeña, “ya no es necesario ser una superempresa para poder venderle a los grandes y con la factura electrónica los contribuyentes dan el primer y más importante paso para ello”, afirma Enrique Gómez.

PASO 
A PASO

¿Los engorrosos trámites lo detienen 
para adoptar la 
e-factura? Sólo es cuestión de organizarse y seguir estos pasos:

  1. Tener la Firma Electrónica, mejor conocida como Fiel. En caso de no contar con ella, sólo tiene que concretar una cita en el SAT, para que se la otorguen.
  2. Después, tiene que tramitar un sello digital vía electrónica, también con el SAT.
  3. Finalmente, debe decidir si utiliza el servicio gratuito de facturación que le ofrece el organismo fiscalizador o elegir entre los 69 proveedores autorizados que se pueden localizar en el portal de Internet.

Guía para emitir facturas electrónicas

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Aunque la factura electrónica es una obligación fiscal para los contribuyentes que obtienen ingresos superiores a los 250 mil pesos anuales, se calcula que en México 80% de las 3.5 millones de empresas que están obligadas a migrar antes del 2014 a este nuevo formato, aún no cuenta con el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

 

Según estadísticas del SAT, solamente 223 mil 930 organizaciones de ese universo empresarial ya cuenta con la facturación CFDI, lo que representa alrededor del 6% del total de compañías obligadas a adoptar el nuevo esquema de facturación.

 

Al respecto, Omar Gutiérrez director general de wFactura, firma especializada en facturación electrónica, indica que la transición de las empresas a la facturación CFDI es lenta debido al desconocimiento o complejidades técnicas.

 

Lo que es un hecho, es que la demora puede salir cara al impactar de manera negativa en la competitividad y productividad de las empresas. Esto porque el CFDI facilita la gestión contable y administrativa, disminuye hasta 90% los costos de impresión, minimiza  el margen de error en el proceso de facturación y conciliación de la información y elimina gastos de mensajería y almacén de archivo muerto.

 

¿Te interesa migrar cuanto antes a este esquema? ¡Sigue estos pasos!

 

1. Obtén tu firma digital.  También se le conoce como Firma Electrónica Avanzada. Es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico cuyo objetivo es identificar al emisor del mensaje como su autor legítimo; hace las veces de firma autógrafa. Se requiere para solicitar folios y certificados de sello digital requeridos para la emisión de

 

2. Tramita un certificado de sello digital. Es un documento electrónico mediante el cual una autoridad de certificación (SAT) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.  Se utiliza para firmar de manera digital las facturas electrónicas.

 

3. Utiliza un sistema informático. Es necesario para la generación de facturas electrónicas. Puedes desarrollarlo tú mismo o contratarlo a un tercero.

 

Recuerda que tus facturas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos:

 

• Clave del Registro Federal de Contribuyentes.

 

Régimen Fiscal conforme a la Ley del ISR.

 

• Domicilio del local o establecimiento.

 

• Número de folio y sello asignado por el SAT.

 

• Lugar, fecha de expedición y forma de pago.

 

Finalmente recuerda que una vez que te ‘subas’ a este formato, deberás entregarlas a tus clientes en un dispositivo de almacenamiento (memoria USB, por ejemplo) proporcionado por el receptor, por correo electrónico a una cuenta del receptor o descargarla desde una página en Internet dispuesta por el emisor.

 

Para más detalles de este requisito fiscal, ingresa a la página del SAT

Guía PyME para comprar TI

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El uso de las Tecnologías de Información se ha convertido en un componente central de toda empresa o negocio que busca un crecimiento sostenido, pero ¿cómo saber que ha llegado el momento de invertir por vez primera o reinvertir en Tecnologías de la Información?

 

Simple. Si estás perdiendo rentabilidad, presentas escaso crecimiento, tu productividad va a la baja y tienes costos excesivos derivados del mantenimiento de la actual plataforma tecnológica, sin duda ha llegado el momento.

 

Análisis. Debe participar el área de Sistemas, pero sobre todo, del cuerpo directivo o de tomadores de decisiones. Esto con el objetivo de que la compra obedezca a objetivos de negocio. Vale la pena preguntarse  ¿Qué me mueve a invertir en TI, ¿moda o necesidad?  ¿Qué objetivos quiero alcanzar? ¿En cuánto tiempo? ¿Qué resultados he obtenido con la base tecnológica actual? ¿Qué puedo rescatar, qué necesito renovar? ¿Qué áreas o procesos necesitan mayor impulso y por qué? ¿Qué áreas y procesos de la empresa estarán involucradas? ¿Qué recursos técnicos, humanos y económicos necesitaré? ¿Cuánto presupuesto tengo para invertir? No olvide considerar el presupuesto de implantación y mantenimiento. ¿Qué implicaciones a nivel cultura organizacional puede tener la renovación tecnológica? ¿Cómo podré manejarlas?

 

Mapeo. Hay que identificar en qué situación de la empresa en materia tecnológica, de los resultados obtenidos con su actual plataforma y de los objetivos que persigue, tomando en cuenta el entorno de negocios del ramo o sector. Obviamente hay que designar a un equipo que lidere el proyecto, lo implemente, lo supervise y lo evalúe, sin olvidar esquemas y metas de medición.

 

Presupuesto. ¿Cuánto invertir? Eso depende de la situación de cada empresa, de su situación en materia tecnológica y de sus objetivos. Lo importante, en todo caso, es comprar tecnología que sea escalable y que responda a las necesidades de negocio de la empresa.

 

Recuerda que la tecnología es tu mejor aliada para crecer tu negocio. Acércate a los expertos de Microsoft, quienes cuentan con un amplio abanico de soluciones empresariales, como Office 365, que te ofrece un máximo nivel de movilidad y colaboración.

 

5 pasos para adoptar tecnología en tu PyME

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Aunque las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) necesitan tecnología para mejorar su producción, optimizar su administración, integrar sus procesos y fortalecer la relación con sus clientes, gran parte de ellas aún se mantienen al margen.

De acuerdo con el estudio “El uso de la tecnología en las PyMEs”, realizado por Select, de los cuatro millones de pequeños y medianos negocios en México, sólo 1.1 millones usan computadoras y gastan apenas 116 dólares anuales en la compra de software.

Frente a este panorama, hace falta algo más que buena voluntad. Se requiere planeación, organización y estrategia para adoptar una estrategia de TI que beneficie la productividad y competitividad de la empresa.

A continuación te presentamos cinco pasos básicos para lograrlo. ¡Toma nota!

Iniciación. Hay que comenzar por reconocer el impacto positivo de la tecnología en el funcionamiento de la organización; dominar información acerca de lo que ésta puede hacer por el negocio.

Inversión. Se aconseja planificar un proyecto tecnológico que contemple necesidades y objetivos de negocio a corto, mediano y largo plazo.

Adaptación. Ajustar la tecnología a la cultura o filosofía de la empresa; integrar al factor humano en su adopción.

Apropiación. Visualizar en las TI un seguro de permanencia y crecimiento de la compañía y desarrollar nuevos usos y aplicaciones de la misma para aumentar la competitividad de la empresa.

Acción. Resueltos los temas anteriores, se requiere tomar acciones concretas, comenzando por buscar a un proveedor autorizado. Microsoft cuenta con un amplio portafolio de productos, donde Office 365 destaca como uno de las plataformas de productividad más útiles para las PyMEs. Haz clic aquí para conocer sus ventajas.

Software antivirus, clave para proteger la infraestructura corporativa

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kasperkyKaspersky dio a conocer los resultados de una encuesta realizada por B2B International en julio de 2012 a especialistas de TI en 22 países, el cual reveló que 67% de las empresas protege toda su infraestructura de TI implementando un software de antivirus, mientras que 33% de las empresas aún no han logrado implementar plenamente este sistema de protección. Asimismo, la encuesta detalló que los sistemas de gestión de parches se ubican como la segunda protección más popular, seguida de mejoras en la infraestructura de TI diseñadas para mejorar la seguridad de los datos corporativos y en cuarto lugar en cuanto a frecuencia de uso. Este tipo de medidas ayudan a proteger a los objetos críticos de la infraestructura corporativa frente a una infección en caso de un ataque por ciberdelincuentes en contra de los nodos de la red o estaciones de trabajo con menor prioridad, ya que un solo archivo infectado en uno de los servidores tiene el potencial de afectar todas las computadoras de la red corporativa y eso puede afectar gravemente la productividad comercial. Para evitar este ploblema, Kaspersky a creado Endpoint Security for Business, el cual incluye un antimalware fundamental para los servidores de archivos con el fin de proteger contra el malware a los servidores que ejecutan Microsoft Windows, Linux y Novell –