Validación masiva e inscripción de trabajadores en el Registro Federal de Cotribuyentes (Guía para empleadores)

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Como empleador, debes validar el Registro Federal de Contribuyentes de tus trabajadores (asalariados) para identificar quiénes están inscritos y a quiénes debes dar de alta en el RFC a través del servicio de Inscripción con CURP. El trámite lo puedes hacer en nuestros puntos de atención:  Portal de internet del SAT.  Salas de internet de las oficinas del SAT.

Paso 1 Genera el archivo con terminación txt de conformidad con las características y especificaciones técnicas del esquema establecido para estos efectos (anexo 1).

Paso 2 Ingresa a sat.gob.mx y selecciona la sección Trámites y, en Mi portal, registra tu RFC y contraseña.
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Paso 3 En el Menú selecciona Servicio o Solicitud y, después, Solicitud.

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Paso 4 Captura los siguientes datos y adjunta el archivo generado.

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Paso 5 Envía tu solicitud y obtén el acuse de recepción.

Puedes consultar posteriormente el resultado de la validación en Mi portal.

Proceso de inscripción

Si como resultado de la validación tienes trabajadores no inscritos en el RFC, para registrarlos ten a la mano los siguientes datos:

 Nombre del empleado.  CURP o copia del acta de nacimiento.  Domicilio fiscal.

El trámite se realiza por internet y, al concluirlo, la aplicación emite un acuse por la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, y una constancia de situación fiscal que debes imprimir para entregar a los interesados como comprobante de haber realizado el trámite.

A continuación se detalla paso a paso el proceso:

1. Ingresa en la sección Trámites de sat.gob.mx.


2. Selecciona la opción de Inscripción con CURP.

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3. Captura la CURP de tu trabajador y, posteriormente, los caracteres distorsionados que la aplicación solicita (captcha); da clic en Continuar.
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4. Después se muestra la pantalla siguiente.

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Si una CURP tiene inconsistencias captura los datos del acta de nacimiento y da clic en Continuar.

5. La sección Representante legal no es obligatoria; da clic en Continuar.

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6. Captura los datos del domicilio conforme lo solicita la aplicación; da clic en el botón Añadir. Una vez capturados, da clic en el botón Continuar.
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7. En la pregunta “¿Realiza o realizará una actividad que le generará ingresos en forma habitual o esporádica?”, responde Sí y captura la fecha de inicio de operaciones; da clic en Continuar.

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8. Al ingresar al Cuestionario de asignación de obligaciones toma la siguiente ruta:

 Selecciona el tipo de ingreso de tu trabajor (Eres asalariado o tu ingreso se asimila a salarios).
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Indica si los ingresos provienen de un patrón en México o de una embajada u organismo internacional o extranjero.

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La aplicación muestra las características fiscales asignadas según tus respuestas, es decir, el régimen fiscal que le corresponde a tu trabajador. Da clic en Guardar datos del cuestionario.
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¡Importante!

Revisa el Aviso de Inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes y, en caso de existir alguna inconsistencia en los datos o las respuestas, da clic en Cancelar para regresar a la pantalla de captura con la finalidad de corregir. Si los datos están correctos, da clic en Aceptar y Confirmar, imprime el aviso y da clic en Aceptar a fin de que se muestre el acuse de la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes.

 

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Por último, se muestra el acuse de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes con Cédula de Identificación Fiscal.

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Esquema para entregar la información para solicitar la validación del RFC
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Características que deben incluir tanto los dispositivos de almacenamiento como la información que se presente:

1. Disco compacto, cuyas etiquetas externas expongan cuando menos los siguientes datos: ● RFC del contribuyente. ● Nombre, denominación o razón social. ● Número de discos que se presentan.

2. La información del archivo debe ir sin tabuladores. 3. Únicamente mayúsculas. 4. El archivo debe utilizar como formato el código estándar americano para intercambio de información (ASCII). 5. El nombre del archivo se compone del RFC del patrón o industrializador, y la fecha en la que se presenta y consecutivo. Ejemplo. XXXAAMMDDXXXX_18032014_1.txt. 6. La información de los archivos debe incluir cinco campos delimitados por plecas (|), de acuerdo con lo siguiente:

● Primera columna. Número de identificación de la Administración Local de Servicios al Contribuyente en la que presenta el servicio. ● Segunda columna. Identificador único (número consecutivo). ● Tercera columna. RFC del patrón o industrializador a 12 o 13 posiciones. ● Cuarta columna. Nombre del archivo, que se corresponda con la etiqueta del archivo. ● Quinta columna. Clave Única de Registro de Población (CURP) a 18 posiciones del contribuyente.

7. Las columnas no deben tener títulos o encabezados ni campos vacíos.

Ejemplos:

Nombre de la etiqueta del archivo diferente al nombre de archivo de la columna (erróneo)

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Título (erróneo)
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Campos vacíos (erróneo)

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8. El archivo no debe tener plecas (|) al principio o al final de la fila

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9. La información del archivo no debe tener espacios en ningún campo.
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10. En el último registro se debe dar un salto de línea (enter).

11. El nombre del archivo debe ser único por día; es decir, si un patrón o industrializador presenta tres veces el servicio de validación de RFC el mismo día, el nombre de cada archivo debe ser distinto por el consecutivo.

Ejemplo:

Solicitud 1.  XXXAAMMDDXXXX_18032014_1.txt Solicitud 2. XXXAAMMDDXXXX_18032014_2.txt Solicitud 3.  XXXAAMMDDXXXX_18032014_3.txt

Verifica en la tabla que se encuentra al final el número de identificación de la Administración Local de Servicios al Contribuyente donde presentarás el servicio de validación de RFC.
Sin

Ejemplo de un archivo correcto para la solicitud de validación del RFC:

Solicitud de RFC a la Administración Local de Servicios al Contribuyente de Celaya.

– Número de identificación de la local. – Identificador único (número consecutivo). – RFC del patrón o industrializador a 12 o 13 posiciones. – Nombre del archivo correspondiente a la etiqueta del archivo. – CURP a 18 posiciones. – Enter al finalizar la captura del último registro (salto de línea).

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Nómina Digital, ¿por qué cumplir?

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Con el nuevo desarrollo tecnológico y la necesidad de mayor información para una adecuada fiscalización es que a partir del 1º de enero de 2017 la Nómina Digital debe cumplir con nuevas obligaciones fiscales, ¿sabes cuáles son los beneficios que te brinda la facturación electrónica?

 

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A lo largo de varios años, hemos sido testigos de la evolución hacia la era digital en nuestras actividades cotidianas como contadores y el tema de cumplimiento fiscal no ha sido la excepción, desde el nacimiento de las claves para el acceso a servicios en el Servicio de Administración Tributaria (SAT): CIECF y FIEL, hasta la operación de programas informáticos para presentar las declaraciones electrónicas: DEM, DIOT, DECLARASAT, DIM, SUA, etc.

Hay que recordar que la facturación electrónica es la representación digital de un comprobante fiscal sobre la realización de una transacción comercial, el caso de la nómina de trabajadores de las empresas no escapa a esta regla ya que en estos casos también se tiene que emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

El patrón debe entregar este comprobante a sus trabajadores por concepto de sueldos y salarios, ya sea de forma quincenal, mensual, entre otros; ya que conforme a la Ley del ISR, desde de 2014, los patrones deberán expedir Recibos de Nómina con las características de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CDFI).

Aunque la historia de la factura electrónica en nuestro país se remonta a 1997, la constante búsqueda de hacer más eficiente el envío de información para una adecuada fiscalización por parte de las autoridades sigue estando presente. Podemos afirmar que este tipo de facturación podrá representar cargas administrativas adicionales, pero también pueden significar ciertos mejoras en los procesos como los siguientes:

Beneficios del Recibo de Nómina Electrónico para el trabajador.

Entre los beneficios que obtienen los trabajadores al recibir la Nómina Digital se encuentran:

  • Solicitud de préstamo a una institución financiera

Uno de los requisitos al momento de solicitar un crédito son los comprobantes de ingresos del trabajador, estos generalmente deberán estar firmados o sellados por la empresa, pero a partir de la emisión del CFDI de nómina el trabajador puede mandar sus recibos XML de forma electrónica a la institución financiera, la cual podrá validar su existencia de forma sencilla. Con este proceso se minimizan los riesgos por fraude debido a documentación apócrifa.

  • Legalidad

Los tribunales en material laboral aceptan como válidos estos Recibos de Nómina Electrónicos para confirmar las remuneraciones pagadas a los trabajadores, tanto en la defensa de la empresa como en la del trabajador, ya que es un documento válido.

 

Beneficios de la Nómina Digital para la empresa

  •  Deducibilidad para fines del ISR

Uno de los beneficios mas importantes para la empresa que paga sueldos y salarios es que los CFDI’s son comprobantes deducibles para fines del ISR y permiten el llenado previo de la declaración anual, lo que ayudará a los empleados a cumplir con sus obligaciones ante el SAT.

Adicionalmente, a partir del ejercicio 2017 los patrones ya no tendrán que enviar la declaración informativa de sueldos y salarios a las autoridades fiscales.

En resumen, las nuevas obligaciones relativas a la emisión de CFDI de nómina con requisitos adicionales a cumplir a partir de 2017, traen también beneficios a empleados y empleadores.

Te recomendamos cumplir a tiempo con las nuevas obligaciones fiscales con Aspel-NOI, el sistema de Nómina Integral más utilizado que incluye estas nuevas adecuaciones a los requisitos del CFDI de nómina, conoce más.

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VALIDACIÓN DEL RFC DE TRABAJADORES PARA LOS RECIBOS DE NÓMINA ELECTRÓNICOS 2017

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A partir del 1 de enero de 2017 los patrones tienen la obligación de expedir el nuevo complemento de nómina del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), en su versión 1.2; para cumplir de forma adecuada también se debe verificar la información que se brinda al Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo revisamos a detalle.

 

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Uno de los cambios más importantes a considerar sobre el nuevo complemento de nómina,es que las claves del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), tanto del patrón como del trabajador, son obligatorias y además serán validadas por el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o, en su caso, por el SAT, antes de que el CFDI sea timbrado.

De este forma, para el timbrado de la nómina a partir de 2017 los RFC del patrón y de los trabajadores deben ser correctos, por ello es recomendable que antes del inicio de esta obligación (1º de enero de 2017), se tramiten los RFC de los trabajadores que a la fecha no cuenten con este dato, además de validar aquellos RCF de los trabajadores que sí lo tengan.

Para la revisión de los RFC de los trabajadores, el SAT pone a disposición de los patrones una herramienta para realizar la validación del RFC en línea, tanto de manera individual como de forma masiva .

Esta aplicación está disponible en el portal del SAT, sección de Trámites / Consultas / Verificación de autenticidad / Validación de RFC. Para acceder a esta aplicación, no es necesario contar con contraseña ni e.firma (antes FIEL).

Es importante que con anticipación se realicen estas validaciones para estar en condiciones de cumplir con esta nueva obligación, especialmente, si se considera que las últimas dos semanas de diciembre son de poca actividad.

Te recordamos que Aspel-NOI, el sistema de Nómina Integral mas utilizado por las empresas incluye éstas y otras nuevas adecuaciones a los requisitos de los Recibos de Nómina Electrónicos.

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Prepárate para la emisión de CFDI por retenciones

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Como parte de las obligaciones fiscales, los contribuyentes deben expedir comprobantes digitales para registrar operaciones diferentes a las actividades de venta o renta de productos y servicios.

 

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Este tipo de documentos contienen información de retenciones y pagos efectuados por los contribuyentes, integrándose por un conjunto de datos generales a los cuales se agrega un complemento, correspondiente a cada caso.

Entre estas obligaciones se encuentran los CFDI’s de retenciones por:

  • Pagos al extranjero (Título V de la Ley del ISR)
  • Dividendos y/o utilidades, entre otras
  • Pago de viáticos
  • Arrendamiento en fideicomiso
  • Premios
  • Enajenación de bienes
  • Impuesto de Valor Agregado (IVA)
  • Impuesto Especial sobre Producción y Servicios (IEPS)

Las constancias de retención se podrán emitir anualmente, en el mes de enero del año inmediato siguiente de acuerdo con el que corresponde, en el caso de los documentos para 2016, deberán entregarse en enero de 2017, es por ello que hacia el cierre fiscal, debe contemplarse la información sobre las retenciones de impuestos efectuadas a los contribuyentes.

A continuación presentamos la información que debe contener el CFDI de Retenciones e información de pagos, así como el complemento que deben tener las principales operaciones:

CFDI de retenciones

Aquí puedes consultar las preguntas frecuentes sobre la emisión del documento electrónico de Retenciones e información de pagos.

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Cambios para los Recibos de Nómina Electrónicos en 2017

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Cambios para los Recibos de Nómina Electrónicos en 2017 

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Desde 2014 existe la obligación para los patrones de expedir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) para la nómina; a partir de 2017 se deben implementar cambios relevantes en su emisión para el adecuado cumplimiento de dicha obligación

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer a finales del 2015 cambios al Anexo 20 con una nueva versión de los CFDI’s, entre ellos modificaciones específicas para los Recibos de Nómina Electrónicos.

La nueva versión 1.2 de la nómina digital será obligatoria a partir del 1 de enero de 2017, por lo que debemos estar preparados para cumplir con los nuevos requisitos fiscales que incluyen nuevos campos, nodos y atributos que precisan información en un mismo CFDI.

Asimismo, los cambios incluyen nuevas reglas de validación, que permitirán la correcta expedición de los Recibos de Nómina Electrónicos y nuevos catálogos para su llenado.

De acuerdo con el artículo Noveno, fracción X de las disposiciones transitorias de la Ley del Impuesto Sobre la Renta para 2014, se elimina la Declaración Informativa Múltiple (DIM) de Sueldos y Salarios correspondiente a 2017, ya que la información que se entregaba en dicho formato, ahora será parte de los Recibos de Nómina Electrónicos también conocidos como CFDI de nómina.

A continuación enlistamos los cambios más relevantes a tomar en cuenta:

  • Validación de datos como percepciones
  • Catálogos de conceptos (homologación, modificación e inclusión de nuevos catálogos)
  • Inclusión de información contenida en la DIM
  • Información para la identificación de origen del recurso utilizado para la nómina
  • Información sobre el patrón o percepciones a través de un tercero
  • Información relativa a otros pagos recibidos por los trabajadores
  • No permitir números negativos en percepciones de descuentos negativos.

Con la actualización de los Recibos de Nómina Electrónicos se incluyen reglas de validación para el registro de información del complemento, así como 15 catálogos para el uso del complemento para nómina, algunos de nuevo uso y otros con modificaciones, tal como se muestra en la siguiente tabla:

catálogos recibos de nómina electrónicos

La autoridad fiscal publicará un apartado de preguntas frecuentes al documento “Preguntas y Respuestas sobre el tema de emisión de CFDI-Complemento de Recibo de sueldos, salarios e ingresos asimilados” que trataremos posteriormente, así como la “Guía de llenado del comprobante del recibo de nómina CFDI y su complemento“.

Recuerda estar al tanto de las modificaciones sobre los Recibos de Nómina Electrónicos y contar con un software con las disposiciones fiscales como Aspel NOI. Cumple a tiempo con esta disposición fiscal para la deducibilidad de la nómina a partir del próximo año.

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CUENTAS DE ORDEN Y LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

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Qué son las cuentas de orden? ¿Para qué sirven?  ¿Modifican nuestra información financiera?

En términos generales, la Contabilidad ayuda a las organizaciones a tener un efectivo control y registro de todas las transacciones económicas de la empresa, es decir, aquellas que se pueden expresar en términos cuantitativos, en particular, en unidades monetarias. Para esto, es necesario contar con nuestro catálogo de cuentas, el cual, prácticamente se convierte en nuestro “menú de cuentas”.

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Con la actual Contabilidad Electrónica podemos encontrar dentro del portal del SAT el catálogo sugerido, ahí se puede observar que contamos con cuentas que agrupan y clasifican a los diferentes activos, pasivos, capital, ingresos, egresos, entre otros; los cuales naturalmente influyen dentro de la información financiera, esto es dentro del balancegeneral y estado de resultados.

Las cuentas de orden no influyen en la emisión de los estados financieros, esto es, que si bien es cierto, que se deben expresar en términos y valores reales, éstas no afectan ni modifican de manera directa a los estados financieros, es decir, que no se encuentran dentro de las clasificaciones comentadas.

Asimismo, se puede observar que dentro del clasificador del SAT en el código agrupador 800, podemos localizar las cuentas de orden. Si bien es cierto, que no influyen en los resultados de la contabilidad, éstas son muy utilizadas para llevar el control económico de la entidad y así poder saber de forma certera qué sucede con los recursos económicos de la misma.

Dentro de las cuentas de orden podemos encontrar la siguiente clasificación: contingentes, recordatorias y de controles administrativos y las fiscales.

Utilizar las cuentas de orden nos ayuda a llevar el correcto registro de todos los eventos que ocurren dentro de la empresa, siempre, con el objeto de poder llevar un buen control de todos los recursos, además de tener toda la información necesaria para tomar las mejores decisiones.

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CFDI Nómina 2017 – Anuncia el SAT el Complemento versión 1.2 para los XML

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Se publico el nuevo complemento para los recibos de nómina en su versión 1.2 que entrará en vigor en 2017, el SAT dio a conocer el día de ayer 30 de septiembre las especificaciones técnicas del nuevo complemento del CFDI de los recibos de pago de nomina (complemento de nómina).

La versión que se utilizara durante el resto de 2016 es la 1.1 y la versión 1.2 entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2017.

El SAT mencionó que el motivo de dar a conocer este nuevo complemento es para que los contribuyentes y las empresas desarrolladoras de software conozcan con anticipación esta especificación, y estén en condiciones de ponderar,  planear e iniciar oportunamente  las acciones necesarias para su puesta en operación al inicio de su vigencia, incluyendo el desarrollo o modificaciones pertinentes a sus sistemas informáticos y procesos internos.

 

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Cuando entrará en vigor el Complemento versión 1.2?

La utilización de los Complementos en los CFDI que se emitan por las remuneraciones que se efectúen por concepto de salarios, asimilados a salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado (CFDI de Nómina), deberán cumplir con el complemento que el SAT publique en su portal. (regla 2.7.5.3)

En la publicación del SAT de la 5ta modificación a la RMF 2016, señala en el articulo Tercero Transitorio que el complemento 1.2 para los CFDI de Nómina iniciará su vigencia a partir del 1ro de enero de 2017. Esto conforme a lo establecido en la regla 2.7.1.8 en su segundo párrafo de la RMF vigente.

Complementos para incorporar información fiscal en los CFDI

2.7.1.8. Para los efectos del artículo 29, fracción VI del CFF, el SAT publicará en su portal los complementos que permitan a los contribuyentes de sectores o actividades específicas, incorporar requisitos fiscales en los CFDI que expidan.

Los complementos que el SAT publique en su portal, serán de uso obligatorio para los contribuyentes que les aplique, pasados treinta días naturales, contados a partir de su publicación en el citado portal, salvo cuando exista alguna facilidad o disposición que establezca un periodo diferente o los libere de su uso. CFF 29